Mục đớch
Sử dụng cỏc tài khoản ngoài bảng nhằm phản ỏnh tài sản của cỏc đơn vị khỏc nhưng đơn vị cú quyền bảo quản, quản lý sử dụng theo hợp đồng kinh tế, phỏp lý, cũng như để phản ỏnh cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh khỏc mà kế toỏn cú trỏch nhiệm phải theo dừi. Thụng tin của chứng từ ngoài bảng
Số chứng từ
Ngày lập chứng từ
Ngày hiệu lực chứng từ: Đõy được coi là ngày hiệu lực của chứng từ. Mọi thụng
tin xỏc định về thời gian của chứng từ được lấy qua thụng tin này. Diễn giải: Trường này cần trường kớ tự cú độ rộng lớn.
Số tiền: Tiền Việt Nam, dạng số nguyờn dương.
Cỏc yếu tố định khoản kế toỏn
Tài khoản
Ghi nợ hay ghi cú
II.2.3.2. Nhập chứng từ ngoài bảng Mục đớch - Cho phộp nhập cỏc chứng từ ngoài bảng Hỡnh 1. Form nhập chứng từ ngoài bảng Thụng tin chung Thụng tin định khoản chứng từ
Cỏch thực hiện
- Vào menu Nhập dữ liệu
- Chọn chức năng nhập chứng từ tuỳ theo từng nghiệp vụ hoặc phớm tắt Ctrl + N.
Nhập thụng tin chứng từ ngoài bảng
Nhập số chứng từ
- Số chứng từ là ký hiệu của chứng từ nhằm định danh một chứng từ ngoài bảng. Trong một niờn độ kế toỏn, số chứng từ là duy nhất.
- Số chứng từ trong chương trỡnh ngầm định là số chứng từ được đỏnh theo thứ tự tăng dần ( nếu người sử dụng cú khai bỏo tiền tố số chứng từ thỡ số chứng từ sẽ bao gồm tiền tố chứng từ và số tự tăng)
- Chi tiết hơn về phần khai bỏo tiền tố số chứng từ xem phần khai bỏo tuỳ chọn.
Vớ dụ: người sử dụng đăng ký tiền tố chứng từ là CAN, số chứng từ trước được chọn là
CAN14 thỡ số chứng từ ngầm định tiếp theo sẽ là CAN15- CAN là phần tiền tố, 15 là số tự tăng
- Nếu người sử dụng đỏnh vào số chứng từ đó tồn tại, chương trỡnh sẽ thụng bỏo là số chứng từ đó cú, phải đỏnh lại.
- Nếu người sử dụng chức năng chọn số chứng từ tự tăng thỡ số tự tăng hiển thị lờn form là số chứng từ tạm thời, khi ghi chứng từ thỡ mới sinh lại số chứng từ tạm tăng để đảm bảo sự duy nhất của chứng từ.
- Sau khi thực hiện xong phần nhập Số chứng từ, nhấn phớm Enter hoặc phớm Tab để chuyển sang phần nhập thụng tin ngày lập.
Nhập ngày lập chứng từ
- Ngày lập chứng từ được chương trỡnh ngầm định là lấy ngày là ngày hiện thời, thỏng và năm là thỏng năm hạch toỏn
- Sau khi nhập xong nhấn phớm Enter hoặc phớm Tab để chuyển sang nhập ngày hiệu lực.
Nhập ngày hiệu lực
- Chứng từ luụn được ngầm định là đó được hạch toỏn.
- Nếu bạn muốn sửa lại cú thể dựng chuột hoặc phớm space bar để đỏnh dấu hoặc
khụng đỏnh dấu xỏc định ngày hiệu lực
o Nếu bỏ đỏnh dấu thỡ chứng từ được xỏc nhận là chưa hạch toỏn (ụ nhập ngày hiệu lực- ngày ký trờn chứng từ - sẽ bị mờ -> khụng nhập được ngày hiệu lực )
o Nếu ụ checkbox được đỏnh dấu xỏc định chứng từ đó cú hiệu lực, người sử dụng cần nhấn phớm Enter hoặc Tab để chuyển sang ụ nhập ngày hiệu lực.
- Nhập ngày hiệu lực: ngày hiệu lực cú ngày >= ngày lập, thỏng, năm bằng thỏng năm hạch toỏn.
- Sau khi nhập xong nhấn phớm Enter để chuyển sang nhập thụng tin cỏc định khoản. - Nếu ngày hiệu lực nhập vào nhỏ hơn ngày hiệu lực hoặc cú thỏng, năm khỏc thỏng
năm hạch toỏn chương trỡnh sẽ tự động lấy ngày bằng ngày hiệu lực. Thỏng, năm bằng thỏng năm hạch toỏn.
Nhập thụng tin định khoản chứng từ ngoài bảng
Nhập thụng tin định khoản chứng từ được thực hiện trờn lưới định khoản. Cỏc thụng tin cần nhập bao gồm:
- Diễn giải - Số tiền - Tài khoản
- Nợ / Cú để xỏc định ra tài khoản nợ hoặc tài khoản cú Tiến hành nhập một định khoản như sau:
Nhập diễn giải
- Chuyển ụ sỏng sang cột diễn giải.
- Nhấn phớm space bar hoặc Enter để bắt đầu nhập. - Diễn giải khụng được lớn quỏ 250 ký tự.
- Để kết thỳc nhập, nhấn phớm Enter hoặc phớm mũi tờn , chuyển sang nhập số tiền.
- Để chuyển sang ụ lõn cận nhấn mũi tờn tương ứng. Nhập số tiền
- Gừ trực tiếp số tiền vào
- Số tiền phải ở dạng số và khụng thể vượt quỏ 18 chữ số. - Đối với cỏc tài khoản liờn quan đến ngoại tệ (007)
1. Số tiền chớnh là tiền ngoại tệ tương ứng với tài khoản đú.
2. Số tiền cú dạng thập phõn. Chương trỡnh cho phộp nhập 3 số sau dấu phẩy
3. Vớ dụ: Số tiền 450.205 - Tài khoản 007USD số tiền tương ứng 450.205 USD
- Cỏc tài khoản khụng liờn quan đến ngoại tệ. 1. Số tiền là tiền VNĐ
2. Số tiền phải cú dạng số nguyờn.
- Để kết thỳc nhập, nhấn phớm Enter hoặc phớm mũi tờn , chuyển sang nhập tài khoản.
Nhập tài khoản
- Nhập mó tài khoản.
- Sau khi nhập mó tài khoản xong, chương trỡnh sẽ tự động kiểm tra. Nếu tài khoản khụng hợp lệ chương trỡnh sẽ hiện lờn form chọn tài khoản cho phộp cú thể chọn, tỡm kiếm tài khoản chớnh xỏc. (Nội dung của form chọn tài khoản như hỡnh 2)
- Cú thể gừ tài khoản cần tỡm kiếm ở ụ Mó tra cứu hoặc nhấn phớm Enter để chuyển xuống lưới
- Trờn lưới cú hỗ trợ việc gừ tỡm kiếm, khi người dựng gừ lưới sẽ tự động tỡm kiếm theo ký tự gừ vào ở cả cột số hiệu tài khoản và cột tờn tài khoản. (tất cả cỏc lưới chọn đều hỗ trợ việc tỡm kiếm, chỉ cần trỏ tới cột cần tỡm kiếm, gừ đỳng nội dung cần tỡm kiếm là được)
- Để kết thỳc chọn tài khoản khi con trỏ đang ở trờn lưới nhấn phớm Enter
- Nhấn phớm Escape hoặc nhấn nỳt Thoỏt chương trỡnh sẽ khụng chọn gỡ cả và người sử dụng cần phải nhập lại tài khoản từ đầu.
Hỡnh 2. Form chọn tài khoản
- Để kết thỳc nhập, nhấn phớm Enter hoặc phớm mũi tờn , chuyển sang chọn loại tài khoản Nợ/Cú.
Nhập tài khoản cú
- Do đối với chứng từ ngoài bảng, tài khoản chỉ được ghi đơn nờn cần xỏc định loại tài khoản Nợ/ Cú
- Để xỏc định Nợ/ Cú , chọn “N” hoặc “C” hoặc chọn trong combo box hiển thị trờn lưới.
- Để tiếp tục nhập, nhấn phớm Enter hoặc phớm mũi tờn , chuyển sang nhập định khoản thứ 2.
- Để kết thỳc nhập chuyển sang ghi chứng từ, nhấn phớm Tab hoặc tổ hợp phớm Ctrl +
G.
Ghi chứng từ
- Để lưu chướng từ, nhấn tổ hợp phớm Ctrl + G
- Chương trỡnh kiểm tra xem thụng tin về định khoản đó đủ chưa, nếu thiếu phần nào yờu cầu nhập thụng tin định khoản
- Nếu đó đỳng hết chương trỡnh sẽ ghi chứng từ vào cơ sở dữ liệu, và sẽ thụng bỏo nếu ghi thành cụng, hoặc khụng thành cụng.
Cú thể thực hiện chức năng Tỡm kiếm hoặc In chứng từ ngay trong quỏ trỡnh nhập chứng từ.
II.2.4. Nhập ủy nhiệm chi