Tồn kho và dự trữ hợp lý sẽ đảm bảo được mức độ an toàn trong cung ứng thuốc và hạn chế được những tác động bất lợi do thị trường gây ra. Mặt khác còn đáp ứng kịp thời thuốc cho điều trị khi đột xuất có thiên tai, dịch bệnh, thảm họa xảy ra. Tuy nhiên, tồn kho quá nhiều không những làm tăng chi phí bảo quản, ảnh hưởng đến chất lượng thuốc mà còn gây ứ đọng tiền vốn trong khi nguồn kinh phí của bệnh viện còn hạn hẹp.
Để đánh giá mức độ tồn kho dự trữ thuốc, hóa chất hợp lý của BVTW QĐ 108 chúng tôi tiến hành nghiên cứu số lượng thuốc, hóa chất tồn kho của bệnh viện năm 2012 được trình bày ở bảng sau:
Số lượng thuốc tồn kho dự trữ được thể hiện bằng tổng giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ. Theo hướng dẫn của Bộ Y tế số lượng thuốc dự trữ trong kho phải đảm bảo được nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng mới đảm bảo số lượng tồn kho hợp lý.
Bảng 3.4: Giá trị thuốc xuất, nhập và dự trữ năm 2012 của BV TƯ QĐ 108
STT Nội dung Giá trị(VNĐ)
1 Tồn đầu kỳ 26.986.731.615
2 Thuốc nhập kho 153.661.688.224
3 Thuốc xuất kho 148.234.260.574
4 Thuốc dự trữ bình quân/tháng 15.054.034.986
5 Thuốc sử dụng bình quân/tháng 12.352.855.048
6 Tồn cuối kỳ 32.414.159.265
7 Thời gian sử dụng thuốc dự trữ 2.6 tháng
Nhận xét: Với giá trị thuốc xuất hơn 148 tỉ đồng, bình quân mỗi tháng bệnh
viện sử dụng hơn 12 tỉ đồng tiền thuốc. Giá trị thuốc dự trữ của bệnh viện có thể đảm bảo cho nhu cầu sử dụng của bệnh viện trong thời gian 2,6 tháng. Như vậy cơ số dự trữ thuốc tồn kho của bệnh viện là hoàn toàn hợp lý.
Lượng tồn kho đầu kỳ và tồn cuối kỳ thường lớn do thời điểm đầu và cuối năm là lúc gói thầu của năm trước chuẩn bị hết hạn, nên trong quá trình chờ thầu
mới, khoa dược phải dự trù một lượng lớn đủ dùng cho 2-3 tháng để tránh nguy cơ hết hàng và tăng chi phí do tăng giá khi đặt hàng bổ sung ngoài thầu.
Các thuốc tồn kho bao gồm các thuốc ít có nhu cầu sử dụng và các thuốc thiết yếu cần dự trữ cho nhu cầu điều trị. Để sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí hạn chế, tiết kiệm chi phí bảo quản và không để xảy ra thiếu thuốc cho nhu cầu điều trị, theo hướng dẫn của các chuyên gia thì cần tiến hành các phân tích VEN, phân tích ABC để có điều chỉnh, ưu tiên dự trữ với số lượng lớn hơn cho các thuốc thiết yếu và giảm bớt lượng tồn kho của các thuốc không thiết yếu.
Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đánh giá cơ số tồn kho, dự trù của nhóm thuốc điều trị ký sinh trùng, chống nhiễm khuẩn Đây là nhóm thuốc sử dụng nhiều nhất theo mô hình bệnh tật của bệnh viện [1], [25], [39]. Kết quả được trình bày tại bảng 3.5.
Bảng 3.5. Giá trị xuất, nhập, dự trữ của nhóm thuốc điều trị kí sinh trùng, chống nhiễm khuẩn Đơn vị tính: Triệu đồng TT Nhóm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Thuốc SDTB / tháng Thời gian SD thuốc dự trữ (tháng) 1 Beta-lactam 4446,8 17934,2 16633,7 5747,3 1386,1 4,2 2 Aminoglycosid 17,8 474,9 226,5 266,2 18,9 14,1 3 Lincosamid 0 694,9 694,9 0 57,9 0 4 Nitroimidazol 16,1 37,8 44,8 9,1 3,7 2,5 5 Macrolid 116,0 294,8 271,9 138,9 22,7 6,1 6 Quinolon 2854,7 2505,8 4768,3 592,2 397,4 1,5 7 Sulfamid 8,8 16,7 19,2 6,3 1,6 3,9 8 Tetracyclin 4,9 14,7 13,4 6,2 1,1 5,6 9 Thuốc chống nấm 54,7 199,9 208,0 46,6 17,3 2,7 10 Thuốc chống virut 64,4 204,9 190,9 78,4 15,9 4,9
11 Thuốc điều trị bệnh lao 136,2 74,6 139,1 71,7 11,6 6,2
12 Thuốc điều trị sốt rét 0,7 2,5 1,4 1,8 0,1 18
13 Thuốc khác 57,1 141,8 198,4 0,5 16,5 0
Hình 3.6. Biểu đồ thời gian sử dụng thuốc dự trữ của nhóm điều trị kí sinh trùng, chống nhiễm khuẩn tại Bệnh viện TƯQĐ 108 năm 2012
Nhận xét: Như vậy, thời gian sử dụng thuốc dự trữ của các phân nhóm trong
nhóm thuốc điều trị kí sinh trùng, chống nhiễm khuẩn tại bệnh viện dao động từ 0-18 tháng. Đặc biệt, nhóm Lincosamid tổng nhập bằng tổng xuất, không có thuốc dự trữ. Nhóm thuốc sốt rét lượng dự trữ đủ dùng trong 18 tháng, aminoglycosid đủ dùng trong 14 tháng. Mặc dù giá trị tiền thuốc của lượng thuốc tồn kho của aminoglycosid và thuốc sốt rét không lớn nhưng gây lãng phí, tốn kém chi phí bảo quản thuốc. Nhóm beta-lactam, giá trị tiền thuốc lớn nhất nhưng cũng dự trữ lượng dùng trong hơn 4 tháng với số tiền lên đến hàng tỉ đồng, trong khi thực tế chỉ cần dự trữ lượng dùng trong vòng 2-3 tháng.
Quản lý lượng thuốc tồn kho
Sau khi kiểm kê vào cuối tháng để so sánh số lượng thực tế với số lượng lưu trong máy, kho dược sẽ căn cứ vào lượng thuốc tồn kho và lượng thuốc đã sử dụng của tháng trước để làm dự trù cho tháng sau. Lượng thuốc dự trù thường đủ sử dụng trong vòng 1 tháng để tránh tồn động gây hư hỏng, mất mát. Lượng dự trù để gọi hàng đầu tháng hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm của bảo quản viên và trưởng kho mà không áp dụng một phương pháp tính toán cụ thể nào. Khi lượng thuốc trong kho gần hết, kho sẽ dự trù và gọi hàng bổ sung kịp thời. Do thời gian giao hàng ngắn, trung bình từ 0,5-1 ngày nên những thuốc đặt hàng bổ sung ngay trong ngày là có thể nhận được. Kho dược cũng không tính toán lượng tồn kho tối đa, hay tối thiểu để cân nhắc lượng đặt hàng, thời điểm đặt hàng. Với mỗi khoản thuốc, dựa
0 5 10 15 20 4.2 14.1 0 2.5 6.1 1.5 3.9 5.6 2.7 4.9 6.2 18 0
vào kinh nghiệm của bảo quản viên, đến một lượng hàng tồn nhất định sẽ tiến hành dự trù để gọi hàng.
Để có thể tính toán lượng đặt hàng một cách khoa học và có phương pháp, kho nên áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế theo hướng dẫn của WHO để tính lượng tồn kho tối đa, tối thiểu và lượng đặt hàng.
Đối với kho dược của Bệnh viện TƯQĐ 108 thì thời gian giữa 2 lần đặt hàng PP= 1 tháng, thời gian chờ LT= 1 ngày = 1/30 tháng. Theo hướng dẫn của Tổ chức y tế thế giới (WHO) trong kho cần dự trữ một lượng hàng bằng lượng tồn kho an toàn để tránh tình trạng hết hàng. Khi lượng tồn kho giảm xuống SMIN là lúc cần đặt hàng.
Thực tế, ở bệnh viện TƯQĐ 108, thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng ngắn, lượng thuốc phải trả lại do không đạt yêu cầu có thể đặt hàng ngay nên SB=So=0. Khi đó Qo = SMAX – St.
Áp dụng công thức của WHO như trong phần tổng quan để tính toán lượng đặt hàng cho một số thuốc như bảng 3.6 sau:
Bảng 3.6. Tính lượng đặt hàng của một số thuốc theo công thức của WHO
Chỉ số Đơn vị Cephalexin 500mg Cefuroxim 500mg
CA viên 11.161 15.621 LT tháng 0,033 0,033 PP tháng 1 1 SS viên 368 515 SMIN viên 736 1030 SMAX viên 11.898 16.651 Trong đó:
- Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng : CA
- Thời gian chờ từ lúc đặt hàng đến lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng: LT - Khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng: PP
- Lượng tồn kho an toàn: SS - Lượng tồn kho hiện thời: St
- Lượng hàng đặt nhưng chưa nhận được: So - Lượng hàng đặt lại do không đạt yêu cầu: SB
Như vậy, theo lý thuyết kho dược cần dự trữ tối thiểu 736 viên, tối đa 11.898 viên Cephalexin 500mg. Trên thực tế, năm 2012, lượng tồn kho của Cephalexin 500mg là 58.769 viên cao gấp gần 5 lần lượng tồn kho tối đa theo lý thuyết.
Tương tự với Cefuroxim 500mg, theo lý thuyết kho cần dự trữ tối thiểu 1.030 viên, tối đa 16.651 viên. Tuy nhiên lượng tồn kho của Cefuroxim 500mg trên
thực tế là 47.877 viên, cao gấp gần 3 lần lượng tồn kho tối đa theo lý thuyết. Với hai thuốc trong nhóm beta-lactam ở ví dụ trên cho thấy việc dự trù thuốc hiện nay tại khoa Dược vẫn chưa được tiến hành một cách khoa học. Điều này gây lãng phí và tốn kém nguồn kinh phí mua thuốc cũng như các chi phí bảo quản thuốc. Để áp dụng công thức này cho toàn bộ các mặt hàng trong kho, cần cài đặt phần mềm ứng dụng, đồng thời tổ chức huấn luyện nhân viên trong kho để có thể sử dụng phần mềm hiệu quả.
3.1.3.5.Thuốc trả về
Trong quá trình xuất nhập thuốc hay trong quá trình cấp phát, những thuốc bị hỏng, vỡ, thuốc do bệnh nhân trả về được bảo quản ở khu vực thuốc chờ xử lý. Khi có quyết định hủy của Giám đốc bệnh viện, thành lập hội đồng hủy thuốc và tiến hành theo quy định. Các thuốc có hạn dùng ngắn hoặc sắp hết hạn thường xuyên được theo dõi và quản lý chặt chẽ để tránh tình trạng phải hủy do hết hạn. Hủy thuốc gây lãng phí, tốn kém nên hầu như tỷ lệ hủy thuốc ở viện rất ít.
Hội đồng hủy thuốc bao gồm: Chủ nhiệm khoa Dược, đại diện phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng Tài chính, Hành chính trưởng của khoa Dược và trưởng ban cấp phát.
Bảng 3.7: Tỷ lệ các thuốc hủy trong năm 2012
STT Loại thuốc hủy Số
lượng Tỷ lệ (%) Giá trị (VNĐ) Tỷ lệ (%) 1 Hủy do hết hạn 11 91,67 7.745.134 98,89
2 Hủy do nguyên nhân hỏng, vỡ… 1 8,33 87.000 1,11
Tổng số 12 100 7.832.134 100
Hình 3.7. Biểu đồ tỷ lệ thuốc hủy theo số lượng và theo giá trị
0 20 40 60 80 100 Số lượng Giá trị Hủy do hết hạn Hủy do hỏng vỡ
Nhận xét: Giá trị thuốc hủy là 7.832.134 VNĐ, chiếm tỷ lệ 0,02% so với giá
trị thuốc tồn kho. Số khoản thuốc hủy do hết hạn chiếm tỷ lệ lớn 91.67%, chiếm 98,89% về giá trị. Tỷ lệ thuốc hủy do hỏng, vỡ thấp. Như vậy có thể thấy công tác theo dõi hạn dùng, luân chuyển thuốc và bảo quản thuốc tại bệnh viện được thực hiện tương đối tốt, với tỷ lệ nhỏ giá trị thuốc hủy.
Khoa dược thực hiện nghiệp vụ kho một cách nghiêm túc và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy trình. Thuốc trong kho dược sắp xếp hợp lý giúp cho việc luân chuyển, cấp phát thuốc được diễn ra thuận lợi, hạn chế được hiện tượng thuốc bị hết hạn sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống kho còn chưa đạt GSP là một hạn chế của khoa Dược cần sớm khắc phục.
Về vệ sinh: Kho chính và kho lẻ đều đảm bảo tốt các điều kiện về vệ sinh và
an toàn, vệ sinh nhà kho định kỳ 1 lần/tuần. Tuy nhiên quy trình làm vệ sinh kho và thu gom rác chưa được hệ thống hóa thành văn bản để tiện tuân thủ, theo dõi, kiểm tra, giám sát.