tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
3.2.3.1 Nguyên tắc khi thiết lập các mô hình kế toán - kiểm soát
Quan điểm thiết lập mô hình kế toán - kiểm soát cho các DNNVV trong điều kiện ứng dụng CNTT dựa trên ba nguyên tắc nền tảng sau:
- Một là, tích hợp kế toán tài chính, kế toán thuế và kế toán quản trị: Giữa kế toán tài chính, kế toán thuế và kế toán quản trị có nhiều điểm khác nhau như về
mục đích (Kế toán quản trị: cung cấp thông tin cho việc điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; Kế toán tài chính: cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính; Kế toán thuế: cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo thuế), về đối tượng sử
dụng thông tin (Kế toán quản trị: các nhà quản lý DN; Kế toán tài chính: nhà quản lý DN và các đối tượng bên ngoài DN; Kế toán thuế: nhà quản lý DN và cơ quan thuế), về đặc điểm thông tin (Kế toán quản trị: nhấn mạnh sự thích hợp và linh hoạt của số liệu, thông tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau; Kế toán tài chính: phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ; Kế toán thuế: phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ phục vụ cho việc lập và tính các loại thuế), về tính bắt buộc theo luật định (Kế toán quản trị: không bắt buộc; Kế toán tài chính: bắt buộc; Kế
toán thuế: bắt buộc), ... Sự khác biệt này không có nghĩa là DN phải sử dụng ba hệ
thống sổ sách khác nhau. Với sự phát triển của CNTT, hiện nay DN có thể tích hợp kế toán tài chính với kế toán thuế và kế toán quản trị. Việc tích hợp này giúp DN có
được thông tin cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và báo cáo quản trị từ
một hệ thống dữ liệu kế toán duy nhất, đồng thời giúp DN giảm được nhân lực kế
toán.
- Hai là, sử dụng các biểu mẫu chuNn để liên kết thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp: Bên cạnh việc tuân thủ biểu mẫu chứng từ theo quy định của các cơ quan nhà nước, DN phải chú ý đến công tác thiết kế các biểu mẫu chuNn có thể liên kết thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc sử dụng biểu mẫu chuNn giúp doanh nghiệp thu thập và cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin phục vụ
cho công tác quản lý, đồng thời tránh được tình trạng thu thập thông tin trùng lắp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Để thiết kếđược các biểu mẫu chuNn đáp
ứng yêu cầu quản lý, DN cần xem xét một số vấn đề sau: (1) Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức việc ghi nhận và xử
lý thông tin; (2) Xây dựng các biểu mẫu chuNn dựa trên đặc điểm vận động của các
doanh nghiệp; (3) Xác định rõ các nội dung cần thể hiện trên biểu mẫu, tránh việc thể hiện những thông tin dư thừa, không cần thiết và thiếu đi những thông tin cần phải có; (4) Triển khai việc tổ chức, hướng dẫn các phòng ban trong doanh nghiệp về các biểu mẫu chuNn để các thành viên trong DN hiểu và vận dụng đúng.
- Ba là, thực hiện việc kết nối và xử lý thông tin trên nền Web: Việc kết nối và xử lý thông tin trên nền Web giúp doanh nghiệp giảm được những khó khăn do hạn chế về không gian và có được thông tin nhanh hơn. Thông qua kết nối và xử lý thông tin trên nền Web, các nhân viên không nhất thiết phải đến văn phòng công ty mà vẫn có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu của công ty hoặc các công ty mẹ có chi nhánh, công ty con ở các tỉnh thành khác hoặc quốc gia khác nhưng vẫn có được dữ
liệu tổng hợp tại từng thời điểm khác nhau. Vì vậy nhân viên trong công ty, cũng như công ty mẹ có thể truy xuất được thông tin từ hệ thống một cách nhanh chóng khi có nhu cầu.
Như vậy, khi thiết lập mô hình kế toán – kiểm soát dựa trên 3 nguyên tắc trên doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhanh, đầy đủ và chính xác hơn phục vụ cho cả kế toán tài chính, kế toán thuế và kế toán quản trị.
3.2.3.2 Các công ty phát triển phần mềm theo mô hình kế toán – kiểm soát trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay trên thế giới đã có rất nhiều công ty phần mềm quan tâm đến việc phát triển các sản phNm phần mềm kế toán chạy trên nền Web. Mỗi sản phNm do các công ty xây dựng có những đặc điểm và tính năng nổi trội riêng. Tùy theo yêu cầu quản lý và khả năng tài chính mà mỗi doanh nghiệp có quyết định chọn một phần mềm kế toán chạy trên nền Web phù hợp. Tuy nhiên các DNNVV cần xem xét một số yếu tố chính khi lựa chọn một phần mềm chạy trên nền Web như: về khả
năng tùy chỉnh hệ thống kế toán nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh các chức năng phù hợp với hoạt động kinh doanh; về hệ thống tài liệu hướng dẫn cần được cung cấp chi tiết để người dùng dễđọc và áp dụng; về vấn đề bảo mật đểđảm bảo an toàn thông tin của doanh nghiệp nhất là những thông tin quan trọng; về tính tương thích của sản phNm đối với hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
Hiện nay trên thị trường Việt Nam cũng đã có rất nhiều công ty phát triển phần mềm kế toán chạy trên nền Web phục vụ cho các DNNVV (Phụ lục 2: Một số
công ty phát triển phần mềm kế toán trên nền Web tại Việt Nam). Phần mềm chạy trên nền Web bao gồm tất cả các phân hệ giống như một phần mềm kế toán thông thường nhưng khác biệt ở điểm là tại các máy làm việc người dùng không cần cài
đặt, tải thêm bất cứ thành phần nào mà người dùng chỉ cần một máy tính hoặc máy tính bảng hay thiết bị có kết nối mạng là có thể chạy chương trình. Giá của các phần mềm này rất phù hợp với túi tiền và nằm trong khả năng của các DNNVV (Phụ lục 3: Bảng giá các phần mềm kế toán chạy trên nền Web), ngoài ra các công ty phát triển ứng dụng chạy trên nền Web còn cung cấp các bản Demo cho DN dùng thử
trước khi quyết định mua phiên bản chính thức.
Nhìn chung phần mềm kế toán chạy trên nền Web đã phát triển nhiều ở Việt Nam trong thời gian gần đây. Ngoài những công ty phát triển phần mềm kế toán
đơn thuần, đã có những công ty phát triển giải pháp ERP trên nền Web. Tuy nhiên, phần lớn các phần mềm vẫn thiên về kế toán tài chính và kế toán thuế mà chưa chú ý nhiều đến khả năng vận dụng kế toán quản trị và kiểm soát.
3.2.3.3 Minh họa mô hình kế toán – kiểm soát trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Dữ liệu đầu vào của các doanh nghiệp cần được phân loại và sắp xếp trước khi nhập liệu. Việc phân loại, sắp xếp này phải chính xác, kịp thời, ngắn gọn để
thông tin được xử lý chính xác khi kết xuất ra các báo cáo, tránh trùng lắp, thiếu hay dư thừa thông tin. Thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác là cơ sở cho công tác phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt
động của mình và từđó doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tối
ưu nhất.
Việc thiết kế các mẫu biểu trung gian để liên kết thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp cũng là một công việc giúp doanh nghiệp phân loại, sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả.
Sơ đồ luồng thông tin tại các DNNVV Cổng bảo vệ Phòng tổ chức, hành chánh Hệ thống xử lý và lưu trữ trên nền Web
Ký hiệu luân chuyển dữ liệu đầu vào Ký hiệu luân chuyển thông tin đầu ra
Báo cáo quản trị Báo cáo kế toán tài chính - thuế Thông tin kiểm
soát
Ký hiệu nguồn cung cấp thông tin đầu vào hay đích nhận thông tin đầu ra
Ký hiệu xử lý
Dữ liệu đầu vào Phòng kinh doanh Phòng mua hàng Phòng kỹ thuật, kiểm soát chất lượng Phòng kế toán, tài vụ Kho Bộ phận sản xuất Ban quản lý
Dữ liệu đầu vào tại các bộ phận trong doanh nghiệp:
1) Cổng bảo vệ
- Xác định số công nhân viên đi làm, vào ra công ty, thời điểm - Xác định đối tượng bên ngoài đến liên lạc, mục đích
- Xác định các vật tư, hàng hoá, tài sản đi qua cổng (thời điểm, số lượng, chủng loại,... theo các chứng từ, hoá đơn) ...
2) Phòng tổ chức - hành chính
- Thông tin về cán bộ, công nhân viên (Họ tên, ngày sinh, trình độ, nghề
nghiệp, tình trạng hôn nhân, ...)
- Thông tin đăng ký sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp (ôtô, máy chiếu, phòng họp, tài sản cố định, trang thiết bị quản lý), cập nhật các chứng từ công văn, các văn bản, pháp luật, chính sách, thông tư, quy
định, hướng dẫn của nhà nước...
- Mua văn phòng phNm, công cụ, dụng cụ quản lý
- Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo … đảm bảo yêu cầu về nhân lực cho kế
hoạch phát triển của đơn vị, ...
3) Phòng kỹ thuật, kiểm soát chất lượng
- Định mức vật tư, thông số kỹ thuật các sản phNm
- Bảng vẽ kỹ thuật sản phNm, qui trình công nghệ sản xuất - Kế hoạch đầu tư, bảo trì máy móc, thiết bị ...
4) Phòng kinh doanh
- Cập nhật thông tin về thị trường, biến động nguyên vật liệu, … - Thông tin khách hàng
- Thông tin chi tiết bán hàng
- Tìm thị trường, kế hoạch tiêu thụ sản phNm
- Chăm sóc khách hàng, nghiên cứu, mở rộng thị trường - Kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi, hậu mãi ... 5) Phòng mua hàng
- Thông tin chi tiết mua hàng (hàng hóa, vật tưđược mua, số lượng, giá cả, mẫu mã…) ...
6) Phòng kế toán tài vụ
- Cập nhật các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống ... 7) Kho
- Thông tin các kho hàng.
- Thông tin nguyên vật liệu, vật tư, các sản phNm dở dang, thành phNm, hàng hóa, chủng loại, qui cách, chất lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, ngày bảo hành, …
- Thông tin các sản phNm, vật tư, nguyên liệu hết hàng, tình hình sử dụng vật tư, nguyên vật liệu, các định mức tồn kho, lưu kho, …
8) Các phân xưởng
- Sản lượng sản xuất theo máy, ca, công nhân - Tình hình sử dụng máy móc, thiết bị sản xuất
- Định mức vật tư thực hiện, các thông số kỹ thuật thực hiện, chất lượng sản phNm ...
* Một số DNNVV có thể có thêm bộ phận phòng máy tính tách biệt với phòng kế toán, tài vụ nhằm chủ động trong công tác xử lý thông tin và bảo vệ dữ liệu.
Thông tin đầu ra:
1) Báo cáo kế toán tài chính, báo cáo thuế
- Sổ kế toán chi tiết - Sổ kế toán tổng hợp
- Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra ... 2) Báo cáo quản trị
- Báo cáo tiến độ sản xuất, năng suất lao động, tiến độ thực hiện các kế
hoạch sản xuất kinh doanh, các khoản đầu tư, các thuận lợi, khó khăn, ... - Báo cáo tuổi nợ phải thu
- Báo cáo lãi lỗ cho từng sản phNm, nhóm sản phNm
- Báo cáo tình trạng tay nghề công nhân, báo cáo kết quảđào tạo, nâng cao tay nghề công nhân
- Báo cáo doanh thu thực hiện so kế hoạch và so cùng kỳ năm trước - Báo cáo chi phí thực hiện so kế hoạch và so cùng kỳ năm trước - Báo cáo chấp hành định mức tồn kho
- Báo cáo thời hạn tồn kho đối với đối tượng có niên hạn sử dụng - …
3) Thông tin kiểm soát: Việc phân tích các thông tin hoặc phân tích các báo cáo quản trị là cơ sởđể nhà quản lý kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, từ đó nhà quản lý có thể đưa ra các giải pháp cũng như các quyết định kịp thời, chính xác giúp đạt được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp như kiểm tra đối chiếu thông tin đầu vào với đầu ra, kiểm soát ngày giờ công, kiểm soát tuân thủ các quy trình sản xuất, an toàn lao động, kiểm soát tình hình sử dụng và quản lý tài sản, kiểm tra các
định mức kỹ thuật như công suất, điện, nước, nguyên vật liệu, nhân lực, … tránh thất thoát, lãng phí, kiểm tra sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong công ty, tránh tình trạng ùn việc hay chờ việc, rút ngắn thời gian luân chuyển vốn, …
Sơđồ luồng thông tin bán hàng Bộ phận bán hàng Hệ thống xử lý và lưu trữ trên nền Web Nhà quản lý Báo cáo quản trị
Báo cáo kế toán tài chinh - thuế Thông tin kiểm
soát Dữ liệu bán hàng
Các biểu mẫu trung gian tại bộ phận bán hàng
Mẫu biểu thu thập thông tin khách hàng
Thông tin khách hàng Mã khách hàng:
Tên khách hàng:
Số CMND/ĐKKD:
Ngày sinh/ ngày thành lập: Mã số thuế: Địa chỉ: Quận/Huyện: Tỉnh/Thành phố: Điện thoại: Fax: Email: Khu vực:
Nhân viên theo dõi: Giới hạn nợ:
Mẫu biểu thu thập thông tin bán hàng PHIẾU BÁN HÀNG Số phiếu: ... Ngày: ... Mã khách hàng: ... Tên khách hàng: ... Diễn giải: ... Địa chỉ: ... ... Đơn vị tiền tệ: ... ... Tỷ giá: ... Chi tiết bán hàng
STT Mã hàng Tên mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1
...
Khai báo thuế
Hoá đơn Diễn giải Tổng thành tiền Thuế suất Tổng tiền thanh toán Ký hiệu Số Ngày Từ việc thu thập dữ liệu qua các biểu mẫu trung gian trên, hệ thống có thể xử
lý và kết xuất ra được các báo cáo như: sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng, doanh thu; sổ kế toán tổng hợp phải thu khách hàng, doanh thu; bảng kê hoá đơn bán ra phục vụ cho việc lập báo cáo thuế giá trị gia tăng; báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khu vực, khách hàng, nhân viên, theo từng loại sản phNm, hàng hóa; báo cáo tuổi nợ phải thu theo từng khách hàng; báo cáo phải thu khách hàng vượt
mức giới hạn nợ; báo cáo doanh thu thực hiện so với kế hoạch đề ra và so với cùng kỳ năm trước; báo cáo sản lượng tiêu thụ theo từng loại sản phNm hàng hoá, ...
Trên cơ sở phân tích thông tin về ngày sinh hoặc ngày thành lập doanh nghiệp của khách hàng, doanh nghiệp có thể gởi email hoặc thư chúc mừng đến khách hàng giúp giữ quan hệ tốt hơn với khách hàng. Dựa trên việc phân tích doanh số bán theo khu vực và khách hàng, doanh nghiệp có thể xây dựng phân khúc thị
trường phù hợp. Từ thông tin doanh thu bán hàng và sản lượng tiêu thụ theo từng loại sản phNm doanh nghiệp biết được sản phNm nào là sản phNm chính mà doanh nghiệp cần đầu tư phát triển. Ngoài ra, với các thông tin so sánh về doanh thu so với cùng kỳ năm trước và kế hoạch, doanh nghiệp đánh giá được mức độ tăng trưởng qua các năm so với mức tăng trưởng bình quân ngành, mức hoàn thành mục tiêu kế
hoạch đề ra. Bênh cạnh đó, việc phân tích tuổi nợ phải thu và giới hạn nợ giúp doanh nghiệp đề ra kế hoạch thu hồi tiền từ khách hàng hiệu quả, giảm bớt rủi ro về
các khoản nợ khó đòi.
3.2.4 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin