Hình 3.5. Sắp xếp thuốc tiêm và thuốc viên trong quầy cấp phát Bảo hiểm, Bộ đội, Chính sách
Kiểm tra đơn thuốc
Xuất thuốc
Giao thuốc
Nhìn chung khoa dược đã tuân thủ các nguyên tắc về sắp xếp thuốc trong kho nhưng do đặc thù của mỗi kho thuốc là khác nhau nên trong quá trình bảo quản khoa Dược đã có những điều chỉnh linh hoạt. Cụ thể, các kho được sắp xếp như sau:
- Kho thuốc viên:
Sắp xếp theo thứ tự ABC
Trong mỗi mục theo thứ tự ABC, tiếp tục sắp xếp theo nguyên tắc FIFO, FEFO.
- Kho thuốc tiêm truyền, thuốc đông dược
Các thuốc tiêm truyền, thuốc đông dược được sắp xếp trên giá, kệ Theo thứ tự ABC. Trong mỗi mục được sắp xếp theo nguyên tắc FIFO, FEFO.
Thuốc gây nghiện, hướng thần: được sắp xếp trong tủ riêng, dán nhãn tên thuốc phía trước.
- Quầy cấp phát Bảo hiểm, Bộ đội, Chính sách:
Chia thành hai khu vực chính là thuốc tiêm truyền và thuốc viên. Do thuốc tiêm là dạng thuốc dễ vỡ nên được bảo quản trong các ô ngăn kéo (102 ô, dán nhãn tên thuốc bên ngoài).
Trong mỗi nhóm sắp xếp theo thứ tự ABC.
Thuốc Gây nghiện, hướng thần: Do đây là những thuốc có liên quan chặt chẽ với quy định pháp lý, Khoa Dược chú ý bảo quản theo đúng quy chế. Thuốc gây nghiện và hướng thần đều do DSĐH quản lý, được sắp xếp trong tủ riêng, có phân chia ngăn riêng cho từng loại thuốc và có dãn nhãn để tránh nhầm lẫn.
Thuốc bảo quản lạnh được sắp xếp trong 2 tủ lạnh và có dán nhãn phía trước mỗi ô thuốc.
Mỗi thuốc đều được sắp xếp theo nguyên tắc FIFO, FEFO. - Phòng đảm bảo VTYT số 1,2
Các thuốc được sắp xếp trên giá, kệ và trong tủ quầy theo thứ tự ABC. Trong mỗi mục ABC, sắp xếp theo nguyên tắc FIFO, FEFO.
Hoạt động thống kê và kiểm kê thuốc hàng tháng: Hệ thống kho có các loại
xuất nhập, tồn kho. Thuốc sau khi cấp phát, chứng từ được chuyển cho bộ phận thống kê để vào máy. Mỗi bảo quản viên tự theo dõi và cập nhật số lượng thuốc xuất nhập trong ngày trên máy tính và cuối tháng sẽ tổng hợp vào sổ theo dõi. Riêng đối với thuốc gây nghiện, hướng thần DSĐH phụ trách sẽ vào sổ theo dõi số lượng thuốc cấp phát hàng ngày.
Thuốc phát cho bệnh nhân điều trị nội trú sau khi được duyệt số lượng trên phiếu lĩnh, thuốc sẽ được cập nhập ngay vào số liệu xuất của mỗi thuốc. Cuối tháng, thủ kho sẽ in phiếu xuất thuốc trong tháng tổng hợp vào sổ.
Thuốc phát cho bệnh nhân BHYT ngoại trú, đơn thuốc sẽ được thủ kho quầy cấp phát, thống kê dược tổng hợp, sau đó đối chiếu. Số liệu xuất đúng sẽ được thủ kho vào sổ xuất nhập thuốc.
Thường kỳ vào cuối tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất, khoa Dược tiến hành kiểm kê đối chiếu số lượng thuốc xuất, nhập, tồn kho giữa lý thuyết với thực tế. Quá trình kiểm kê cũng giúp khoa Dược theo dõi số liệu các thuốc cận hạn, thuốc ít được sử dụng để có biện pháp điều chỉnh, tránh lãng phí và tồn đọng thuốc. Căn cứ vào số liệu tồn kho trên sổ sách và số liệu kiểm kê thực tế, thủ kho sẽ tìm nguyên nhân thừa thiếu thuốc. Cuối tháng, các bảo quản viên sẽ đối chiếu với thống kê dược số liệu nhập, xuất, tồn của tháng đó.
Hội đồng kiểm kê thuốc bao gồm: Chủ nhiệm khoa Dược, phòng Tài chính kế toán, bảo quản viên, thống kê, dược chính. Sau khi khoa Dược thống kê và đối chiếu chứng từ xuất nhập, số liệu sẽ được chuyển lên phòng tài chính kế toán để tiến hành thanh quyết toán.
Kiểm tra số lượng tồn trữ trong kho: Khoa dược tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tuần và hàng tháng. Thông thường khoa dược dành thời gian 1 ngày để kiểm kê mỗi tháng, trong lúc kiểm kê tạm thời ngừng việc xuất nhập. Do số lượng mặt hàng lớn, nên việc kiểm kê tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt trong tình trạng hiện nay khoa dược còn thiếu nhân lực.
Báo cáo sử dụng thuốc: hàng tháng, khoa Dược nộp báo cáo sử dụng thuốc
cho phòng kế hoạch tổng hợp bao gồm: báo cáo sử dụng thuốc kháng sinh, báo cáo sử dụng vitamin và dịch truyền, báo cáo tổng giá trị tiền thuốc sử dụng.