Việc tổ chức và tạo ra một hệ thống kế toán hữu hiệu, đáp ứng được yêu cầu thông tin, phù hợp với đặc điểm quản lý tại đơn vị là điều kiện tiên quyết trong hoạt động quản lý. Do đó việc phải xác định chính xác và đầy đủ những nội dung cần thực hiện sẽ là yêu cầu quan trọng để tổ chức thành công một hệ thống kế toán.
Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận theo các thành phần của hệ thống. Các nội dung bao gồm:
Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng
Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ. Việc nhận dạng không đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này.
Tổ chức dữ liệu đầu vào
Tổ chức dữ liệu đầu vào là việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức. Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối tượng quản lý theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh
Tổ chức quá trình xử lý
Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc:
Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này. Đồng thời thiết lập các cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh.
Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động chu trình kinh doanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phương thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông tin cần cung cấp.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lưu các dữ liệu thu thập được làm cơ sở cho quá trình xử lý cung cấp thông tin tiếp theo.
Tổ chức hệ thống kiểm soát
Nhận dạng đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trường kinh doanh, môi trường xử lý của doanh nghiệp, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp của hệ thống kế toán.
Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá trình này cần xác định được các báo cáo cần thiết được cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tượng lập và sử dụng báo cáo.