II.2.1. Nhập chứng từ
II.2.1.1. Chứng từ thu, chi tiền mặt
Mục đớch
- Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ quản tại quỹ, kết tiền của đơn vị bao gồm: tiền việt nam, ngoại tệ, vàng bạc đỏ quý, tớn phiếu
- Chứng từ thu tiền mặt cú mục đớch phục vụ cho việc xỏc định số tiền mặt thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ kế toỏn.
- Chứng từ thu tiền mặt phỏt sinh khi cú cỏc nghiệp vụ thu tiền đi kốm là cỏc chứng từ liờn quan
- Chứng từ chi tiền mặt phỏt sinh khi cú cỏc nghiệp vụ yờu cầu chi tiền Sơ đồ luõn chuyển chứng từ thu, chi tiền mặt
Mụ tả quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
- Khi cú nghiệp vụ liờn quan tới tài khoản tiền mặt kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc lập ra một chứng từ thu hoặc chi tiền mặt
- Nếu việc lập thực hiện bằng mỏy, kế toỏn nhập cỏc thụng tin trong chứng từ gốc vào. Mỏy sẽ tự động ngầm định giỏ trị ngày viết là ngày hệ thống (nếu kế toỏn khụng nhập lại ngày này) và số chứng từ (tuỳ theo kế toỏn lựa chọn cú ngầm định in hay khụng). - Sau khi cỏc thụng tin nhập đó đầy đủ và hợp lệ mỏy sẽ in ra chứng từ, kế toỏn lấy chứng từ đú trỡnh lónh đạo ký duyệt.
- Nếu là chứng từ lập thủ cụng, chứng từ được lập theo mẫu cú sẵn và trỡnh lónh đạo ký duyệt
- Chứng từ được lónh đạo ký duyệt được chuyển cho Thủ quỹ, thủ quỹ sẽ thu hoặc chi tiền và sau đú ghi nhận vào sổ sỏch, lập bỏo cỏo quỹ, và tổng hợp số dư sau đú gửi bỏo cỏo quỹ kốm theo chứng từ cho bộ phận kế toỏn
- Bộ phận kế toỏn nhận được bỏo cỏo quỹ và chứng từ từ Thủ quỹ, kế toỏn kiểm tra lại số liệu và xỏc nhận chứng từ đó được hạch toỏn bằng cỏch nhập ngày hiệu lực của chứng từ, chứng từ được xỏc nhận hạch toỏn và lưu trữ, đỏnh dấu kết thỳc một quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ thu, chi tiền mặt.
- Nếu là chứng từ lập thủ cụng, kế toỏn sau khi kiểm tra tiến hành nhập thụng tin của chứng từ, và xỏc nhận ngày hiệu lực của chứng từ ngay khi nhập.
Cỏc bước thực hiện trong một chu trỡnh luõn chuyển chứng từ
- Tập hợp chứng từ gốc để lập
- Căn cứ để lập phiếu thu, chi đú là: Cỏc hoỏ đơn, cỏc bảng kờ thuế (Cú hoỏ đơn đi kốm), cỏc chứng từ gốc khỏc liờn quan tới việc thu, chi tiền mặt, giấy đề nghị thanh toỏn, đề nghị tạm ứng …
- Từ cỏc hoỏ đơn, cỏc chứng từ gốc liờn quan tới việc thu tiền, kế toỏn sẽ tiến hành lập nờn phiếu thu tiền. Từ tập hợp hoỏ đơn đầu vào, cỏc chứng từ gốc liờn quan tới việc chi tiền mặt, kế toỏn tiến hành lập nờn phiếu chi tiền.
- Tiến hành lập chứng từ
+ Căn cứ vào Hệ thống tài khoản, quy định định khoản, hệ thống cỏc đối tượng theo dừi cho từng tài khoản, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kế toỏn sẽ tiến hành:
• Định khoản
• Xỏc định số định khoản tối đa
• Xỏc định số tiền cho mỗi định khoản
• Diễn giải cho mỗi định khoản
(Khi định khoản cần chỳ ý: Nếu là phiếu thu, tài khoản nợ luụn là tài khoản tiền mặt, nếu là phiếu chi tài khoản cú luụn là tài khoản tiền mặt)
• Thụng tin họ tờn đối tượng nhận hoặc nộp tiền
• Thụng tin đơn vị hay địa chỉ của đối tượng
• Loại ngoại tệ tỉ giỏ, số tiền nguyờn tệ (nếu cú) In chứng từ
Sau khi chứng từ được nhập đầy đủ thụng tin và được kiểm tra thụng tin nhập, nếu là chứng từ cần in trờn mỏy, kế toỏn in chứng từ, chức năng in chứng từ lấy thụng tin kế toỏn viờn cung cấp in theo mẫu biểu quy định.
Xỏc nhận chứng từ
Khi chứng từ đó được trỡnh ký, lónh đạo đó duyệt và chuyển qua thủ quỹ, thủ quỹ ghi ngày thực thu hoặc thực chi và lập bỏo cỏo quỹ, sau đú gửi lại cho kế toỏn tiến hành lưu trữ, khi đú kế toỏn sẽ kiểm tra lại thụng tin xỏc định hạch toỏn chứng từ
II.2.1.2. Chứng từ thu chi tiền gửi ngõn hàng
Mục đớch
Chứng từ thu, chi tiền gửi ngõn hàng phải ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế liờn quan tới tiền gửi ngõn hàng và được phản ỏnh bằng tài khoản tiền ngõn hàng là tài khoản 112, tài khoản tiền gửi ngõn hàng cú ba tài khoản cấp hai:
1121: Tiền gửi ngõn hàng- tiền Việt Nam 1122: Tiền gửi ngõn hàng- Ngoại tệ
1123: Tiền gửi ngõn hàng- Vàng bạc, kim khớ quý, đỏ quý Sơ đồ luõn chuyển chứng từ tiền gửi ngõn hàng
Kế toán
- Lập, in chứng từ - Xác nhận chứng từ
L nh đạoã
- Kiểm tra thông tin - Ký duyệt( Hoặc không)
Ngân hàng
Lập và in chứng từ
Chứng từ được duyệt
Chứng từ
Mụ tả quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
Việc lập và xỏc nhận chứng từ ngõn hàng gần giống như chứng từ tiền mặt, chỉ khỏc là khi chứng từ được duyệt thỡ gửi cho ngõn hàng và sau khi đó xử lý, ngõn hàng gửi trả lại bộ phận kế toỏn, bộ phận kế toỏn xỏc nhận lại chứng từ để tiến hành hạch toỏn
Cỏc bước thực hiện trong một chu trỡnh luõn chuyển chứng từ
Về xử lý chung của cụng việc lập chứng từ ngõn hàng giống như việc lập chứng từ tiền mặt, chỉ khỏc về thụng tin và tài khoản (như đó trỡnh bày ở phần thụng tin trờn)
Sau khi lập xong, việc in và xỏc nhận chứng từ giống như đối với chứng từ tiền mặt
II.2.1.3. Chứng từ Nhập Xuất Vật tư
Mục đớch
Chứng từ nhập xuất vật tư phản ỏnh cỏc nghiệp vụ liờn quan tới xuất nhập vật tư, chứng từ vật tư gồm cú:
Phiếu nhập kho: nhằm xỏc nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ nhập kho
làm căn cứ ghi thẻ kho thanh toỏn tiền hàng, xỏc định trỏch nhiệm người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
Phiếu xuất kho : theo dừi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ xuất kho
cho cỏc bộ phận sử dụng làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ sản xuất tớnh giỏ thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện mức tiờu hao vật tư.
Sơ đồ luõn chuyển chứng từ xuất nhập vật tư
Vật tư - Lập phiếu nhập, xuất
L nh đạoã - Kiểm tra thông tin - Ký duyệt( Hoặc không)
Kho Phiếu nhập, xuất
Phiếu được duyệt
Phiếu nhập, xuất Kế toán
Đối chiếu
Mụ tả quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan tới xuất nhập vật tư bộ phận vật tư lập ra phiếu xuất hoặc nhập vật tư với nội dung như trong cỏc yờu cầu của nghiệp vụ Sau khi đó lập xong gửi cho lónh đạo kiểm tra ký duyệt. Nếu được ký duyệt phiếu
xuất (hoặc phiếu nhập) được chuyển sang kho để tiến hành xuất (hoặc nhập) vật tư, sau đú bộ phận kho ghi nhận ngày thực xuất (nhập) và chuyển sang cho kế toỏn Bộ phận kế toỏn định khoản và ghi sổ, lưu trữ chứng từ.
số thực dương
Cỏc yếu tố định khoản kế toỏn
Vật tư trong ngành thường liờn quan đến tài khoản 152,153 cỏc tài khoản này được mở chi tiết theo hệ thống tài khoản của Tập đoàn quy định như trong tài liệu về chế độ kế toỏn
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh mà kế toỏn định khoản theo nội dung của nghiệp vụ đú căn cứ vào những quy định định khoản và hệ thống định khoản
Tài khoản cú: Nếu là phiếu xuất vật tư, tài khoản cú là tài khoản vật tư
Tài khoản nợ: Nếu là phiếu nhập vật tư, tài khoản nợ là tài khoản vật tư
Cỏc đối tượng, cỏc thụng tin cần theo dừi để lờn bỏo cỏo của tài khoản nợ, cú Số tiền cho mỗi định khoản
Diễn giải cho mỗi định khoản
Cỏc bước thực hiện trong một quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ vật tư
Khi kế toỏn vật tư nhận được phiếu nhập, phiếu xuất kế toỏn căn cứ vào nội dung trong phiếu nhập, xuất tiến hành lập chứng từ vật tư.
Quỏ trỡnh định khoản cũng giống như trong chứng từ thu, chi tiền mặt, chỉ cú số hiệu tài khoản khỏc, và chứng từ được đưa vào hạch toỏn ngay mà khụng cần phải xỏc nhận.
II.2.1.4. Chứng từ khỏc
Mục đớch
Ngoài cỏc chứng từ đó nờu trờn, cỏc nghiệp vụ khỏc khụng nằm trong phạm vi đú được lập chứng từ gọi là chứng từ khỏc. Cỏc chứng từ khỏc nếu phỏt sinh tại cỏc hệ thống tài sản hay kinh doanh hay tiền lương kết chuyển sang hệ thống kế toỏn, ngoài cỏc thụng tin chung cũn chỉ rừ loại chứng từ.
Loại chứng từ khỏc được phõn lớp như sau:
Tờn Ký hiệu Hệ thống chuyển sang
Chứng từ doanh thu điện DT Hệ thống quản lý khỏch hàng
Chứng từ TSCD TS Hệ thống quản lý tài sản cố định
Chứng từ tiền lương TL Chương trỡnh Tiền lương Chứng từ duyệt cỏc quyết toỏn QT Chương trỡnh quyết toỏn Phõn bổ cụng cụ dụng cụ PB Kế toỏn cụng cụ dụng cụ Khi cỏc chứng từ khỏc được lập và nhập vào cú hai lựa chọn:
Chứng từ ghi sổ: loại chứng từ ngầm định là PK
Chứng từ kết chuyển (giỏ thành cụng trỡnh, sản phẩm…): loại chứng từ ngầm định là KC.
Chỳ ý: khi nhập chứng từ kết chuyển giỏ thành cụng trỡnh phải nhập thờm cỏc thụng tin: Ngày hoàn thành, ngày quyết toỏn. Căn cứ vào đú để chuyển cụng trỡnh từ biểu dở dang sang biểu hoàn thành.
Sơ đồ luõn chuyển của chứng từ khỏc
L nh đạoã Chứng từ
Kế toán
Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng liờn quan tới thu chi tiền mặt, tiền ngõn hàng, xuất nhập vật tư kế toỏn lập nờn một chứng từ khỏc. Sau khi lập xong kế toỏn trỡnh ban lónh đạo ký duyệt, khi được chấp thuận chứng từ đú được đưa vào hạch toỏn
Lập, in và xỏc nhận
Sau khi đó nhập đầy đủ thụng tin, kế toỏn tiến hành in và trỡnh lónh đạo duyệt. Sau khi được duyệt, kế toỏn tiến hành xỏc nhận hạch toỏn cho chứng từ.
II.2.1.5. Cỏc bước Nhập chứng từ
Mục đớch
Chức năng cho phộp nhập cỏc chứng từ phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Chứng từ được chia ra thành cỏc loại sau:
Chứng từ thu tiền mặt (phớm tắt là Ctrl+T) Chứng từ chi tiền mặt (phớm tắt là Ctrl+C) Chứng từ thu ngõn hàng (phớm tắt là Ctrl+G) Chứng từ chi ngõn hàng (phớm tắt là Ctrl+R) Chứng từ ghi sổ (phớm tắt là Ctrl+K) Cỏch thực hiện
Vào menu Nhập dữ liệu → sau đú chọn chức năng nhập chứng từ tuỳ theo từng nghiệp vụ hoặc nhấn phớm tắt như nờu ở trờn.
Nhập thụng tin chung của chứng từ
Nhập số chứng từ
- Khi chọn chức năng xong sẽ hiện form nhập tương ứng như hỡnh trờn, khi đú yờu cầu nhập số chứng từ (chớnh là ký hiệu của chứng từ nhằm định danh một chứng từ, trong một niờn độ kế toỏn, số chứng từ trong mỗi loại chứng từ như đó phõn loại ở trờn- là duy nhất) Thụng tin chung Thụng tin định khoản chứng từ
- Số chứng từ chương trỡnh ngầm định là số chứng từ được đỏnh theo thứ tự tăng dần (nếu người sử dụng cú khai bỏo tiền tố số chứng từ thỡ phần tăng dần sẽ trừ phần tiền tố chứng từ)
- Chi tiết hơn về phần khai bỏo tiền tố số chứng từ xem phần khai bỏo tuỳ chọn. Vớ dụ : người sử dụng đăng ký tiền tố chứng từ là CAN, số chứng từ trước được chọn là CAN14 thỡ số chứng từ ngầm định tiếp theo sẽ là CAN15- CAN là phần tiền tố, 15 là số tự tăng
- Nếu người sử dụng đỏnh vào số chứng từ đó tồn tại, chương trỡnh sẽ thụng bỏo là số chứng từ đó cú, phải đỏnh lại.
- Nếu người sử dụng chức năng chọn số chứng từ tự tăng thỡ số tự tăng hiển thị lờn form là số chứng từ tạm thời, khi ghi chứng từ thỡ mới sinh lại số chứng từ tạm tăng để đảm bảo sự duy nhất của chứng từ.
- Sau khi thực hiện nhập chứng từ hoặc chọn chứng từ tự tăng nhấn Enter hoặc phớm Tab để chuyển sang phần nhập thụng tin ngày lập.
Nhập ngày lập chứng từ
- Ngày lập chứng từ được chương trỡnh ngầm định là lấy ngày là ngày hiện thời, thỏng và năm là thỏng năm hạch toỏn
- Người sử dụng chỉ cú thể nhập lại ngày cũn thỏng với năm chương trỡnh luụn luụn lấy bằng thỏng, năm hạch toỏn. Nếu cố tỡnh thay đổi khi nhập xong chương trỡnh vẫn lấy thỏng, năm bằng thỏng năm hạch toỏn.
- Sau khi nhập xong nhấn Enter hoặc tab để chuyển sang nhập ngày hiệu lực. Nhập ngày hiệu lực
- Nếu là chứng từ ghi sổ thỡ chứng từ luụn được xỏc định là đó được hạch toỏn như vậy ụ checkbox được hạch toỏn sẽ bị mờ đi và ụ nhập ngày hiệu lực luụn luụn được enable và sẽ chuyển ngay vào ụ nhập ngày hiệu lực
- Nếu khụng phải là chứng từ ghi sổ chương trỡnh sẽ trỏ vào checkbox CT được
HT (chứng từ được hạch toỏn), nếu chứng từ đó được hạch toỏn cú thể dựng chuột hoặc phớm space bar để đỏnh dấu hoặc bỏ đỏnh dấu (nếu bỏ đỏnh dấu thỡ
chứng từ được xỏc nhận là chưa hạch toỏn và ụ nhập ngày hiệu lực - ngày ký trờn chứng từ - sẽ bị mờ (khụng nhập được ngày hiệu lực), nếu ụ checkbox được đỏnh dấu chọn chứng từ được xỏc định đó cú hiệu lực, ụ nhập ngày hiệu lực sẽ sỏng và khi nhấn Enter hoặc Tab chương trỡnh sẽ chuyển sang ụ nhập ngày hiệu lực) - Việc nhập ngày hiệu lực cũng giống như nhập ngày lập, điều kiện là ngày hiệu
lực cú ngày >= (lớn hơn hoặc bằng) ngày lập, thỏng, năm bằng thỏng năm hạch toỏn.
- Sau khi nhập xong nhấn Enter hoặc Tab để sang nhập họ tờn
- Nếu ngày hiệu lực nhập vào nhỏ hơn ngày hiệu lực hoặc cú thỏng, năm khỏc thỏng năm hạch toỏn chương trỡnh sẽ tự động lấy ngày bằng ngày hiệu lực. Thỏng, năm bằng thỏng năm hạch toỏn.
Nhập họ tờn
- Đối với chứng từ thu tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng họ tờn chớnh là họ tờn người nộp tiền, với chứng từ chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng họ tờn là họ tờn người nhận tiền.
- Họ tờn nhiều nhất là 100 ký tự (chương trỡnh chỉ cho phộp nhập đến 100 ký tự) - Với chứng từ ghi sổ khụng cần nhập họ tờn, bộ phận.
- Sau khi nhập xong nhấn Enter hoặc Tab để chuyển sang nhập Bộ phận Nhập bộ phận
- Đối với chứng từ thu tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng bộ phận chớnh là địa chỉ người nộp tiền, đối với chứng từ chi tiền mặt bộ phận là địa chỉ người nhận tiền.
- Bộ phận nhiều nhất là 100 ký tự (chương trỡnh chỉ cho phộp nhập đến 100 ký tự) - Với chứng từ ghi sổ khụng cần nhập bộ phận.
- Sau khi nhập xong nhấn Enter hoặc Tab để chuyển sang nhập thụng tin định khoản chứng từ.
Nhập thụng tin định khoản chứng từ
- Nhập thụng tin định khoản chứng từ được thực hiện trờn lưới định khoản cỏc thụng tin cần nhập bao gồm Diễn giải, tài khoản nợ và cỏc thụng tin theo dừi chi tiết cho tài khoản nợ, tài khoản cú và cỏc thụng tin theo dừi cho tài khoản cú, ngoại tệ ( nếu là bỳt toỏn cú ngoại tệ). Tiến hành nhập một định khoản như sau: Nhập diễn giải
- Chuyển ụ sỏng sang cột diễn giải, để thực hiện nhập cú thể nhấn phớm space bar để bắt đầu nhập tiếp (nếu ụ đó cú dữ liệu cần nhập lại, nhập tiếp) hoặc nhập luụn nội dung diễn giải.
- Diễn giải khụng được lớn quỏ 200 ký tự.
- Để kết thỳc nhập chuyển sang nhập tài khoản nợ cú thể dựng phớm Enter, hoặc phớm mũi tờn
- Để chuyển sang ụ lõn cận cú thể dựng cỏc phớm mũi tờn tương ứng. Nhập tài khoản nợ