- Tổng hợp và kiểm tra cỏc chứng từ đó nhập vào, là cơ sở dữ liệu cho hệ thống sổ sỏch biểu mẫu.
- Cụ thể như sau: Tổng hợp tài khoản, Tổng hợp tài khoản ngoài bảng, Tổng hợp đối tượng, Tổng hợp ngoại tệ, Tổng hợp đối tượng ngoại tệ
Cỏch thực hiện
- Vào menu Tổng hợp → Tổng hợp dữ liệu, form Tổng hợp tài khoản sẽ xuất hiện trờn màn hỡnh (như hỡnh dưới đõy)
- Nhấn vào nỳt Tổng hợp và Kiểm tra để tổng hợp và kiểm tra dữ liệu
Chương trỡnh sẽ thực hiện tổng hợp theo từng thỏng cỏc phần sau: Tổng hợp kết chuyển
Trước khi thực hiện Tổng hợp chương trỡnh sẽ kiểm tra tỉ lệ cỏc tỉ lệ phõn bổ, bao gồm: - Tỉ lệ phõn bổ cho cỏc tài khoản 641/642: kiểm tra người sử dụng đó nhập chưa tỉ
lệ phõn bổ chưa (Đối với cỏc đơn vị sử dụng tỉ lệ phõn bổ cho cỏc tài khoản 641/642)
- Kiểm tra tỉ lệ phõn bổ cho cỏc đối tượng: Đối với 1 nhúm kết chuyển sang tài khoản đối tượng, tổng tỉ lệ phõn bổ phải bằng 100%. Nếu khụng bằng, chương trỡnh sẽ liệt kờ cỏc đối tượng để người sử dụng nhập tỉ lệ phõn bổ vào.
Dựa vào từ điển kết chuyển được khai bỏo ban đầu, thực hiện sinh cỏc chứng từ kết chuyển.
Tổng hợp Tài khoản
- Tớnh số tiền phỏt sinh nợ cú từ đú tớnh dư nợ, dư cú, luỹ kế nợ, luỹ kế cú của từng tài khoản.
Tổng hợp Tài khoản ngoài bảng
- Tớnh số tiền phỏt sinh nợ cú từ cỏc chứng từ ngoài bảng từ đú tớnh dư nợ, dư cú, luỹ kế nợ, luỹ kế cú của từng tài khoản ngoài bảng.
- Đặc biệt, riờng tài khoản 007 được theo dừi theo từng loại ngoại tệ nờn cỏc tài khoản con sẽ khụng được cập nhật lờn tài khoản cha.
Tổng hợp Đối tượng
- Tớnh số tiền phỏt sinh nợ cú, dư nợ, dư cú, luỹ kế nợ, luỹ kế cú của từng đối tượng đối với mỗi tài khoản.
Tổng hợp Ngoại tệ
- Tớnh tổng số tiền phỏt sinh nợ cú, dư nợ, dư cú, luỹ kế nợ, luỹ kế cú của từng ngoại tệ đối với mỗi tài khoản theo dừi ngoại tệ.
Tổng hợp Đối tượng nguyờn tệ
- Tớnh tổng số tiền phỏt sinh nợ cú, dư nợ, dư cú, luỹ kế nợ, luỹ kế cú của ngoại tệ mà đối tượng theo dừi đối với mỗi tài khoản theo dừi ngoại tệ.
- Sau mỗi bước tổng hợp, chương trỡnh đều thực hiện kiểm tra và đưa ra kết quả cho người sử dụng kiểm tra lại. Xem thờm Kiểm tra dữ liệu
Kiểm tra dữ liệu
- Nhấn vào nỳt Kiểm tra, chương trỡnh sẽ thực hiện kiểm tra và đưa ra cỏc thụng bỏo để người sử dụng kiểm tra lại.
Tài khoản
- Kiểm tra tổng phỏt sinh nợ = Tổng phỏt sinh cú
- Kiểm tra số dư của tài khoản phải phự hợp với tớnh chất của tài khoản. Tài khoản ngoài bảng
- Tài khoản Ngoài bảng chỉ cú dư nợ -> tài khoản sau khi tổng hợp -> cú dư cú -> sai
Đối tượng
- Tổng dư của đối tượng của tài khoản phải bằng dư tài khoản đú Ngoại tệ
- Số dư của ngoại tệ phải bằng số dư của tài khoản 007 ngoài bảng ứng với mỗi loại ngoại tệ.
Đối tượng nguyờn tệ
- Tổng số dư của đối tượng theo ngoại tệ phải bằng số dư của ngoại tệ ứng với từng loại tài khoản
- Để in ra kết quả kiểm tra, cú thể nhấn nỳt In hoặc tổ hợp phớm Ctrl + I
Cỏc chỳ ý
Tổng hợp tất cả
- Khi check box được chọn, chương trỡnh sẽ tự động thực hiện tổng hợp hoặc kiểm tra toàn bộ cỏc phần khi người sử dụng yờu cầu
- Khi check box khụng được chọn, chương trỡnh sẽ thực hiện tổng hợp hoặc kiểm tra cỏc phần mà người sử dụng lựa chọn.