Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, hình thức kế toán các trường cao đẳng đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ và trong các phòng kế toán tài chính của các trường đều đã sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thể hiện qua hình sau:
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
Hình 83.1Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán đơn vị căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập vào máy vi tính theo các module đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhân viên kế toán nhập vào máy theo chứng từ phát sinh và tự động nhập vào sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối quí hoặc cuối năm, nhân viên kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ, các sổ kế toán được in ra giấy và đóng thành cuốn thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trên cơ sở hình thức kế toán đã lựa chọn, nhìn chung các Trường đã tổ chức một hệ thống sổ kế toán tương đối đầy đủ, hợp lệ theo đúng qui định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Trong đó, các sổ kế toán, sổ kế toán tổng hợp được in trực tiếp từ phần mềm kế toán, các sổ kế toán chi tiết được ghi chép hoặc kết xuất từ phần mềm kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy, các trường cao đẳng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được qui định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định Số19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị bên cạnh đó, trong quá trình tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, các Trường đã bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các
nguồn kinh phí hiện có tại đơn vị. Việc xây dựng hệ thống tài khoản có kết hợp với tin học hóa chương trình máy tính nên các tài khoản đã được mã hóa đến mức tối đa có thể sử dụng. Thông tin kế toán thu được trên hệ thống tài khoản hiện nay ở các trường cao đẳng đã đánh giá được hiệu quả của việc thu chi ngân sách, tổng hợp số liệu chấp hành dự toán trong kỳ.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính:
Định kỳ hàng quý, hàng năm theo qui định của chế độ kế toán, các Trường đã tiến hành lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan cấp trên. Hiện nay, hệ thống báo cáo ở các Trường được xây dựng trên cơ sở qui định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính bao gồm:
Bảng cân đối tài khoản
Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Bảng đối chiếu dự toán ngân sách tại kho bạc Nhà nước
Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước
Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh
Báo cáo tình hình tăng giảm Tài sản cố định
Báo cáo kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
Báo cáo thuyết minh quyết toán so với dự toán
Thuyết minh báo cáo tài chính
Dự toán thu chi ngân sách