công lập trên địa bàn TP. HCM
4.4.1Chu trình thu học phí
4.4.1.1Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu
Mô tả bài toán
Vào đầu mỗi học kỳ, SV sẽ đăng ký môn học qua phần mềm đăng ký môn học do phòng Đào tạo quản lý. Phần mềm giúp SV đăng ký các môn học trong học kỳ, tính toán số tiền phải nộp và lưu trữ lại những thông tin cần thiết: số tín chỉ học lần đầu, học lại, cải thiện điểm, tổng số tín chỉ, số tiền phải đóng. Sau đó, phòng Đào tạo kiểm tra và xem xét, tổng hợp số lớp học mà sinh viên đã đăng ký và công bố lịch học chính thức. Nếu lớp học nào số lượng SV đăng ký ít thì phòng Đào tạo sẽ thông báo đến SV để SV làm thủ tục xin chuyển lớp. Phòng Tài chính Kế toán sẽ dựa vào các thông tin được lưu trữ trong phần mềm để thu học phí và theo dõi việc đóng học phí của sinh viên.
Ngoài ra nếu sinh viên nào thuộc diện miễn giảm học phí phải làm hồ sơ miễn, giảm học phí và gửi về phòng công tác học sinh sinh viên để xét duyệt các thông tin về các đối tượng SV được miễn giảm và giải quyết các thủ tục cho SV
hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn. Sau đó phòng công tác học sinh sinh viên sẽ gửi danh sách SV được miễn giảm học phí về phòng tài chính kế toán để tổng hợp số tiền phải nộp của từng SV sau khi được miễn giảm. Phòng kế toán tổng hợp lưu trữ dữ liệu và in danh sách số tiền học phí và gửi cho SV.
Sau khi đăng ký môn học xong, SV sẽ phải đóng học phí bằng cách SV sẽ trực tiếp ra ngân hàng để chuyển tiền vào tài khoản của mình, ngân hàng thực hiện thu hộ và chuyển tiền về tài khoản của trường. Nếu SV không đóng học phí đúng thời hạn thì phòng Đào tạo sẽ hủy kết quả đăng ký và SV đó sẽ không được học trong học kỳ đó.
Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí và in biên nhận thu tiền học phí cho sinh viên.
Lập bảng đối tượng, các hoạt động liên quan đến đối tượng
Bảng 4.13 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình
học phí
Đối tượng Hoạt động
Sinh viên
Đăng ký môn học theo mẫu của phần mềm.
Làm đơn miễn giảm học phí
Nộp tiền vào tài khoản
Phòng đào tạo
Xác định số tín chỉ mỗi sinh viên đăng ký
Kiểm tra số tín chỉ
Gửi danh sách sinh viên đăng ký môn học về phòng kế toán
Phòng công tác học sinh - sinh viên
Tiếp nhận đơn miễn giảm học phí
Tính số tiền miễn giảm học phí
Gửi danh sách miễn giảm học phí về phòng tài chính kế toán
Phòng kế toán
Tính số tiền sinh viên phải nộp
Gửi danh sách đóng tiền học phí cho sinh viên
Gửi danh sách đóng tiền học phí cho ngân hàng thu hộ
Tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí
Ngân hàng
Thu tiền của sinh viên
Chuyển tiền vào tài khoản của trường
Hàng ngày gửi danh sách sinh viên đã đóng tiền cho phòng kế toán.
Sơ đồ dòng dữ liệu
Quá trình thu học phí trải qua bốn hoạt động chính: (1) Đăng ký số tín chỉ trong học kỳ, (2) Làm đơn miễn giảm học phí, (3) Lập danh sách thu học phí, theo dõi đóng học phí, (4) Đóng tiền.
Sinh viên Đăng ký 1.0
Nộp đơn miễn, giảm học phí
2.0 Lập danh sách đóng tiền HP, theo dõi việc
đóng HP 3.0
Thu tiền 4.0
Đăng ký môn học
Nộp đơn miễn, giảm HP
Đăng ký được chấp nhận
Đơn được chấp nhận
Thông tin đóng HP Đóng tiền
Ngân hàng
Thu tiền Hệ thống báo cáo kế toán tiền mặt Lập báo cáo tổng hợp tình hình thu HP Chu trình Tài chính Danh sách sinh viên đăng ký Danh sách sinh viên miễn giảm
HP
Danh sách sinh viên đã đóng
tiền
Hình194.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình học phí
Hoạt động đăng ký học
Hoạt động đầu tiên cho chu trình thu học phí là hoạt động đăng ký học. Vào đầu mỗi học kỳ SV sẽ đăng ký các học phần của học kỳ đó theo tiến trình trong chuyên ngành mình đang theo học. Tùy vào khả năng điều kiện học của từng SV, SV có thể đăng ký số môn cho phù hợp. Để đăng ký học, phòng Quản lý đào tạo thông báo đến sinh viên về danh mục các học phần, số lượng tín chỉ của mỗi học phần dự kiến SV sẽ học trong học kỳ tới, điều kiện tiên quyết của học phần để sinh viên đăng ký môn học cho chính xác, số lớp dự kiến tổ chức cho mỗi học phần và thời khóa biểu của từng lớp học. Sau đó SV sẽ đăng ký môn học qua phần mềm quản lý của nhà trường.
Sinh viên Kiểm tra SV
1.1 Dữ liệu SV
Cho phép đăng ký 1.3
Kiểm tra môn
học 1.2 Dữ liệu môn học
Xử lý tổng kết số tín chỉ
Xử lý tính tiền học phí
Dữ liệu kiểm tra Dữ liệu kiểm tra
Dữ liệu môn học Đăng ký được chấp nhận Đăng ký được chấp nhận Dữ liệu lưu trữ Xử lý lập danh sách đóng tiền HP 3.0
Hình204.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký học
Hoạt động miễn giảm học phí
Những SV thuộc đối tượng được miễn giảm học phí: theo thông báo về việc miễn giảm học phí cho học sinh – sinh viên hệ chính quy của các trường thì học sinh – sinh viên phải làm đơn và hồ sơ xét miễn giảm học phí theo hướng dẫn của phòng Công tác học sinh sinh viên và nộp theo đúng thời gian thông báo.
Sau đó phòng Công tác học sinh – sinh viên tiếp nhận hồ sơ miễn, giảm học phí của sinh viên, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ nào chưa hợp lệ thì trả về cho sinh viên làm lại, nếu hồ sơ hợp lệ thì lưu lại và lập danh sách miễn, giảm học phí, sau đó gửi danh sách cho phòng kế toán để miễn, giảm học phí cho SV.
Sinh viên
Kiểm tra đơn 2.1
Nộp đơn miễn, giảm HP Đơn không hợp lệ
Lập danh sách SV được miễn/giảm
học phí 2.2
Đơn miễn giảm được chấp thuận
Xử lý lập danh sách đóng tiền học phí 3.0
Gửi danh sách miễn, giảm HP
Sinh viên được miễn/ giảm học
phí
Hình 214.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đơn miễn, giảm HP
Hoạt động tính số tiền học phí
Để tính toán số tiền sinh viên phải nộp phải dựa trên hai cơ sở đó là số tín chỉ mà sinh viên đã đăng ký và SV có thuộc diện miễn, giảm học phí hay không? Từ các thông tin trên phòng kế toán xử lý trên cơ sở dữ liệu để lập danh sách đóng tiền học phí của sinh viên để gửi cho sinh viên hoàn thành nghĩa vụ đóng học phí đúng thời hạn. Nếu sinh viên không đóng học phí đúng thời hạn thì phòng đào tạo sẽ hủy danh sách đăng ký học của sinh viên đó và SV sẽ không được học học kỳ đã đăng ký.
Từ đăng ký tín chỉ 1.0 Từ Miễn giảm học phí 2.0 Lập danh sách số tín chỉ SV 3.1 Lập danh sách miễn giảm HP 3.2 Đăsg ký thành công Đơn được chấp nhận Tính số tiền SV phải nộp 3.3 Sinh viên Thông báo Đăng ký môn học Miễn/ giảm học phí Học phí
Hình224.4 Sơ đồ dòng dữ liệu tính số tiền học phí
Hoạt động đóng tiền
Phòng Kế toán lập danh sách đóng tiền học phí và gửi cho ngân hàng để thực hiện việc thu dùm học phí. SV thực hiện nghĩa vụ đóng học phí đúng theo thời hạn mà nhà trường đã thông báo. Nếu những sinh viên thuộc hoàn cảnh gia đình khó khăn chưa có tiền đóng thì phải làm đơn xin hoãn nộp học phí, nếu không phòng đào tạo sẽ hủy danh sách đăng ký học. Việc thu học phí với số lượng sinh viên đông cho nên SV phải nộp tiền vào tài khoản của trường hoặc gửi tiền vào tài khoản của sinh viên và ngân hàng sẽ đứng ra thu dùm rồi chuyển vào tài khoản trường. Mỗi buổi sáng ngân hàng sẽ gửi danh sách SV đã đóng tiền học phí của ngày hôm trước cho phòng kế toán.
Chuyển tiền vào tài khoản trường
4.2 Từ lập danh sách đóng tiền học phí 3.0 Sinh viên Thông báo Đóng tiền Ngân hàng Chuyển tiền Phòng kế toán Gửi danh sách SV đóng học phí Đóng tiền 4.1 Danh sách SV đã đóng tiền
Hình23 4.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đóng tiền học phí
4.4.1.2Tổ chức thu thập, lưu trữ và lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
Hoạt động sinh viên đăng ký môn học
Hoạt động SV đăng ký môn học tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động đăng ký của SV để đáp ứng khả năng của từng SV. Nếu sinh viên có học lực giỏi thì có thể đăng ký nhiều tín chỉ, ngược lại sinh viên có học lực yếu thì đăng ký ít số tín chỉ. Sinh viên đăng ký môn học thông qua phần mềm và được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu. Sau đó phòng đào tạo kiểm tra lại dữ liệu sinh viên đăng ký có vượt số tín chỉ cho phép rồi tổng hợp số liệu gửi cho phòng kế toán.
SINH VIÊN ĐĂNG KÝ MÔN HỌC
Sinh viên Phòng đào tạo
Ph
as
e
Đăng ký môn học
Nhập thông tin đăng ký môn học Cơ sở dữ liệu SV đăng ký A Xử lý dữ liệu đăng ký, lưu trữ dữ liệu đăng ký A Kiểm tra dữ liệu SV đăng ký Chỉnh sửa dữ liệu, In danh sách Truy xuất dữ liệu
Lưu trữ dữ liệu Thông tin đăng
ký
Thông tin chỉnh sửa
Danh sách SV đăng ký môn học
Kế toán Sinh viên
A
Hoạt động miễn giảm học phí
Hoạt động này sẽ xác nhận những sinh viên được miễn giảm học phí thông qua hồ sơ miễn giảm học phí của sinh viên.
Phòng Công tác học sinh viên
Hồ sơ miễn giảm HP
Kiểm tra hồ sơ Nhập hồ sơ Xử lý dữ liệu, ghi nhận SV miễn giảm, in danh sách Cơ sở dữ liệu miễn giảm HP A
Thông tin miễn giảm HP Sinh viên
Danh sách miễn giảm HP
A
Kế toán Sinh viên
Hoạt động tính tiền học phí
Hoạt động này phản ánh số tiền học phí mà sinh viên phải đóng với số lượng tín chỉ mà sinh viên đã đăng ký trừ đi số tiền được miễn giảm học phí theo chế độ đãi ngộ mà nhà nước ban hành.
Phòng Kế toán Dữ liệu SV đăng ký tín chỉ Dữ liệu SV miễn giảm HP Danh sách đăng ký môn học Danh sách miễn giảm học phí Phòng Đào tạo Phòng Công tác học sinh SV Xử lý tính toán tiền học phí, in danh sách thu học phí Thông tin học phí Dữ liệu học phí A Danh sách SV đóng tiền học phí
Sinh viên Ngân hàng
Hoạt động thu tiền
Hoạt động này nhằm kiểm soát hoạt động đóng tiền của sinh viên để lập danh sách học, xác định sĩ số cho từng lớp. Nếu sinh viên nào không đóng tiền học phí thì sẽ không được được học trong học kỳ đó.
Ngân hàng Kế toán thu học phí
Sinh viên
Giấy nộp tiền
Kiểm tra, Xử lý thông tin, in
phiếu thu tiền Dữ liệu sinh viên
Dữ liệu SV đã đóng học phí
Phiếu thu tiền
Sinh viên Kiểm tra, theo dõi Tổng hợp số tiền, in danh sách SV chưa nộp học phí Danh sách SV chưa nôp học phí Phòng đào tạo Hình274.9 Lưu đồ chứng từ xử lý thu học phí
4.4.2Chu trình cung ứng