Đối với các trường cao đẳng hiện nay, nhiệm vụ lớn nhất đó là giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Chu trình thực hiện hai hoạt động chủ yếu: tổ chức hoạt động giảng dạy và Công tác nghiên cứu khoa học. Ngoài ra trong trường cao đẳng còn có các hoạt động khác như hợp tác quốc tế, tổ chức các hội nghị, hội thảo, thao giảng… Chức năng của chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học là hạch toán tất cả chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động liên quan chủ yếu đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, cụ thể là chi thanh toán cá nhân gồm các khoản sau.
Chi tiền lương ngạch bậc theo chế độ đối với tất cả cán bộ công chức, các trường cao đẳng công lập.
Chi thanh toán tiền giảng vượt giờ cho cán bộ giảng dạy. Việc tính toán xác định đơn giá cho một tiết giảng trong từng học kỳ được xác định theo quy chế chi tiêu nội bộ của từng trường và được thanh toán từ phòng Tài chính kế toán. Trong khi đó việc xác định số lượng giờ giảng quy đổi số tiết vượt chuẩn của mỗi cán bộ giảng dạy thường được tính toán bởi phòng Đào tạo, là đơn vị xây dựng kế hoạch đào tạo, báo giảng và tổng hợp dữ liệu về phân công cán bộ giảng dạy cũng như các điều chỉnh kế hoạch trong quá trình tổ chức thực hiện giảng dạy.
Xác định số lượng vượt giờ: Để tính toán chính xác số lượng giờ giảng quy đổi vượt chuẩn của từng cán bộ giảng dạy trong năm học, cần phải có đầy đủ các dữ liệu và thông tin về số lượng sinh viên trong từng lớp (để tính hệ số lớp đông), phương thức đào tạo (lớp tín chỉ hay lớp niên chế), học trong giờ hành chính hay ngoài giờ hành chính, học tại trường hay tại các đơn vị liên kết, chức danh của cán bộ giảng dạy để xác định mức giờ chuẩn, chức danh của cán bộ quản lý (để trừ vào định mức giờ chuẩn khi tham gia công tác quản lý), học vị của giảng viên để tính đơn giá và các giảng viên trong thời gian tập sự ... Một số loại dữ liệu nêu trên được cập nhật và quản lý bởi phòng Đào tạo, một số thông tin khác do phòng Tổ chức Hành chính cung cấp, việc tính toán số tiết giảm trừ nghiên cứu khoa học thì được
lấy từ phòng Nghiên cứu khoa học. Việc tính toán xác định đúng khối lượng giờ giảng trong từng năm học cho mỗi giảng viên là một công việc rất phức tạp, liên quan đến dữ liệu của nhiều bộ phận khác nhau, đòi hỏi phải có sự quản lý thống nhất, tập trung và phối hợp về thông tin một cách hiệu quả đồng bộ giữa các phòng ban với nhau. Vì vậy chúng ta cần phải thiết kế một cơ sở dữ liệu dùng chung cho tất cả các bộ phận chức năng trong trường để chia sẻ dữ liệu và thông tin để giảm chi phí nhân công và hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
Chi nghiên cứu khoa học: Việc chi nghiên cứu khoa học sẽ được xác định theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ và được thực hiện bởi phòng Nghiên cứu khoa học.
Thông qua nội dung các khoản chi, chu trình giảng dạy và nghiên cứu trong trường cao đẳng liên quan đến hầu hết tất cả các bộ phận chức năng trong đơn vị. Phối hợp công việc một cách hiệu quả giữa các bộ phận chức năng và xây dựng các quy trình quản lý một cách đồng bộ, hiệu quả, thanh toán một cách khoa học sẽ góp phần đáng kể trong việc triển khai các hoạt động, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí.