Quy trình nhập thuốc của bệnh viện được trình bày trong hình 3.3.
Dự trù
Đặt hàng
Tiếp nhận hàng Thuốc: phiếu báo lô, Tiếp liệu phiếu kiểm nghiệm Bảo quản viên hóa đơn
.
Thanh toán
Hình 3.3. Sơ đồ quy trình nhập thuốc của Bệnh viện TƯQĐ 108.
Lập dự trù mua thuốc, VTYTTH: Dự trù mua thuốc, VTYT gồm: định kỳ
(hàng tuần, hàng tháng), đột xuất.
Đối với thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần: Lập dự trù thuốc cho Ban cấp phát
Bảo quản viên Thống kê viên
Bộ phận tiếp liệu Nhà phân phối Chỉ huy khoa Hóa đơn Kế toán Phòng tài chính BV
năm sau vào tháng 12 hàng năm để gửi Cục Quân y xét duyệt. Có thể dự trù bổ sung trong năm.
Bảo quản viên của ban cấp phát được phân công quản lý thuốc, thống kê viên căn cứ dựa vào lượng xuất, nhập, tồn trong kỳ mô hình bệnh tật của bệnh viện, danh mục thuốc thiết yếu, danh mục thuốc của bệnh viện áp dụng đối với bệnh nhân BHYT và bệnh nhân thu một phần viện phí để lên danh mục dự trù các thuốc cần thiết cho bộ phận tiếp liệu để bổ sung trong tuần kế tiếp.
Thuốc mua vào phải có đủ các điều kiện sau:
Thuốc phải được Bộ Y tế cho phép lưu hành: Có đủ số đăng ký, thuốc nhập khẩu có dán tem nhà nhập khẩu.
Thuốc có trong danh mục thuốc của Bệnh viện áp dụng đối với bệnh nhân thu một phần viện phí.
Thuốc phải có bao bì nguyên vẹn, sạch sẽ, nguyên niêm phong, chất lượng thuốc đảm bảo, có hạn dùng dài trên 12 tháng, trừ một số loại thuốc đặc biệt có hạn sử dụng ngắn.
Nhà cung ứng thuốc đã ký kết hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện. Giá nhập không được cao hơn giá trúng thầu cung ứng thuốc cho bệnh viện.
Lập danh mục các nhà cung ứng cùng với các sản phẩm.
Bộ phận tiếp liệu sẽ căn cứ vào kết quả đấu thầu đã được phê duyệt lập danh mục dự trù thuốc bao gồm các thuốc, số lượng tồn, tên công ty phân phối của từng mặt hàng sau đó báo cáo chỉ huy khoa xét duyệt.
Sau khi chỉ huy khoa phê duyệt danh mục dự trù thuốc, bộ phận tiếp liệu sẽ đặt hàng đến nhà cung cấp. Trên cơ sở đơn đặt hàng của bệnh viện, nhà phân phối sẽ giao hàng tại ban cấp phát của khoa Dược kèm theo đầy đủ giấy tờ như quy định.
Bảo quản viên và nhân viên trong bộ phận tiếp liệu trực tiếp nhận hàng từ nhà phân phối. Hàng hóa sẽ được kiểm tra, đối chiếu về số lượng, số lô, hạn dùng,..trước khi nhập kho. Hóa đơn kèm theo lô hàng được chuyển đến để bộ phận thống kê làm lệnh nhập kho. Cuối cùng là chuyển đến bộ phận kế toán dược. Tại
đây hóa đơn sẽ được kiểm tra các thông tin về giá, công ty phân phối, so sánh với kết quả trúng thầu và đánh giá tính hợp lệ của hóa đơn.
Kế toán dược tổng hợp hóa đơn nhập, xuất trong tháng và cuối tháng, đối chiếu với thống kê về số lượng hóa đơn, tổng giá trị tiền nhập trong tháng để bảo cáo chỉ huy khoa, tài chính bệnh viện. Hóa đơn chưa thanh toán sẽ được lưu tại khoa dược, căn cứ phân bổ ngân sách hàng tháng khoa Dược sẽ lập bản kê kèm theo các hóa đơn đến hạn thanh toán gửi tài chính bệnh viện. Tài chính bệnh viện sẽ tiến hành thanh toán với các công ty theo đúng nguyên tắc tài chính.
Nhận xét: Như vậy, quy trình nhập hàng tại khoa Dược bệnh viên TƯQĐ
108 được bố trí chặt chẽ dưới sự giám sát và phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, do đó hạn chế được tối đa sai sót. Hàng hóa được giao nhận dưới sự giám sát của nhiều bộ phận tránh được tình trạng nhầm lẫn. Số lượng thuốc xuất nhập được đối chiếu và quản lý bởi các bộ phận liên quan đảm bảo tính chính xác và khách quan. Thống kê viên và kế toán dược có thể kiểm tra chéo thông qua việc đối chiếu hóa đơn. Kế hoạch nhập thuốc được tiến hành hàng tuần giúp giảm bớt số lượng thuốc tồn tại kho dược, bổ sung các thuốc thiếu kịp thời trong trường hợp có đột biến về nhu cầu, đồng thời tạo điều kiện thuận thợi cho thuốc được luân chuyển thường xuyên, giảm bớt rủi ro về hủy thuốc quá hạn.
Trong quy trình nhập hàng luôn đảm bảo hàng có đủ hóa đơn, phiếu xuất hàng, phiếu kiểm nghiệm mới được nhập vào kho. Hàng chưa có đầy đủ giấy tờ được để ở khu vực chờ kiểm nhập đến khi đủ giấy tờ mới được đưa vào kho. Khu vực tiếp nhận và khu vực chờ kiểm nhận đều được trang bị các trang thiết bị bảo quản như trong kho, đảm bảo thuốc không bị ảnh hưởng của môi trường và các nguồn ô nhiễm. Khi nhập thuốc vào kho, người nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra kỹ hạn dùng của thuốc, chỉ nhập những thuốc có hạn dùng lớn hơn 1 năm (trừ những thuốc có hạn dùng ngắn hơn do hoạt chất kém bền vững). Những thuốc có hạn dùng nhỏ hơn 1 năm yêu cầu giao hàng phải kèm theo công văn thuốc ngắn hạn của nhà cung cấp và được theo dõi chặt chẽ bằng bảng theo dõi thuốc ngắn hạn. Những thuốc sắp hết hạn cũng được theo dõi trong bảng này.