Trên cơ sở các nội dung kế toán quản trị được lựa chọn áp dụng, doanh nghiệp cần thực hiện việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại đơn vị mình nhằm thu thập và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin hữu ích cho việc đưa ra quyết
định của nhà quản lý. Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp gồm các nội dung sau (Phạm Ngọc Toàn, 2010):
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị: Có 3 mô hình khác nhau để tổ chức bộ
máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp gồm mô hình kết hợp, mô hình tách rời và mô hình hỗn hợp, việc lựa chọn mô hình nào phụ thuộc vào yêu cầu, trình độ, quy mô cũng như quan hệ cân đối giữa lợi ích và chi phí của mỗi doanh nghiệp.
Tổ chức thu thập thông tin đầu vào: là một khâu quan trọng ban đầu của mọi hệ thống kế toán góp phần tạo ra chất lượng cho các thông tin đầu ra . Các thông tin ban đầu được thu thập thông qua hệ thống chứng từ. Vì vậy ngoài các chứng từ bắt buộc doanh nghiệp cần thiết kế thêm các chứng từ bổ sung theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và các chỉ tiêu trên chứng từ này phải chú ý đến các thông tin kế toán quản trị phục vụ cho yêu cầu của các quyết định quản trị.
Tổ chức phân loại và xử lý thông tin: (1) Tổ chức tài khoản kế toán: Để thu thập thông tin qua hệ thống tài khoản kế toán thì công tác tổ chức tài khoản phải
đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, đồng thời đảm bảo khả
năng đối chiếu thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp liên quan đến các đối tượng kế toán cụ thể. Dựa trên mục đích và yêu cầu quản lý chi tiết với từng đối tượng mà doanh nghiệp thực hiện mở các tài khoản kế toán chi tiết. (2) Tổ chức hệ thống sổ
kế toán: Sổ kế toán được sử dụng để thu thập thông tin quá khứ và tương lai, đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để thu thập thông tin chi tiết của từng đối tượng kế toán theo mục đích và yêu cầu quản lý cụ thể, các sổ chi tiết cũng cung cấp được những thông tin hữu ích thể hiện trên các báo cáo kế toán quản trị để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. Sổ kế toán quản trị cần được thiết kế cụ thể các chỉ tiêu và sắp xếp các chỉ tiêu theo một trình tự phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin.
Tổ chức thiết lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Báo cáo kế toán quản trị bao gồm nhiều chỉ tiêu thể hiện chi tiết theo yêu cầu quản lý hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị được thiết lập dựa trên tất cả các thông tin đã tập hợp bao gồm báo cáo thường xuyên, định kỳ, báo cáo nhanh và báo cáo đột xuất.
1.3.4 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.3.4.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO (1992) định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: (1) Mục tiêu về sự
hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; (2) Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính; (3) Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.”
1.3.4.2 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các nhân tố sau:
Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là nhân tố làm nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ, nó chi phối ý thức kiểm soát của các nhân viên trong toàn doanh nghiệp và tạo ra sắc thái chung cho một doanh nghiệp. Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và kết quả của nó chịu ảnh hưởng đáng kể bởi môi trường kiểm soát, sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát được hạn chế
một phần nhờ môi trường kiểm soát tốt. Các nhân tố của môi trường kiểm soát theo báo cáo COSO (1992) gồm: (1) Tính chính trực và các giá trịđạo đức; (2) Năng lực
đội ngũ nhân viên; (3) Hội đồng Quản trị và Uỷ ban kiểm toán; (4) Triết lý quản lý và phong cách điều hành; (5) Cơ cấu tổ chức; (6) Phân chia quyền hạn và trách nhiệm; (7) Chính sách nhân sự.
Việc áp dụng các nhân tố của môi trường kiểm soát có sự khác nhau giữa các DNNVV và các doanh nghiệp lớn. Để tiết kiệm chi phí, các DNNVV thường không duy trì một bộ máy quản lý lớn mà chỉ cần một nhà quản lý có thể vận hành hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Tư cách đạo đức của nhà quản lý trong các DNNVV sẽ ảnh hưởng nhiều đến thái độ của nhân viên, vì vậy một DNNVV có thể không cần ban hành quy tắc đạo đức bằng văn bản. Ngoài ra, nhà quản lý các DNNVV thường chú trọng việc tuyển được nhân viên phù hợp với công việc hơn là việc thiết lập các chính sách nhân sự cụ thể như các doanh nghiệp lớn.
Đánh giá rủi ro: Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không được thực hiện. Thực tế cho thấy doanh nghiệp không thể giảm rủi ro bằng không khi lợi nhuận hiện hữu. Vì vậy nhà quản lý cần phân loại và đánh giá rủi ro
để quyết định rủi ro nào có thể chấp nhận và cần làm gì để quản lý và giảm rủi ro. Rủi ro có thể phát sinh từ các nguồn trong và ngoài doanh nghiệp gồm: (1) Rủi ro hoạt động; (2) Rủi ro xử lý thông tin; (3) Rủi ro nguồn lực hệ thống.
Đểđánh giá được rủi ro, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu của tổ
chức. Trên cơ sở đó, nhà quản lý tiến hành nhận dạng và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức và đề ra các giải pháp đối phó, kiểm soát rủi ro.
Các DNNVV có quy mô nhỏ nên các cấp quản lý cũng ít hơn, vì vậy mục tiêu của doanh nghiệp được truyền đạt xuống cấp dưới nhanh hơn và rõ ràng hơn. Nhà quản lý cấp cao thường là người đảm nhiệm việc nhận dạng và phân tích các rủi ro bằng việc thu thập thông tin trực tiếp từ các nhân viên hoặc từ bên ngoài thông qua tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, kiểm toán viên độc lập, … Với bộ máy nhỏ gọn, các doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý và đối phó với rủi ro hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp để phân tích rủi ro và ra quyết định kịp thời hoặc nhà quản lý có thể gặp gặp trực tiếp bộ phận có rủi ro để trao đổi, theo dõi, từđó đưa ra các hành động ứng phó kịp thời.
Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát chính là các chính sách, thủ tục
để đảm bảo chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách, thủ tục này đòi hỏi phải có các hoạt động cần thiết để giảm rủi ro và giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra. Hoạt động kiểm soát bao gồm các nội dung sau:
(1) Phân chia trách nhiệm: là việc phân công việc và trách nhiệm cho các thành viên trong tổ chức đảm bảo theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (không thực hiện công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, chỉ thực hiện một trong các chức năng phê chuNn, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản). Việc phân chia trách nhiệm giúp phát hiện sai sót, giảm gian lận và tạo sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện.
(2) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Các hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ cũng như việc phê chuNn các nghiệp vụ để đảm bảo thông tin kế toán là đáng tin cậy. Kiểm soát bao gồm: kiểm soát vật chất và phân tích rà soát. Kiểm soát vật chất nhằm bảo vệ tài sản gồm các quy định và thủ tục như: hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản định kỳ, bảo quản chứng từ, sổ sách ghi chép, .... Phân tích rà soát là việc đối chiếu số liệu từ
những nguồn khác nhau nhằm phát hiện những sai lệch và biến động bất thường để đề ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Các DNNVV vận dụng lý thuyết cơ bản của hoạt động kiểm soát không khác biệt nhiều so với các doanh nghiệp lớn nhưng các thủ tục để vận hành thì khác hẳn vì một số thủ tục kiểm soát không phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Mặt khác, các DNNVV có ít nhân viên nên họ phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau vì vậy sự phân chia quyền hạn hợp lý tại các DNNVV thường gặp khó khăn.
Thông tin và truyền thông: Các thông tin phải trung thực, đáng tin cậy và việc cung cấp thông tin (quá trình truyền thông) phải thực hiện chính xác và kịp thời. Như vậy sẽ giúp nhà quản lý có được thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau, đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.
Khả năng nhận thức về hệ thống thông tin và khả năng kiểm soát của nhà quản lý cấp cao trong các DNNVV ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Các DNNVV có ít cấp quản lý hơn các doanh nghiệp lớn nên hệ thống truyền thông nội bộ trong các DNNVV có hiệu quả hơn. DNNVV thực hiện việc truyền thông qua tiếp xúc, gặp gỡ, hội họp hàng ngày giữa nhà quản lý cấp cao với nhân viên hoặc giữa nhà quản lý với khách hàng và nhà cung cấp. Với sự phát triển và hỗ trợ của CNTT như hiện nay thì các thông tin nội bộ của doanh nghiệp có thể được xử lý hữu hiệu mà không phân biệt quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ.
Giám sát: là công việc giúp nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ hoạt động của nó để có các điều chỉnh và cải tiến phù hợp. Giám sát giúp duy trỳ sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ qua các thời kì khác nhau. Những người có trách nhiệm thực hiện quá trình giám sát nhằm đánh giá việc thiết lập và thực thi các thủ tục kiểm soát. Các hoạt động trong doanh nghiệp được giám sát theo hai cách: thường xuyên và định kỳ.
Ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì hoạt động giám sát chủ yếu được thực hiện bởi nhà quản lý cấp cao và các thủ tục kiểm soát, giám sát chủ yếu tập trung vào hoạt động kinh doanh, hoạt động được đánh giá là quan trọng nhất đối với các
DNNVV. Các nhà quản lý thường trực tiếp kiểm tra để đánh giá và kiểm soát được các vấn đề của doanh nghiệp mình.
Các doanh nghiệp nhỏ thường dựa vào đội ngũ nhân viên kế toán đểđánh giá kiểm soát, với các doanh nghiệp vừa có thể có thêm bộ phận kiểm toán nội bộ riêng
để thực hiện việc đánh giá kiểm soát. Bên cạnh đó cũng có một vài doanh nghiệp thuê các kiểm toán viên độc lập từ bên ngoài để giúp doanh nghiệp đánh giá về hệ
thống kiểm soát.
1.3.4.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được thực hiện. Khi hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách hữu hiệu thì nó cũng chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thểđảm bảo là rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra do kiểm soát nội bộ tồn tại những hạn chế vốn có sau:
(1) Kiểm soát nội bộ khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao vì các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra và nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
(2) Bất kỳ một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của kiểm soát nội bộ cũng phụ thuộc vào yếu tố con người. Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cNn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới.
(3) Gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức hoặc giữa nhân viên với bên ngoài, khi có sự thông đồng này thì các thủ tục kiểm soát sẽ không còn tác dụng.
(4) Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu.
(5) Khi thiết lập các hoạt động kiểm soát thì doanh nghiệp cần đảm bảo là chi phí thực hiện các hoạt động này phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
(6) Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa nhỏ và vừa
1.4.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin
Sự kết hợp giữa kế toán và CNTT nhằm đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Vai trò của kế toán được cấu trúc lại thông qua việc phân tán và chuyển dần công việc ghi chép, xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin truyền thống sang các bộ
phận, hệ thống khác trong doanh nghiệp dưới nền tảng của CNTT. Đồng thời kế
toán sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định, điều hành quản lý doanh nghiệp bằng sự tham gia rộng hơn vào quá trình sản xuất kinh doanh, tập trung nhiều hơn trong việc phân tích, diễn giải thông tin và tư vấn những quyết định cần thiết cho doanh nghiệp, hỗ trợ ra các quyết định chiến lược và đặc biệt bằng kiến thức chuyên môn của mình, kế toán là thành phần không thể thiếu trong việc phân tích, thiết kế và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Khi
ứng dụng CNTT, phần lớn các thao tác làm việc của kế toán đều được tựđộng hoá, vì vậy với cùng một số lượng nhân viên nhưng có thể xử lý được khối lượng công việc hơn gấp nhiều lần, các nhân viên kế toán được giảm áp lực công việc và năng suất lao động cao hơn.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên và nhà quản lý. Với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm, các công đoạn sắp xếp, ghi chép, tính toán, đối chiếu, tập hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, nhân viên kế toán chỉ cần lập chứng từ, kiểm tra, phân loại, nhập nội dung chứng từ vào máy và xử lý các thao tác do phần mềm yêu cầu. Vì vậy giảm được đáng kể thời gian xử lý công việc của kế toán. Mặt khác, kế
toán có thể cung cấp số liệu báo cáo cho nhà quản lý nhanh và đúng hạn hơn hoặc nhà quản lý có thể tự truy xuất thông tin từ phần mềm khi cần.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng CNTT thì các số liệu và báo cáo được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm vì vậy giảm được đáng kể chi phí in ấn, lưu hồ sơ sổ sách. Mặt khác, thông qua hệ thống CNTT doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt khâu vật tư, đánh giá, phân tích được các biến động chi phí, giảm bớt hao hụt trong sản xuất và cắt giảm được