Đồng quan điểm với tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, chu trình thu học phí theo chương trình đào tạo tín chỉ có hai chức năng chính đó là: Tính toán số tiền học phí phải nộp của mỗi sinh viên (SV) trong từng học kỳ và Thu tiền học phí. Đối với các trường cao đẳng, nguồn thu từ học phí là nguồn thu lớn nhất của các trường, cho nên việc thu học phí là một công việc rất quan trọng trong công tác kế toán của trường cao đẳng công lập với yêu cầu đặt ra là phải tính đúng, tính đủ và tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí của SV. Tổ chức công tác kế toán phải cung cấp nhanh chóng và chính xác thông tin về tình hình thu học phí của từng SV cho các bộ phận chức năng khác như phòng Đào tạo, phòng Công tác học sinh – sinh viên các Khoa... Chu trình thu học phí thường bao gồm các bước sau đây:
Xác định học phí mỗi SV phải nộp
Vào đầu mỗi học kỳ, SV sẽ đăng ký môn học qua phần mềm quản lý của trường. Phần mềm sẽ lưu trữ lại dữ liệu sinh viên đã đăng ký gồm: tổng số tín chỉ mỗi SV đăng ký, trong đó chi tiết số tín chỉ đăng ký học lần đầu, học lại và học cải thiện điểm và tổng số tiền sinh viên phải đóng. Việc xác định mức thu học phí/tín chỉ của từng học kỳ được bộ phận kế toán tính toán căn cứ vào qui định của Chính phủ trong từng giai đoạn cụ thể và được nhập vào phần mềm để tính số tiền một SV
phải đóng. Bên cạnh đó, phòng Công tác SV còn có trách nhiệm theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng SV được miễn, giảm học phí, giải quyết các thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn. Như vậy, để xác định nhanh chóng và chính xác mức học phí của từng SV, đòi hỏi phải có sự tham gia và phối hợp đồng bộ giữa phòng Đào tạo, phòng Công tác học sinh – sinh viên và phòng Tài chính Kế toán. Dữ liệu khi đó phải được tích hợp đồng bộ và sử dụng chung giữa các bộ phận trong trường để nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Ngoài ra, các trường cao đẳng cũng thường tổ chức liên kết đào tạo ở các địa phương. Việc thu học phí của các lớp liên kết thông thường được thực hiện bởi các đơn vị liên kết đào tạo và sau đó chuyển về trường theo hợp đồng đã ký kết và quyết toán theo năm học với bộ phận kế toán. Trong trường hợp này, cần phải có sự phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa phòng Đào tạo, bộ phận Kế toán và Đơn vị liên kết để tránh trường hợp thông tin thiếu chính xác, gây thất thoát học phí hoặc công việc có thể chồng chéo lẫn nhau làm lãng phí nguồn lực...
Thu học phí
Việc thu học phí do phòng Kế toán tài chính thực hiện, trên cơ sở mức thu học phí đã xác định và được tính toán bởi phần mềm đăng ký môn học. Khi số lượng sinh viên của trường đông, việc thu học phí trực tiếp tại bộ phận Kế toán sẽ không tránh khỏi sự trạng ùn tắc, chen lấn. Ngoài ra, số lượng nhân viên kế toán của các trường ít việc thu học phí tại trường sẽ rất khó khăn, không cập nhật kịp thời thông tin thu học phí tại bộ phận Kế toán. Để tránh những tình trạng trên, các trường có thể yêu cầu SV chuyển tiền học phí vào tài khoản của trường. Tuy nhiên, việc xác định đối tượng đã nộp học phí, giải quyết thắc mắc của SV, theo dõi thanh toán và đối chiếu với ngân hàng cũng rất phức tạp. Hiện nay, giải pháp khoa học và tối ưu nhất là thu học phí qua tài khoản ATM của SV. Đến thời điểm nộp học phí, SV nộp tiền vào tài khoản của mình để ngân hàng thực hiện thu hộ và chuyển về tài khoản của trường. Như vậy, ngoài các mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận trong trường như đã xác định trên đây, thực hiện thu học phí qua tài khoản ATM của SV còn liên quan đến sự phối hợp với ngân hàng. Nhà trường cần phải cung cấp
cho ngân hàng chính xác danh sách thu và số phải thu của từng đối tượng. Ngược lại, hàng ngày ngân hàng phải cung cấp chính xác cho trường thông tin về tổng số thu theo từng ngày cũng như thông tin về các đối tượng đã thu.
- Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí: Định kỳ, nhân viên kế toán sẽ tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí. Các thông tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu và số đã thu được trong kỳ, trong đó chi tiết cho các hệ đào tạo: cao đẳng hệ chính qui, cao đẳng liên thông, trung cấp, hệ vừa làm vừa học, đồng thời trong mỗi loại trên cũng cần phải chi tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại và học cải thiện... Các thông tin trên các báo cáo này là căn cứ để kiểm soát, đối chiếu giữa các bộ phận và phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài chính của Nhà nước và của từng trường trong từng thời kỳ, là cơ sở để hạch toán tổng hợp trên các tài khoản có liên quan.
Ngoài ra, trong chu trình thu học phí cần phải cung cấp chính xác về tình hình và thời điểm nộp học phí của từng SV, đây là căn cứ để phòng Đào tạo lập danh sách học, nếu SV nào không đóng tiền theo đúng thời gian nhà trường ra thông báo thì sẽ hủy danh sách đăng ký học của SV đó. Nếu SV không đăng ký liên tục học hai học kỳ thì sẽ buộc thôi học. Thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin khoa học và hợp lý sẽ giúp chia sẻ dữ liệu và thông tin để các bộ phận chức năng hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Như vậy, để thực hiện việc thu học phí đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận tham gia vào chu trình gồm phòng Đào tạo, phòng Công tác SV, bộ phận Kế toán, các Đơn vị liên kết đào tạo và Ngân hàng.