Hiện nay nhiều DNNVV Việt Nam đã thất bại trong việc ứng dụng CNTT vì không xây dựng được lộ trình ứng dụng CNTT đúng đắn. Việc xây dựng lộ trình
ứng dụng CNTT giúp DN có kế hoạch chuNn bị chủ động hơn, tiết kiệm được thời gian cũng như tiền bạc. Vì vậy qua luận văn này tác giả muốn giới thiệu đến các
DNNVV một lộ trình ứng dụng CNTT chung. Tùy theo chiến lược ứng dụng CNTT, tùy theo khả năng mà mỗi DN sẽ xây dựng cho mình một lộ trình phù hợp riêng, tức là quá trình ứng dụng CNTT sẽở những mức độ khác nhau tùy theo mỗi doanh nghiệp.
Lộ trình ứng dụng CNTT chung cho các DNNVV Việt Nam theo tác giả gồm 5 giai đoạn sau:
- Giai đoạn đầu tư cơ sở hạ tầng: Đây là giai đoạn DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ, hay các mạng diện rộng. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng phần cơ bản cho ứng dụng CNTT.
- Giai đoạn sơ khai: Đây là giai đoạn được hiểu là dùng máy tính cho các
ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.
- Giai đoạn tác nghiệp: Đây là giai đoạn bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác
ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của các
DNNVV Việt Nam.
- Giai đoạn ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship
Management – Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ
thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị.
- Giai đoạn ứng dụng thương mại điện tử: Đây là giai đoạn ứng dụng CNTT
đã đạt đến trình độ cao, rất ít các DNNVV Việt Nam đạt đến mức độ này. Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử. Thương mại điện tử ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phNm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụđã hình thành trong DN.
Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn.
Qua việc phân tích hệ thống CNTT hiện tại đang vận hành, DN xác định
được mình đang ở giai đoạn nào của lộ trình ứng dụng CNTT và từ đó xây dựng
được phương án thích hợp để đầu tư, phát triển CNTT lên giai đoạn ứng dụng ở
mức cao hơn. Bên cạnh đó để công tác ứng dụng CNTT mang lại hiệu quả cao thì DN cần tích hợp lộ trình này vào chiến lược phát triển của DN, tức là chiến lược
ứng dụng CNTT phải đồng hành cùng chiến lược phát triển của DN để có sự chuNn bị và các hành động thay đổi phù hợp.