Mục tiêu của truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin nhằm mục tiêu cho khách thể : nghe và thấy, hiểu, đồng ý, hành động, phản hồi thông tin. Phản hồi thông tin cần thiết để biết người nghe :
− Đã nghe đúng hay chưa?
− Đã hiểu đúng hay hiểu lầm, và hiểu bao nhiêu?
− Có đồng ý hay không, và trong phạm vi nào?
− Dự định hành động, hành động hay không hành động?
Những khó khăn chủ yếu khi truyền đạt thông tin
− Mục tiêu để đối tượng nghe, thấy:
không tập trung trước lời nói hay đoạn viết dài;
− Mục tiêu để cho đối tượng hiểu:
người nghe dựa vào kinh nghiệm riêng của họ;
không hiểu hết tiếng lóng, từ ngữ lạ;
dễ hiểu lầm nếu nghe mà không thấy;
kết luận trước khi ta kết thúc
− Mục tiêu để cho đối tượng đồng ý:
thường nghi ngờ người đang thuyết phục;
không thích bị chứng minh là mình sai.
Mục tiêu để cho đối tượng hành động:
không dễ thay đổi thói quen;
sợ hành động sai;
không thích quyết định.
− Mục tiêu để cho đối tượng phản hồi:
che giấu sự phản ứng và những suy nghĩ thực sự;
biểu hiện bên ngoài.
− Tiêu chuẩn giá trị của người truyền đạt và người nghe;
− Người nghe ở những địa phương khác nhau, quốc gia khác nhau;
− Những ngưỡng cửa sàng lọc thông tin;
− Phương pháp truyền đạt làm cho thông tin sai;
− Môi trường diễn ra cuộc truyền đạt.
Những qui tắc làm cho cuộc truyền đạt thông tin hiệu quả hơn
− Làm thông tin hiệu quả : thỏa mãn nhu cầu người nghe đã hình dung trước;
− Gây ấn tượng : người nghe có xu hướng nhớ những thứ họ nghe, biết lần đầu;
− Liên quan : người nghe dễ hiểu những gì liên quan tới kinh nghiệm của họ;
− Lặp lại : sử dụng trong nội dung trình bày, kèm theo sự tóm tắt.
28-11-2006