Sự kết hợp giữa kế toán và CNTT nhằm đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Vai trò của kế toán được cấu trúc lại thông qua việc phân tán và chuyển dần công việc ghi chép, xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin truyền thống sang các bộ
phận, hệ thống khác trong doanh nghiệp dưới nền tảng của CNTT. Đồng thời kế
toán sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định, điều hành quản lý doanh nghiệp bằng sự tham gia rộng hơn vào quá trình sản xuất kinh doanh, tập trung nhiều hơn trong việc phân tích, diễn giải thông tin và tư vấn những quyết định cần thiết cho doanh nghiệp, hỗ trợ ra các quyết định chiến lược và đặc biệt bằng kiến thức chuyên môn của mình, kế toán là thành phần không thể thiếu trong việc phân tích, thiết kế và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Khi
ứng dụng CNTT, phần lớn các thao tác làm việc của kế toán đều được tựđộng hoá, vì vậy với cùng một số lượng nhân viên nhưng có thể xử lý được khối lượng công việc hơn gấp nhiều lần, các nhân viên kế toán được giảm áp lực công việc và năng suất lao động cao hơn.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên và nhà quản lý. Với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm, các công đoạn sắp xếp, ghi chép, tính toán, đối chiếu, tập hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, nhân viên kế toán chỉ cần lập chứng từ, kiểm tra, phân loại, nhập nội dung chứng từ vào máy và xử lý các thao tác do phần mềm yêu cầu. Vì vậy giảm được đáng kể thời gian xử lý công việc của kế toán. Mặt khác, kế
toán có thể cung cấp số liệu báo cáo cho nhà quản lý nhanh và đúng hạn hơn hoặc nhà quản lý có thể tự truy xuất thông tin từ phần mềm khi cần.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng CNTT thì các số liệu và báo cáo được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm vì vậy giảm được đáng kể chi phí in ấn, lưu hồ sơ sổ sách. Mặt khác, thông qua hệ thống CNTT doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt khâu vật tư, đánh giá, phân tích được các biến động chi phí, giảm bớt hao hụt trong sản xuất và cắt giảm được các chi phí không tạo ra hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao chất lượng của thông tin kế toán. CNTT ảnh hưởng đáng kểđến quá trình ghi nhận nghiệp vụ và xử lý thông tin của kế toán. Các mối liên kết bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đều dựa trên nền tảng là sự chia sẻ dữ liệu và thông tin với nhau. Do đó, đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin kế toán cung cấp sẽ rất đa dạng. Đểđem lại lợi ích cho các
đối tượng sử dụng, thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh được liên tục, hiện thực các hoạt động đã và đang diễn ra của doanh nghiệp, cũng như đầy đủ những nội dung cần thiết làm cơ sởđưa ra các quyết định hợp lý. Mô hình ghi nhận nghiệp vụ của kế toán truyền thống dựa trên việc phân tích nghiệp vụ theo các tài khoản của kế toán tài chính chắc chắn sẽ không đáp ứng được các yêu cầu trên. Khi ứng dụng CNTT vào kế toán, thông tin được phản ánh liên tục và dễ dàng được thu thập, theo dõi theo nhiều yêu cầu quản lý khác nhau.
Ứng dụng CNTT trong kế toán sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin hữu ích về tình hình thực tế của doanh nghiệp phục vụ cho việc đưa ra các quyết
định của nhà quản lý. Mỗi đối tượng khác nhau vào từng thời điểm khác nhau sẽ
cần những nội dung thông tin khác nhau. Việc cung cấp thông tin thông qua các báo cáo truyền thống không còn phù hợp với yêu cầu thông tin chi tiết và phải được cập nhật liên tục. Với sự hỗ trợ của CNTT, thông tin được cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Thông qua đó, nhà quản lý đưa ra các kế hoạch sản xuất, đầu tư tài sản, chuNn bị nguyên vật liệu, nhân công và các quyết định quản lý phù hợp khác.
Ứng dụng CNTT giúp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, kế
toán của doanh nghiệp.
- Một trong các yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu là doanh thu và chi phí, vì vậy doanh nghiệp cần phân tích doanh thu và chi phí theo nhiều chiều khác nhau để có thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Nếu thực hiện việc phân tích này bằng phương pháp thủ công thì doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi người làm kế toán phải có trình độ cao mới thực hiện được. Khi ứng dụng CNTT công việc phân tích này được thực hiện dễ dàng nhờ sự trợ giúp của phần mềm kế
toán, qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ doanh thu và chi phí. - Thu hồi công nợ là một khâu quan trọng sau khi bán hàng giúp doanh
nghiệp có nguồn tiền để hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, ổn định. Phần mềm kế toán là một công cụ tốt hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp phát hiện ra các khách hàng nợ lâu, nợ quá hạn hoặc có dấu hiệu mất khả năng thanh toán, từ đó doanh nghiệp có kế
hoạch chuNn bị cho việc thu nợ nhằm hạn chế tối đa các khoản chi phí lớn phát sinh do không thu được tiền của khách.
- Phần mềm kế toán là công cụ tốt hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vật tư, giúp doanh nghiệp hạn chế ứ đóng các mặt hàng sắp hết hạn sử
dụng hoặc nhập kho vượt quá nhu cầu đầu ra và nhu cầu sản xuất. Nếu kiểm soát tốt việc này doanh nghiệp giảm được đáng kể thiệt hại do hàng hết hạn sử dụng không bán được và hạn chếđược việc chi ra một khoản tiền mà chưa đến thời điểm phải chi. …
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tăng tính an toàn và bảo mật cho dữ liệu và thông tin. Khi áp dụng CNTT, việc sao lưu dữ liệu tựđộng hàng ngày, hàng tuần trở
lên dễ dàng, nhờ vậy mà dữ liệu có thể khôi phục lại khi có sự cố xảy ra, giảm được rủi ro mất dữ liệu. Mặt khác khi áp dụng CNTT, việc cập nhật, xem, thêm, sửa, xoá dữ liệu và truy xuất thông tin được phân quyền cụ thể, chỉ những người được phân
quyền mới có thể tiếp cận với dữ liệu và thông tin, việc phân quyền cũng giúp dễ
dàng xác định trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.