Việc tiếp khách nước ngoài bao giờ cũng cần sự quan tâm của doanh nghiệp nhiều hơn. Đương nhiên vai trò tiếp khách của văn phòng và của người thư ký cần được chuẩn bị kỹ hơn. Việc tiếp khách nước ngoài bao giờ cũng được lên lịch trước, có khi khách còn ở nước ngoài đã liên hệ hẹn gặp.
Để chuẩn bị cho cuộc tiếp khách được diễn ra tốt đẹp, người thư ký cần phải:
Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp
− Hai bên qua điện thoại, hoặc qua fax, email,… xác định giờ giấc buổi làm việc cho phù hợp, trước hết là với khách.
− Chuẩn bị chu đáo về nội dung
− Đơn vị cân huy động các phòng, ban có liên quan đến nội dung vấn đề, khẩn trương chuẩn bị theo kế hoạch do văn phòng chuẩn bị đã được giám đốc cho ý kiến và thông qua.
− Gặp trường hợp khách là khách mời của đơn vị thì kế hoạch bao gồm nhiều mặt hơn và vai trò của bạn cũng đa dạng hơn:
Đón khách tại sân bay
Đưa khách về khách sạn
Chỉ dẫn cho khách biết cách đi đây đó
Hướng dẫn khách tham quan đơn vị
Đưa khách đi mua hàng
Tiễn khách ra sân bay.
Bạn phải mở một hồ sơ riêng về từng đoàn khách bảo quản tại phòng giám đốc, có bản lưu cho các đơn vị liên quan.
Triển khai chuẩn xác
− Các khách nước ngoài đặc biệt coi trọng giờ giấc theo lịch quy định. Phải chính xác nếu có trở ngại gì thì phải báo ngay.
− Nếu giờ máy bay bị trễ, phải thay đổi lịch cho nhanh chóng và thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
− Vào buổi đón khách, ở nhiều cơ quan, đơn vị đã đủ bề thế thì không phải trang trí gì thêm. Tuy vậy ở nhiều đơn vị nên bố trí thêm cây cảnh ở hành lang, hoa ở phòng họp…
− Khi gặp nhau, khách nước ngoài thường câu nệ về cách xưng hô chính thức. Bạn phải nắm chắc điều đó. Hơn nữa những câu mừng có tính nghi thức phải được thực hiện “tự nhiên”.
Vai trò ghi và lập biên bản của thư ký tổng giám đốc
− Đây là một công việc rất nặng nề. Bạn phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một bạn khác sử dụng máy ghi âm.
− Không được ỷ lại vào máy ghi âm mà nhất thiết phải dịch bản tốc ký cho khẩn trương, kịp lập xong bản ghi nhớ hay biên bản cuộc họp càng nhanh càng tốt.
− Bạn ghi tốc ký tiếng Việt phần nói và dịch ra tiếng Việt. Người thư ký nước ngoài ghi tốc ký tiếng Anh phần nói và dịch ra tiếng Anh. Nếu làm việc khẩn trương và phối hợp giữa hai bên thì có thể nâng cao chất lượng bản ghi nhớ và biên bản cuộc họp.
28-11-2006