4.4.3.1Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu
Mô tả bài toán
Về hoạt động giảng dạy:
Phòng Quản lý đào tạo sẽ lập kế hoạch giảng dạy vào đầu mỗi học kỳ và xếp lịch giảng dạy cho phù hợp với chuyên môn của giảng viên. Sau khi sinh viên đăng ký môn học xong, phòng Đào tạo sẽ tổng hợp các danh sách lớp học, danh sách lớp hủy (vì SV đăng ký quá ít) để thông báo lịch giảng chính thức cho giảng viên. Giảng viên sẽ nhận lịch và tuân thủ giờ giấc giảng dạy theo sự phân công của phòng Quản lý đào tạo. Lịch phân công chính thức là cơ sở để phòng Đào tạo theo giõi, kiểm tra, giám sát giờ giấc lên lớp, xuống lớp của từng giảng viên, cuối năm tính số tiết giảng của từng giảng viên. Kết thúc khóa học, phòng đào tạo sẽ xác định số tiết giảng dạy của từng giảng viên và quy đổi ra số tiết giảng dạy thực tế rồi gửi về phòng Tài chính kế toán để tính số tiền vượt giờ của giảng viên.
Về hoạt động nghiên cứu khoa học:
Vào đầu năm học các khoa bộ môn gửi danh sách đăng ký nghiên cứu khoa học về phòng Nghiên cứu khoa học. Đối với các đề tài nghiên cứu cấp trường, cấp bộ, ngành,.. thì phải qua hội đồng thẩm định đề cương rồi mới ra quyết định làm đề tài nghiên cứu khoa học. Còn việc viết đề cương môn học, đề cương chi tiết, giáo trình thì phòng nghiên cứu khoa học xét duyệt tổng hợp và ra quyết định để thực hiện việc nghiên cứu khoa học. Mỗi trường đều khuyến khích các giảng viên phải nghiên cứu khoa học cho từng năm, số tiết nghiên cứu của các trường sẽ dựa vào quy chế chi tiêu nội bộ của từng trường. Nếu giảng viên nào không nghiên cứu khoa học sẽ trừ vào tiết giảng của giảng viên đó. Còn nếu giảng viên nào nghiên cứu khoa học dư số tiết quy định của trường thì chỉ được tính đúng bằng số tiết chuẩn mà thôi. Số tiết dư không được chuyển qua năm sau. Cuối năm phòng nghiên cứu khoa học sẽ thống kê số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên và gửi cho phòng tài chính kế toán trừ số tiết nghiên cứu khoa học để tính chính xác số tiết vượt chuẩn của mỗi giảng viên.
Lập bảng đối tượng, các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Bảng 54.3 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu
trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học
Đối tượng Hoạt động
Phòng đào tạo
Lập kế hoạch giảng dạy
Sắp xếp lịch học, phân công giảng dạy
Tổng hợp số tiết giảng dạy, sĩ số lớp, hệ số lớp đông...
Khoa Lập danh sách đăng ký NCKH
Gửi danh sách NCKH
Phòng nghiên cứu khoa học
Nhận đơn đăng ký nghiên cứu khoa học
Tổng hợp số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên.
Gửi bảng tổng hợp số tiết nghiên cứu khoa học cho phòng kế toán
Phòng kế toán
Nhận bảng tổng hợp số tiết giảng dạy từ phòng đào tạo
Nhận bảng tổng hợp số tiết nghiên cứu khoa học từ phòng nghiên cứu khoa học
Tính số tiết chuẩn, số tiết vượt chuẩn để tính tiền vượt giờ cho giảng viên.
Lưu các chứng từ theo khoa của các giảng viên
Chuyển tiền vượt giờ cho giảng viên
Sơ đồ dòng dữ liệu
Quá trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học sẽ trải qua các giai đoạn chính: (1) Lập kế hoạch giảng dạy, (2) Phân công giảng viên, (3) Thống kê số tiết giảng,
(4) Đăng ký nghiên cứu khoa học, (5) Thống kê số tiết nghiên cứu khoa học, (6) Tính tiền vượt giờ.
Phòng đào tạo
Phân công giảng viên
2.0
Tổng hợp số tiết của giảng viên
3.0 Khoa Đăng ký nghiên cứu khoa học 4.0 Đăng ký Tổnghợp số tiết nghiên cứu khoa
học 5.0 Tính số tiền vượt chuẩn 6.0 Chu trình tài chính Thanh toán Lập kế hoạch giảng dạy
1.0 Lịch giảng Danh sách giảng viên NCKH Số tiết giảng Số tiết NCKH Thanh toán/ tiền
Hình 384.20 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Hoạt động lập kế hoạch giảng dạy
Phòng đào tạo sẽ dựa vào chương trình đào tạo của từng ngành, số lượng lớp học, thời gian dự kiến học trong học kỳ đó là bao nhiêu tuần (theo quy định của Bộ Giáo dục một học kỳ tối thiểu là 15 tuần học) và tổng số phòng học của trường để xây dựng số môn học dự kiến trong một học kỳ theo từng khóa, ngành, xác định số môn học trong học kỳ để xếp lịch học cho phù hợp.
Phòng đào tạo
Lập kế hoạch giảng dạy 1.2 Nhu cầu giảng dạy
1.1 2.0 Phân công giảng dạy
Xác định nhu cầu Xếp lịch 1.3 Chương trình đào tạo Số lớp học Lịch học dự kiến
Hình 394.21 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 lập kế hoạch giảng dạy
Hoạt động phân công giảng dạy
Việc phân công giảng viên giảng dạy sẽ dựa vào trình độ chuyên môn của từng giảng viên. Phòng đào tạo sẽ dựa vào hồ sơ giảng viên đã được lưu trữ trong phần mềm để xếp lịch cho phù hợp với chuyên môn của các giảng viên.
Xử lý Lập kế hoạch giảng dạy 1.0 Phân công giảng dạy dự kiến 2.1 Lịch giảng chính thức 2.2 Xử lý tập hợp số tiết giảng 3.0 Phân công giảng dạy
Lịch giảng
Giảng viên Phản hồi
Thông tin giảng viên
Sinh viên đăng ký môn học
Hoạt động thống kê giờ giảng
Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận số tiết giảng của từng giảng viên nhằm theo dõi, xác nhận, quản lý số tiết giảng dạy của giảng viên.
Sau khi sinh viên đăng ký môn học, phòng đào tạo sẽ dựa lịch phân công giảng dạy chính thức để thống kê tổng số sinh viên đăng ký học để tính hệ số lớp đông. Cuối năm phòng đào tạo sẽ căn cứ vào lịch phân công giảng dạy để tổng hợp số tiết giảng của từng giảng viên. Dựa vào số tiết giảng của từng giảng viên để phòng Kế toán tài chính chi trả lương, lương tăng thêm và thanh toán tiền vượt giờ cho từng giảng viên.
Xử lý phân công giảng dạy 2.0
Nhận lịch phân công giảng dạy
3.1
Thông kê giờ giảng 3.2
Xử lý tính tiền vượt giờ 6.0 Dữ liệu lịch
phân công
Dữ liệu thống kê giờ giảng
Hình 414.23 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng
Hoạt động đăng ký nghiên cứu khoa học
Để khuyến khích các giảng viên nghiên cứu khoa học, theo quy chế chi tiêu nội bộ của các trường, mỗi trường đều quy định số tiết chuẩn nghiên cứu khoa học dựa vào học hàm của giảng viên. Các giảng viên đăng ký nghiên cứu khoa học cho trưởng khoa, sau đó khoa tổng hợp lại và đăng ký nghiên cứu khoa học cho phòng Nghiên cứu khoa học và hợp tác Quốc tế.
Giảng viên Đăng ký nghiên cứu khoa học 4.1 Đăng ký Lập danh sách nghiên cứu khoa học
theo khoa 4.2
Xử lý thống kê số tiêt nghiên cứu khoa học
5.0 Chấp nhận
Đăng ký NCKH được chấp nhận
Thông báo kết quả
Dữ liệu NCKH
Hình 424.24 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký nghiên cứu khoa học
Hoạt động thống kê số tiết nghiên cứu khoa học
Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận số tiết NCKH của từng giảng viên và theo dõi, xác nhận số tiết NCKH của giảng viên trong một năm học. Cuối năm phòng Nghiên cứu khoa học sẽ tổng hợp số tiết NCKH gửi cho phòng Kế toán để tính số tiền vượt giờ cho giảng viên.
Hoạt động thống kê số tiết NCKH sẽ thực hiện các nội dung sau: (1) Theo dõi nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, (2) Xác nhận số tiết nghiên cứu khoa học, (3) Thống kê số tiết nghiên cứu khoa học.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động này được biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:
Xử lý đăng ký NCKH 4.0
Tính tiền vượt giờ 6.0 Theo dõi nhiệm vụ
NCKH 5.1 Xác nhận số tiết NCKH 5.2 Thống kê số tiết NCKH 5.3 Đăng ký NCKH được chấp nhận Tổng hợp số tiết NCKH Số tiết NCKH được chấp nhận Giảng viên Thông báo Dữ liệu số tiết NCKH
Hình 434.25 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng
Hoạt động tính số tiền vượt giờ
Cuối năm phòng tài chính kế toán căn cứ vào số giờ giảng dạy của giảng viên, số tiết nghiên cứu khoa học và một số dữ liệu liên quan khác như học vị, học hàm, thai sản,... để tính tiền vượt giờ cho giảng viên. Khi thống kê số giờ giảng, số tiền vượt giờ xong, phòng Tài chính kế toán sẽ gửi cho giảng viên để xác định lại các thông tin sau đó thanh toán tiền vượt giờ cho giảng viên.
Xử lý thống kê giờ giảng 3.0 Xử lý thống kê giờ giảng 5.0 Lập bảng thống kê tính tiền vượt giờ
6.1 Kiểm tra 6.2 Thanh toán 6.3 Chu trình tài chính Dl kiểm tra
Thông tin sẽ thanh toán Dữ liệu thanh
toán
Hình444.26 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý tính tiền vượt giờ
4.4.3.2Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu
trình
Hoạt động lập kế hoạch giảng dạy
Dữ liệu về hoạt động lập kế hoạch giảng dạy được thu thập lưu trữ trên cơ sỡ dữ liệu và truyền đi bằng tập tin cho các bộ phận có liên quan hoặc truy xuất cơ sở dữ liệu trực tuyến để xem thông tin.
Nhân viên xếp lịch học
Phòng đào tạo
Yêu cầu xếp lịch
Truy xuất dữ liệu, xếp lịch học, in lịch học CSDL lớp học CSDL phòng học CSDL chương trình đào tạo Hiển thị thông tin CSDL lịch học được ký duyệt Lịch học dự kiến Ký duyệt Lịch học dự kiến được ký duyệt N Khoa, bộ môn
Hình 454.27 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động lập kế hoạch giảng dạy
Hoạt động phân công giảng dạy
Dựa trên dữ liệu xếp lịch học của phòng Quản lý đào tạo và trình độ chuyên môn của giảng viên, xử lý việc phân công giảng viên và thông báo cho các giảng viên biết về tình hình giảng dạy trong học kỳ để giảng viên chuẩn bị tài liệu, bài giảng cho việc giảng dạy được tốt hơn.
Khoa, Bộ môn
Phòng đào tạo
Truy xuất dữ liệu, phân công giảng dạy
CSDL lịch học dự kiến CSDL giảng viên Hiển thị thông tin Lịch học dự kiến đã được phân công
Giảng viên
Chấp nhận
Lưu trữ thông tin, In lịch giảng đã được phân công Không chấp nhận CSDL phân công lịch học dự kiến Phòng đào tạo Lịch giảng đã được phân công Lịch giảng đã được phân công N Lịch học dự kiến
Hình464.28 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động phân công giảng dạy
Hoạt động thống kê giờ giảng
Sau khi kết thúc hoạt động giảng dạy hai học kỳ trong năm, phòng Quản lý đào tạo sẽ dựa vào lịch phân công giảng dạy, sĩ số lớp đông, số tiết giảng dạy thực tế, dạy vào thời gian nào: sáng, chiều hay tối và địa điểm dạy để tính số tiết giảng dạy thực tế và số tiết sau khi quy đổi của từng giảng viên.
Phòng đào tạo
Khoa, bô môn
Lịch giảng đã được phân công
Truy xuất dữ liệu, Thống kê giờ giảng,
in bảng thống kê
CSDL lịch phân công giảng dạy CSDL sĩ số lớp CSDL thời gian CSDL địa điểm Hiển thị thông tin Bảng thống kê giờ giảng Giảng viên Chấp nhận Bảng thống kê giờ giảng đã được giảng
viên đồng ý Phòng Kế toán
Hình474.29 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê giờ giảng
Hoạt động đăng ký nghiên cứu khoa học
Vào đầu năm học các giảng viên sẽ đăng ký công trình nghiên cứu khoa học cho trưởng khoa, sau đó trưởng khoa sẽ tổng hợp lại và gửi danh sách lên phòng nghiên cứu khoa học. Những giảng viên đăng ký công trình nghiên cứu khoa học cấp trường, cấp bộ, cấp nhà nước thì phải thông qua hội đồng thẩm định của nhà trường, hội đồng thẩm định chấp nhận thì tiếp tục nghiên cứu. Còn những giảng viên nào mà đăng ký viết giáo trình, đề cương môn học, đề cương chi tiết thì phòng
nghiên cứu khoa học sẽ rà soát lại và ra quyết định để giảng viên và các phòng có liên quan thực hiện theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ.
Khoa, Bộ môn Phòng nghiên cứu khoa học Hội đồng thẩm định
Giảng viên
Phiếu đăng ký nghiên cứu khoa học
Nhập liệu Dữ liệu nghiên cứu khoa học Lưu trữ, in bảng tổng hợp Bảng tổng hợp NCKH Ký duyệt Bảng tổng hợp NCKH đã được ký N Bảng tổng hợp NCKH đã được ký Hiển thị thông tin
Kiểm tra, đối chiếu đề cương môn học đã viết, ra quyết
định
Dữ liệu đề cương môn học,
đê cương chi tiết, giáo trình đã hoàn thành Quyết định Thẩm định đề tài nghiên cứu khoa học Chấp nhận Ký duyệt Quyết định Quyết định Quyết định Quyết định Quyết định đã được ký duyệt N Phòng Kế toán Dữ liệu Nghiên cứu khoa học đã có quyết định thực hiện
Hình484.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH
Hoạt động thống kê số tiết nghiên cứu khoa học
Tất cả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi tác giả hoàn thành sẽ thông qua hội đồng khoa thẩm định. Hội đồng khoa thẩm định xong sẽ gửi biên bản thẩm định và biên bản phản biện của các phản biện và sản phẩm nghiên cứu khoa học của tác giả gửi về phòng Nghiên cứu khoa học. Phòng Nghiên cứu khoa học sẽ xác nhận thời gian hoàn thành vào cơ sở dữ liệu để làm cơ sở tính số tiết NCKH. Số tiết nghiên cứu khoa học sẽ được tính dựa vào quy chế chi tiêu nội bộ của từng trường và dựa vào nội dung đăng ký NCKH của giảng viên.
Phòng nghiên cứu khoa học Khoa, bộ môn Biên bản thẩm định NCKH Bản phản biện của Sản phẩm NCKH tác giả phản biện Nhập liệu ngày tháng hoàn than Kiểm tra dữ liệu NCKH đã ra quyết định Dữ liệu NCKH đã ra quyết định Hiển thị thông tin Lưu trữ, in bảng thanh toán NCKH Dữ liệu NCKH đã hoàn thành Bảng thanh toán NCKH N Phòng kế toán Bảng thống kê nghiên cứu khoa học
Hình494.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH
Hoạt động tính tiền vượt giờ
Để tính số tiết vượt giờ cho giảng viên, phòng tài chính kế toán sẽ dựa vào bảng thống kê giờ giảng, bảng thống kê số tiết nghiên cứu khoa học và hồ sơ nhân viên để xác định học hàm, học vị, thai sản... để tính số tiền vượt giờ cho giảng viên. Số tiền vượt giờ sẽ được tính = số tiết vượt giờ * đơn giá giờ giảng vượt chuẩn, đơn giá sẽ dựa theo quy chế chi tiêu nội bộ của mỗi trường.
Ngoài ra dựa vào bảng thống kê giờ giảng này để phòng Tài chính kế toán làm cơ sở để thanh toán tiền lương tăng thêm và thanh toán chi lương ngạch, bậc hàng tháng cho giảng viên.
Phòng kế toán
Bảng thống kê giờ giảng
Phòng đào tạo Phòng nghiên cứu khoa học
Bảng thống kê số tiết NCKH
Tính số tiết vượt giờ, In bảng thanh
toán tiề vượt giò.
CSDL Hồ sơ nhân viên Phân công giảng dạy Nghiên cứu khoa học Nhập liệu
Hiển thị thông tin
CSDL Dữ liệu vượt giờ
Giảng viên
N Bảng thanh toán
tiền vượt giờ
Kho bạc
Hình504.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt giờ
4.4.4Chu trình tài chính
Chu trình tài chính là tập hợp các hoạt động lập dự toán ngân sách, tiếp nhận nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước (ngân sách Nhà nước), các hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa lớn và hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng quyết toán kinh phí với ngân sách Nhà nước.
Với các đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình tài chính sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng và chu trình sau:
Chu trình Thu học phí: Cung cấp các thông tin về học phí của sinh viên
Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: cung cấp thông tin về số tiền phải