2.3.1.1 Mục tiêu khảo sát
Nội dung khảo sát của đề tài hướng đến mục tiêu tổng quát là thực trạng ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại các DNNVV Việt Nam hiện nay. Nội dung khảo sát được thực hiện với các mục tiêu cụ thể như sau:
- Nhận xét, đánh giá các đặc điểm chung của DNNVV Việt Nam.
- Nhận xét, đánh giá về công tác kế toán, kiểm soát và thực trạng ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam.
- Ngoài ra mục tiêu khảo sát còn hướng đến xem xét mức độ ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp có quy mô khác nhau và CNTT đã hỗ trợ, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp như thế nào. Xuất phát từ mục tiêu này nên kết quả khảo sát chú trọng phân loại doanh nghiệp được khảo sát theo các cấp quy mô: DN siêu nhỏ, DN nhỏ và DN vừa. Trên cơ sở phân chia này để có những kết luận đúng đắn, phù hợp với thực trạng áp dụng CNTT tại các DNNVV Việt Nam hiện nay.
2.3.1.2 Đối tượng, thời gian và phạm vi khảo sát
Đối tượng khảo sát: Đối tượng được tiến hành khảo sát là các doanh nghiệp hoạt động ở khu vực thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh như: Hà Nội, Đồng Nai, Bình Dương, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Lâm Đồng.
Thời gian khảo sát: Các DN được khảo sát trong khoảng thời gian từ tháng 08 năm 2011 đến tháng 12 năm 2012.
Các doanh nghiệp khảo sát bao gồm 120 doanh nghiệp được phân loại theo tiêu chuNn của nghị định 56/2009/NĐ-CP. Trong đó doanh nghiệp siêu nhỏ có số
lượng là 26, doanh nghiệp nhỏ có số lượng là 58 và doanh nghiệp vừa có số lượng là 36. Bảng khảo sát được trả lời bởi những người có thâm niên công tác tại doanh nghiệp và có hiểu biết về kế toán như Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hoặc nhân viên kế toán có thời gian công tác tại doanh nghiệp từ 5 năm trở lên.
2.3.1.3 Phương pháp khảo sát
Để tiến hành nghiên cứu tình hình ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát trong các DNNVV trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh thành khác, tác giả sử dụng bảng câu hỏi trong phụ lục 5 để thu thập thông tin. Thu thập thông tin bằng bảng câu hỏi được thực hiện bằng 3 hình thức: (1) Phỏng vấn trực tiếp; (2) Phỏng vấn bằng cách gửi thư; (3) Phỏng vấn thông qua gửi email. Nội dung bảng câu hỏi gồm năm phần:
- Phần 1: Các đặc điểm chung của doanh nghiệp như: Loại hình DN, qui mô DN, lĩnh vực hoạt động, hình thức tổ chức bộ máy kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng và đánh giá chung về tình hình kinh doanh của DN hiện nay.
- Phần 2: Gồm các câu hỏi để tìm hiểu về công tác kế toán tài chính đang
được thực hiện tại doanh nghiệp.
- Phần 3: Gồm các câu hỏi để tìm hiểu về công tác kế toán quản trị đang áp dụng tại doanh nghiệp.
- Phần 4: Gồm các câu hỏi để nghiên cứu về hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp hiện nay.
- Phần 5: Gồm các câu hỏi để thu thập thông tin về việc ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại doanh nghiệp như mức độứng dụng CNTT, lợi ích khi ứng dụng CNTT, những thuận lợi và khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi ứng dụng CNTT, CNTT đã hỗ trợ gì cho công tác kế toán và hoạt động kiểm soát tại doanh nghiệp, đánh giá về lợi ích thu được so với chi phí bỏ ra khi ứng dụng CNTT, ...
Phần 2, 3, 4 giúp tác giả nắm được tình hình chung về công tác kế toán và kiểm soát đang áp dụng tại doanh nghiệp. Phần 5 là phần quan trọng mà tác giả tập trung phân tích, đánh giá.
2.3.2 Kết quả khảo sát
Qua số liệu thu thập từ các doanh nghiệp được khảo sát, tác giảđã thống kê, tổng hợp và có được kết quả, phân tích như sau:
2.3.2.1 Đặc điểm chung của doanh nghiệp
Đặc điểm chung của các DNNVV Việt Nam được tổng hợp tại phụ lục 4.1 như sau:
Qua khảo sát 120 doanh nghiệp thì có 26 doanh nghiệp siêu nhỏ, 58 doanh nghiệp nhỏ và 36 doanh nghiệp vừa. Phần lớn các doanh nghiệp thuộc loại hình công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn (chiếm 95%), hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và lĩnh vực công nghiệp xây dựng (chiếm 91%). Bình quân một DNNVV trong mẫu khảo sát cung cấp việc làm cho 52 lao động.
Tất cả các doanh nghiệp khảo sát đều tuân thủ chếđộ kế toán do Bộ tài chính ban hành, trong đó 70% DNNVV áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15 và 30% doanh nghiệp áp dụng chếđộ kếđộ kế toán theo quyết định 48.
Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán thì 112 doanh nghiệp (chiếm 93%) chọn hình thức tập trung. Đây là hình thức đặc trưng phù hợp với quy mô của các
DNNVV hiện nay.
Nhìn chung hiệu quả kinh doanh của các DNNVV ở mức trung bình (chiếm 78%), các doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả chỉ khoảng 14%. Nhờ tính linh hoạt cao và dễ thích ứng với sự thay đổi của môi trường mà các DNNVV vẫn đạt
được kết quả kinh doanh khá tốt trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế trong nước và thế giới hiện nay.
2.3.2.2 Hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay
Hoạt động kế toán tài chính tại các DNNVV Việt Nam được tổng hợp tại phụ
Chứng từ là giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nếu thông tin trên chứng từ
không chính xác, trung thực thì dữ liệu, báo cáo kết xuất từ hệ thống sẽ phản ánh sai lệch tình hình thực tế tại doanh nghiệp, trên cơ sở này nhà quản lý có thểđưa ra các quyết định kinh doanh không chính xác. Tất cả các DN trong mẫu khảo sát đều có bước kiểm tra nội dung và xác minh tính pháp lý của chứng từ trước khi ghi sổ kế
toán, ngoài ra 77% DN khảo sát đều có xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ.
Điều này cho thấy các DNNVV đã nhận thức được vai trò quan trọng của chứng từ
và đã quan tâm nhiều đến khâu thu thập thông tin ban đầu.
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp được xây dựng khá linh hoạt, đến 76% doanh nghiệp trả lời rằng hệ thống tài khoản của mình có thể bổ sung thêm được các tài khoản mới và 76% trả lời rằng tài khoản doanh nghiệp sử dụng có thể tích hợp với kế toán quản trị. Kết quả cho thấy các DNNVV đã quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống tài khoản mởđểđáp ứng những thay đổi trong kinh doanh, cũng như đã chú ý đến việc thu thập thông tin quản trị thông qua tài khoản. Đối với các DN có quy mô nhỏ thì việc thu thập thông tin quản trị bằng tài khoản là hình thức
đơn giản, dễ áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao.
Hình thức kế toán máy và nhật ký chung là 2 hình thức kế toán mà các DNNVV trong mẫu sử dụng nhiều nhất (chiếm 85%). Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ phát sinh không nhiều thì hệ thống sổ theo quy định của Bộ Tài chính và cơ quan thuế đã đáp ứng được yêu cầu quản lý (chiếm 48%). Tuy nhiên một số
doanh nghiệp với quy mô lớn hơn thì phải thiết kế thêm sổđểđáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp (chiếm 50%). Ngoài hệ thống sổ thì các loại báo cáo cũng là kênh quan trọng để doanh nghiệp cập nhật thông tin. Kết quả cho thấy các DNNVV trong mẫu khảo sát lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh nhiều nhất, tiếp theo là bảng cân đối tài khoản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Trung bình một DNNVV trong mẫu khảo sát có 3-4 nhân viên kế toán, trong
cấp là 0-1 người. Kết quả cho thấy chất lượng nhân sự trong DNNVV khá cao. Đây là điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi áp dụng kế toán quản trị và CNTT. Về
sơđồ tổ chức bộ máy kế toán, có 64 doanh nghiệp trả lời có xây dựng và 56 doanh nghiệp trả lời không xây dựng. Về bản mô tả công việc, có 73 doanh nghiệp trả lời có xây dựng và 47 doanh nghiệp trả lời không xây dựng. Các DN không xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và bản mô tả công việc phần lớn rơi vào các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chỉ có 1 hoặc 2 nhân viên kế toán, điều này cũng hợp lý vì bộ máy kế toán nhỏ nên doanh nghiệp chưa quan tâm đến hai vấn đề trên. Các DNNVV cập nhật thông tin và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên chủ
yếu bằng cách nối mạng Internet (chiếm 83%) và tham khảo tài liệu, sách báo và các tạp chí chuyên ngành (chiếm 82%). Ngoài ra các doanh nghiệp cũng cập nhật thông tin cho nhân viên qua các cuộc họp hàng tuần (chiếm 42%), bên cạnh đó doanh nghiệp cũng đã chú ý tới việc mở hoặc cử nhân viên theo học các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ.
Hoạt động kế toán quản trị tại các DNNVV Việt Nam được tổng hợp tại phụ
lục 4.3 như sau:
Nhìn chung đa số các đối tượng được khảo sát đều đánh giá kế toán quản trị
có vai trò quan trọng trong DN, tỷ lệ 74%. Tuy nhiên đối với các công ty vốn nhỏ, hoạt động kinh doanh đơn giản (chủ yếu các DN siêu nhỏ) thì chưa nhận thức được vai trò của kế toán quản trị, tỷ lệ 26%. Nhà quản lý sử dụng thông tin kế toán cho mục đích kiểm soát là nhiều, 87%, tiếp đến là mục đích điều hành, 67%, mục đích lập kế hoạch, 65%. Vì nhà quản lý các DNNVV tập trung vào việc kiểm soát, điều hành, lập kế hoạch do đó họ quan tâm nhiều đến thông tin trung thực, đầy đủ và chi tiết. Bên cạnh đó tính kịp thời của thông tin cũng được chú trọng vì các quyết định
điều hành phụ thuộc nhiều vào tính kịp thời của thông tin.
Về nội dung kế toán quản trịđang áp dụng tại doanh nghiệp, kết quả khảo sát cho thấy các DN siêu nhỏ tập trung chủ yếu vào việc tính giá thành phục vụ cho kiểm soát chi phí và tính chi phí phục vụ cho việc tính giá bán, các DN nhỏ ngoài tập trung vào 2 nội dung giống DN siêu nhỏ, còn tập trung vào việc lập dự toán và
đã có chú ý đến việc đánh giá hiệu quả của nhà quản lý. Các DN vừa ngoài những nội dung như DN nhỏ còn chú ý thêm đến các quyết định đầu tư máy móc thiết bị, cơ sở kinh doanh mới và các quyết định về việc ngưng sản xuất một sản phNm hay một bộ phận trong doanh nghiệp. Như vậy có thể thấy mức độ áp dụng kế toán quản trị của các DNNVV phát triển theo quy mô từ thấp đến cao.
Các DN được khảo sát có tổ chức bộ phận (nhân viên) kế toán quản trị chiếm 62%, trong đó bộ phận kế toán quản trị chủ yếu được kết hợp với bộ phận kế toán tài chính chứ không tổ chức độc lập. Các DN không tổ chức bộ phận kế toán quản trị chiếm khoảng 38%, điều này cho thấy ngoài 26% DN không đánh giá cao vai trò của kế toán quản trị thì còn có những doanh nghiệp khác đã quan tâm đến kế toán quản trị nhưng chưa có điều kiện để tổ chức bộ phận kế toán quản trị.
Các DNNVV trong mẫu khảo sát có lập và phân tích hầu hết các loại báo cáo, nhưng chủ yếu chú trọng vào các báo cáo cơ bản như doanh thu, chi phí, công nợ, báo cáo nhập - xuất - tồn và tiền mặt. Các báo cáo quản trị chưa được quan tâm nhiều như báo cáo phân tích tuổi nợ phải thu (30%), báo cáo chấp hành định mức tồn kho (15%), báo cáo thời hạn tồn kho đối với đối tượng có liên hạn sử dụng (2%), báo cáo phân tích nợ phải trả (15%), ...
2.3.2.3 Hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay
Bảng kết quả (Phụ lục 4.4) cho thấy có 40 DN (khoảng 33%) trong mẫu khảo sát không đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ, trong đó gồm 23 DN siêu nhỏ, 14 DN nhỏ và 3 DN vừa. Nhưng nhìn chung các DNNVV trong mẫu khảo sát đã quan tâm và thực hiện tương đối tốt các hoạt động kiểm soát chính yếu tại đơn vị
mình. Tuy nhiên có một sốđiểm cần lưu ý: (1) Có 54/120 DN khảo sát khẳng định có kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản, gồm 23 DN siêu nhỏ, 21 DN nhỏ và 10 DN vừa. Đây là những DN mà ban lãnh đạo không đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ hoặc những DN có số lượng nhân viên ít. (2) Một số DNNVV chỉ quan tâm đến việc kinh doanh sao cho lợi nhuận thu về nhiều nhất và số thuế phải nộp là ít nhất, vì vậy các doanh nghiệp này chưa có
quy định cụ thể về chính sách kế toán áp dụng đối với tất cả các nghiệp vụ và số dư
tài khoản quan trọng (50/120 DN) và một số nhà quản lý DN chưa có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, khai báo thông tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ (32/120 DN). (3) Việc bảo quản hệ thống không hư hỏng và mất mát dữ liệu chưa thực hiện tốt ở một số DN (27/120 DN), chủ yếu là các DN nhỏ và siêu nhỏ do chưa có điều kiện trang bị máy móc và áp dụng CNTT, cũng như chưa nhận biết được những rủi ro từ việc mất dữ liệu và hư hỏng hệ thống.
Mẫu kết quả khảo sát (Phụ lục 4.5) cho thấy các DN có quy mô nhỏ thường tiến hành kiểm tra kế toán hàng năm (28%), các DN có quy mô lớn hơn thì kiểm tra hàng tháng (54%). Phần lớn các DN kiểm tra bằng cách kết hợp hình thức kiểm tra,
đối chiếu lẫn nhau giữa các bộ phận và cấp trên kiểm tra cấp dưới (68%), riêng đối với DN siêu nhỏ thì người quản lý thường kiểm tra trực tiếp nhân viên của mình. Nội dung kiểm tra của DN tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của DN tại từng thời điểm và quy mô của cuộc kiểm tra tùy thuộc vào quy mô của DN, nếu quy mô DN nhỏ
thì DN tiến hành kiểm tra toàn bộ, nếu quy mô lớn thì DN chỉ kiểm tra mẫu.
2.3.2.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay
Kết quả ở Phụ lục 4.6 cho thấy hiện nay 100% các DNNVV Việt Nam đều
đã ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát. Tuy nhiên mức độ ứng dụng của các DN còn khác nhau tùy thuộc vào trình độ, quy mô và điều kiện của mỗi DN. Trong mẫu khảo sát có 18 DN ứng dụng Excel, đây là những DN nhỏ và siêu nhỏ có khối lượng nghiệp vụ phát sinh ít hoặc mới thành lập, do đó việc áp dụng Excel đã đáp
ứng được yêu cầu của nhà quản lý. Số DN áp dụng phần mềm kế toán kết hợp với Excel chiếm tỷ lệ cao 72% và số DN chỉ áp dụng phần mềm kế toán là 3%. Kết quả
này cho thấy phần mềm kế toán chưa cung cấp đủ thông tin mà cần sự trợ giúp của Excel để tổng hợp ra các báo cáo cần thiết cho nhà quản lý. Một số ít DNNVV đã tìm đến giải pháp ERP đểđáp ứng yêu cầu quản lý, gồm 4 DN nhỏ và 8 DN vừa.
Các DNNVV Việt Nam đã phần nào nhận thức được những lợi ích do CNTT mang lại (Phụ lục 4.6), cụ thể 88% DN trong mẫu khảo sát cho rằng CNTT giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán và