Mã hóa thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý số liệu kế
toán. Việc mã hóa nếu thực hiện khoa học sẽ giúp người quản lý truy xuất dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh nhầm lẫn giữa các đối tượng thông tin giống nhau, giúp công tác tổng hợp, phân loại, kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo được thuận lợi hơn, bên cạnh đó việc mã hóa thông tin kế toán có thể tích hợp với kế toán quản trị. Mỗi DN có cách mã hóa thông tin kế toán khác nhau tùy theo yêu cầu quản lý, tuy nhiên việc mã hóa phải đảm bảo các nguyên tắc chung sau:
- Không quá dài: Nhà quản lý cần phân loại đối tượng để xác định độ dài của bộ mã hóa bao nhiêu ký tự là phù hợp, tránh trường hợp dư thừa không cần thiết.
- Gợi nhớ: Mã hóa là những ký hiệu viết tắt, vì vậy nó cần được thiết kế gợi nhớđể người sử dụng dễ thao tác và truy xuất thông tin nhanh hơn, nhất là đối với các đơn vị có nghiệp vụ phát sinh nhiều và thường xuyên. Để công tác mã hóa thông tin có khả năng gợi nhớ thì công việc mã hóa phải tuân theo những trình tự và quy tắc nhất định.
- Có thể bổ sung: Bộ mã cần được thiết kế đủ dài để khi có bất kỳ một phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã mà không làm thay đổi cấu trúc ban
đầu, giúp xử lý trường hợp khi lượng khách hàng, hàng tồn kho, ... tăng ngoài dự
kiến trong tương lai.
- Nhất quán: Công việc mã hóa nên được thực hiện bởi một hoặc vài người, các đối tượng thông tin cần được thống nhất theo một tên gọi để tránh trường hợp
cùng một đối tượng nhưng được mã hóa nhiều lần, làm sai lệnh và gây khó khăn cho việc truy xuất dữ liệu.