trớch ghộp số liệu bỏo cỏo cũng khỏch nhau, cụ thể:
Đối với cỏc cụng ty hạch toỏn độc lập việc trớch ghộp dữ liệu và nộp bỏo cỏo kế toỏn như sau:
- Đối với cỏc đơn vị trực thuộc Cụng ty (Cụng ty hạch toỏn độc lập) phải lập đầy đủ bỏo cỏo tài chớnh và cỏc mẫu biểu khỏc theo quy định của Cụng ty. Cụng ty thực hiện lập bỏo cỏo tài chớnh theo phương phỏp cộng biểu trờn cơ sở cỏc bỏo cỏo được gửi về từ đơn vị cấp 3 của mỡnh, cỏc điều chỉnh (nếu cú) phải được thực hiện tại đơn vị trực thuộc.
- Ngoài việc gửi cỏc bỏo cỏo theo quy định về Cụng ty, cỏc đơn vị trực thuộc phải truyền toàn bộ dữ liệu chi tiết về Cụng ty để kiểm tra và tổng hợp
Đối với Trung tõm điều độ quốc gia việc trớch ghộp dữ liệu và nộp bỏo cỏo kế toỏn như sau:
- Cỏc điều độ miền trực thuộc Trung tõm điều độ quốc gia phải lập đầy đủ cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo những mẫu biểu được quy định. Trung tõm thực hiện lập bỏo cỏo tài chớnh theo phương phỏp: Cỏc đơn vị trực thuộc gửi bỏo cỏo về Trung tõm, Trung tõm cộng biểu để tổng hợp bỏo cỏo, cỏc điều chỉnh của Điều độ Miền (nếu cú) phải được thực hiện tại Điều độ cỏc Miền.
- Ngoài việc gửi cỏc bỏo cỏo theo quy định, cỏc Điều độ cỏc Miền phải truyền toàn bộ số liệu chi tiết về Trung tõm điều độ quốc gia để kiểm tra và tổng hợp
Đối với cỏc cụng ty Truyền tải việc trớch ghộp dữ liệu và nộp bỏo cỏo kế toỏn như sau:
- Cỏc đơn vị trực thuộc phải lập bỏo cỏo tài chớnh từng thỏng bao gồm: Bảng cõn đối số phỏt sinh cỏc tài khoản, bảng kờ chi tiết cỏc tài khoản kế toỏn
- Cụng ty thực hiện việc lập bỏo cỏo tài chớnh theo phương phỏp: Đơn vị trực thuộc gửi bỏo cỏo tài chớnh (kốm theo chứng từ gốc và dữ liệu chi tiết) về cụng ty kiểm tra và tổng hợp lập bỏo cỏo tài chớnh toàn cụng ty theo quy định.
- Tuỳ theo mức độ phõn cấp của từng Truyền tải điện để triển khai việc lập bỏo cỏo tài chớnh tại đơn vị cấp 3.
Đối với nhà mỏy điện, Trung tõm cụng nghệ thụng tin, cỏc đơn vị sự nghiệp khụng thực hiện hạch toỏn ở đơn vị cấp 3: Việc lập bỏo cỏo tài chớnh được thực
hiện ngay tại Nhà mỏy, trung tõm cụng nghệ thụng tin, cỏc đơn vị sự nghiệp. Từ việc phõn cấp quản lý trờn mà đơn vị sử dụng phải xỏc định chớnh xỏc loại hoạt động của đơn vị, đơn vị thuộc cấp nào? Đơn vị cấp trờn là ai? Và việc gửi dữ liệu lờn đơn vị cấp trờn bao gồm những dữ liệu nào? những thụng tin này cần xem mục: Hệ thống Quản lý đơn vị Thụng tin đơn vị
II.5.4.1. Cỏc tham số cần thiết cho quỏ trỡnh trớch ghộp dữ liệu
Tham số về đường dẫn cần thiết cho quỏ trỡnh trớch ghộp dữ liệu
- Để thay đổi cỏc tham số này cú thể gừ vào trực tiếp hoặc nhấn nỳt Browse để được hỗ trợ thiết lập
- Thư mục lưu file trước khi gửi là chỉ ra thư mục sẽ được lưu cỏc file mà chức năng trớch dữ liệu sẽ ghi vào
- Thư mục lưu file sau khi gửi là thư mục lưu file sau khi chức năng truyền file lờn FTP thực hiện thành cụng
- Thư mục chứa chương trỡnh nộn dữ liệu là thư mục chỉ ra file chương trỡnh nộn Winrar.exe ở đõu
- Thư mục chương trỡnh Dial-Up chứa file chương trỡnh Advanced Dialer để hỗ trợ việc quay số kết nối qua đường điện thoại.
Tham số về Ftp Server
- Lưu cỏc thụng tin để đăng nhập và truyền dữ liệu lờn FTP Server.
II.5.4.2. Trớch dữ liệu ra file
Mục đớch
- Chức năng hỗ trợ việc trớch dữ liệu chi tiết vào tổng hợp (dữ liệu bỏo cỏo) ra file và nộn lại dưới dạng file *.rar để cú thể lưu trữ, gửi dữ liệu lờn cấp trờn.
- Dữ liệu chi tiết được trớch bao gồm cỏc chứng từ, hoỏ đơn VAT, và cỏc danh mục phỏt sinh đi kốm bao gồm danh mục đối tượng, quan hệ đối tượng và tài khoản, đối tượng ngoại tệ, danh mục ngoại tệ, tỷ giỏ ngoại tệ.
Cỏch thực hiện
- Vào menu Tiện ớch chọn Trớch dữ liệu ra file (xem hỡnh dưới)
Thụng tin
- Người sử dụng cú thể chọn thời gian trớch tuỳ ý bằng cỏch nhập vào hai ụ từ ngày và đến ngày
- Thời gian trong ụ đến ngày phải lớn hơn hoặc bằng thời gian trong ụ từ ngày. ♦ Loại dữ liệu được trớch
- Bao gồm cú hai loại là dữ liệu chi tiết vào dữ liệu tổng hợp
- Tuỳ thuộc vào loại hỡnh đơn vị mà đơn vị cú thể được chọn hay khụng được chọn trớch dữ liệu chi tiết hoặc tổng hợp
- Với đơn vị là cỏc chi nhỏnh chỉ nhập dữ liệu chi tiết thỡ chỉ cú thể được chọn trớch dữ liệu chi tiết.
- Với cỏc điện lực,… cú tổng hợp dữ liệu thỡ cú thể chọn trớch cả dữ liệu chi tiết và dữ liệu tổng hợp.
♦ Thư mục chứa file trớch
- Chỉ ra cho người dựng biết là sau khi trớch dữ liệu sẽ được ghi vào đõu (thư mục chứa file trớch) và sau khi đó gửi FTP đi rồi thỡ dữ liệu sẽ được chuyển đến đõu (thư mục chứa file dó được gửi)
- Để thay đổi nhấn nỳt Tuỳ chọn để bật lờn ụ nhập thụng số tuỳ chọn hệ thống, lưu ý là cỏc thụng số này được ghi vào trong dữ liệu của Windows nờn chỉ cần thiết lập một lần
- Chương trỡnh sẽ lấy ngầm định là từ ngày đầu thỏng đến ngày cuối thỏng hạch toỏn, cú thể thay đổi bằng cỏch nhập vào ụ từ ngày và ụ đến ngày.
- Khi chương trỡnh thực hiện sẽ hiện lờn thụng bỏo vào mức độ hoàn thành ở phần thụng tin thực hiện.
- Sau khi thực hiện xong chương trỡnh sẽ hỏi là cú gửi file dữ liệu ngay khụng?
- Nếu chọn Yes chương trỡnh sẽ gọi chức năng gửi dữ liệu bằng FTP
II.5.4.3.Trớch dữ liệu danh mục:
Vào menu Tiện ớch, chọn Trớch dữ liệu danh mục
Mục đớch
Trớch dữ liệu theo từng danh mục theo yờu cầu.
Cỏc thụng tin gồm
- Bảng chọn cỏc danh mục: Kớch vào ụ check để chọn danh mục cần trớch.
- Thư mục lưu file: Kớch vào mục chọn để chọn đường dẫn thới thư mục lưu file sau
khi trớch xong.
- Tựy chọn Nộn dữ liệu sau khi xuất dữ liệu: Chọn để nộn dữ liệu dưới dạng file nộn (.Rar) cho dung lượng nhỏ hơn.
- Password: Nhập mật khẩu để bảo mật file trớch.
Cỏch thực hiện
- Chọn danh mục cần trớch
- Chọn đường dẫn đến thư mục lưu file
- Thực hiện cỏc tựy chọn nếu muốn: Nộn dữ liệu, Nhập Pass, kớch Tựy chọn.
- Sau đú kớch vào nỳt Thực hiện để thực hiện trớch file. Khi quỏ trỡnh trớch đạt 100% thỡ đó trớch xong.
Mục đớch
- Chức năng cho phộp ghộp dữ liệu từ file nộn được trớch ra bằng chớnh chương trỡnh.
- Chức năng cho hỗ trợ ghộp dữ liệu khi đơn vị cần lấy dữ liệu khụng xử dụng chương trỡnh nhận dữ liệu tự động hoặc chương trỡnh nhận dữ liệu tự động bị lỗi thỡ cú thể dựng chứng năng này thực hiện ghộp dữ liệu
Thụng tin đầu vào của chức năng
- File dữ liệu cần ghộp - Khoảng thời gian cần ghộp
- Dạng dữ liệu cần ghộp (là dữ liệu tổng hợp hay chi tiết) Cỏch thực hiện
- Để gọi chức năng vào menu Tiện ớch chọn Ghộp dữ liệu từ file (xem hỡnh dưới)
- Khi thực hiện chức năng để chọn file dữ liệu cần ghộp nhấn nỳt Chọn file ghộp chương trỡnh hiển thị lờn form yờu cầu chọn file cần ghộp. Cần phải chỉ tới thư mục chứa file cần ghộp.
- Sau khi chọn file xong nhấn Open chương trỡnh sẽ thực hiện việc phõn tớch file vừa chọn nếu file vừa chọn là hợp lờn cỏc thụng tin của file được chương trỡnh hiển thị trờn form ghộp dữ liệu như sau:
- Cỏc thụng tin về file dữ liệu bao gồm:
Thụng tin về dữ liệu được trớch từ ngày nào đến ngày nào, ngày trớch là ngày bao nhiờu và dạng dữ liệu được trớch là gỡ
- Sau đú chương trỡnh yờu cầu chọn lại khoản thời gian ghộp, chỉ cú thể chọn khoản thời gian ghộp trong khoảng thời gian mà dữ liệu được trớch.
- Sau khi chọn đầy đủ cỏc thụng tin nỳt Thực hiện sẽ sỏng và con trỏ sẽ trỏ tới nỳt Thực hiện, nhấn nỳt thực hiện chương trỡnh sẽ thực hiện việc ghộp dữ liệu.
- Phần thụng tin thực hiện sẽ hiển thị ở mục Thụng tin tiến trỡnh.
II.5.4.6. Gửi dữ liệu lờn FTP
Mục đớch
- Chức năng cho phộp gửi dữ liệu đó được trớch lờn FTP server của đơn vị nào đú.
Thụng tin của chức năng
- Cỏc thụng tin của FTP Server - Thụng tin kết nối mạng - Thụng tin về file được gửi. Cỏch thực hiện
- Nếu chức năng được gọi từ chức năng trớch dữ liệu thỡ đó cú thụng tin về file gửi, cú thể thực hiện việc gửi ngay.
- Để chạy riờng chức năng vào menu Tiện ớch chọn Gửi dữ liệu bằng FTP
- Để cú thụng tin về FTP Server và thụng tin kết nối mạng nhấn nỳt Tuỳ chọn để thực hiện tuỳ chọn (xem thờm chức năng tuỳ chọn)
- Nếu chưa cú thụng tin về file cần gửi nhấn nỳt Chọn file để chọn file cần gửi.
- Nhấn nỳt thực hiện để tiến hành gửi.
- Nếu kết nối mạng bằng đường điện thoại chương trỡnh sẽ tự động gọi chương trỡnh Advanced Dialer cú biểu tượng trờn task bar của windows .
- Cần phải thực hiện cấu hỡnh cho chương trỡnh Advanced Dialer để chương trỡnh cú thể gọi và quay số .
- Sau khi mọi thụng tin và điều kiện đó đầy đủ cú thể nhấn Thực hiện để thực hiện việc gửi file
- Thụng tin về quỏ trỡnh gửi sẽ hiển thị trờn thanh tiến trỡnh của form.
II.5.5. Truy nhập dữ liệu nhanh