Hệ thống thông tin kế toán trong trường cao đẳng công lập liên quan đến việc lập dự toán ngân sách, tiếp nhận nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp, thực hiện thu, chi ngân sách Nhà nước, vì vậy nó liên quan đến tất cả các hoạt động, các chức năng, các bộ phận trong trường. Tuy nhiên, để quản lý HTTTKT đạt hiệu quả hơn, tác giả đã tách ra thành các chu trình riêng: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy - nghiên cứu khoa học, chu trình thu khác, chu trình chi khác. Chu trình tài chính sẽ quản lý các hoạt động lập dự toán ngân sách, tiếp
nhận nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước, các hoạt động đầu tư xây dựng, sửa chữa và mua sắm tài sản cố định và hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng và quyết toán kinh phí với ngân sách Nhà nước, xác định chênh lệch thu chi, trích lập các quỹ và phân phối kết quả hoạt động của đơn vị. Chu trình tài chính có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chu trình khác nên tổ chức tốt mối quan hệ giữa chu trình tài chính với các chu trình khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán tổng hợp, cung cấp thông tin và quyết toán một cách chính xác và nhanh chóng.
Việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng thành các chu trình nhằm tăng cường trao đổi, chia sẻ và cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong trường nhằm phối hợp đồng bộ hiệu quả giữa các bộ phận trong trường để đảm bảo hoạt động của trường được tiến hành thông suốt và đạt hiệu quả cao.