Khái niệm phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tựđộng xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của các quy định kế toán đến khâu in ra sổ kế
toán, báo cáo kế toán và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Đặc điểm: (1) Phần mềm kế toán chỉ phục vụ riêng cho bộ phận tài chính kế
toán của công ty. (2) Hoạt động của phần mềm kế toán gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn một là thu thập, phân loại, tổ chức, sắp xếp dữ liệu, nhận dữ liệu đầu vào và lưu trữ
dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu, giai đoạn hai là xử lý tựđộng dữ liệu để ghi vào sổ sách và các báo cáo, giai đoạn ba là kết xuất dữ liệu đầu ra (kết xuất các báo cáo). (3) Việc nhập dữ liệu đầu vào vẫn mang tính thủ công, chỉ có quá trình xử lý và kết xuất báo cáo là được tựđộng hóa.
Ưu điểm: (1) Khắc phục được các nhược điểm khi ứng dụng kế toán bằng Excel. (2) Chí phí để triển khai và sử dụng một phần mềm kế toán ở mức trung bình phù hợp cho các DNNVV. (3) Dữ liệu được xử lý và kết xuất nhanh hơn so với sử
dụng Excel. (4) Lưu trữ được khối lượng dữ liệu lớn hơn nhiều so với sử dụng Excel. (5) Dữ liệu và thông tin được bảo mật cao hơn nhờ chức năng phân quyền sử
dụng hệ thống. (6) Kết xuất được các báo cáo đáp ứng một phần yêu cầu của nhà quản lý. (6) Dữ liệu được an toàn hơn nhờ chức năng sao lưu dữ liệu tựđộng của hệ
thống. ...
Nhược điểm: (1) Không cung cấp được các báo cáo đặc thù về so sánh, phân tích, dự báo phục vụ cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định. (2) Một số báo cáo không kết xuất trực tiếp từ phần mềm được mà phải thông qua các bước xử lý trong Excel để có thông tin theo yêu cầu. (3) Phần mềm kế toán chỉ phục vụ cho phòng kế toán nên tất cả các dữ liệu đầu vào đều do nhân viên kế toán cập nhật thủ