Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực, nó là cơ sở nền tảng và căn cứ cho các công tác khác như công tác tuyển dụng, đào tạo, công tác đánh giá thực hiện công việc và thực hiện chế độ lương thưởng. Phân tích thực tế cho thấy công tác phân tích công việc tại Công ty còn nhiều hạn chế cần phải có giải pháp hoàn thiện như sau:
a. Phân định trách nhiệm của các cá nhân trong hoạt động phân tích công việc Hoạt động phân tích công việc là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự tham gia phối hợp của người lao động, người quản lý các bộ phận và Phòng Tổ chức lao động để thực hiện. Tuy nhiên, tại các đơn vị và Phòng ban trong Công ty hiện nay như đã phân tích ở chương 2, hoạt động phân tích công việc chủ yếu do người trưởng các đơn vị tự xây dựng và sau đó nộp cho phòng Tổ chức lao động. Chính vì vậy, trước hết cần phải phân định trách nhiệm của mỗi cá nhân trong hoạt động phân tích công việc.
- Trong đó, Phòng Tổ chức lao động có vai trò chính với các nhiệm vụ sau: + Xác định mục đích phân tích công việc, lập kế hoạch và tổ chức điều hành toàn bộ các hệ thống, quá trình liên quan, các bước tiến hành phân tích công việc.
+ Xây dựng và chuẩn bị các văn bản, thủ tục cần thiết.
+ Nhân viên chuyên môn nguồn nhân lực có thể trực tiếp viết các bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc dưới sự phối hợp của người lao động và cán bộ quản lý đơn vị.
+ Hướng dẫn, đào tạo người quản lý các đơn vị cách viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Trách nhiệm của người quản lý đơn vị:
+ Cung cấp các thông tin, các điều kiện và phối hợp với cán bộ phân tích công việc xây dựng bản mô tả công việc, các bản yêu cầu của công việc.
+ Trực tiếp xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
b. Xây dựng và hoàn thiện bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Như đã phân tích ở chương 2, các nội dung chính của phân tích công việc còn sơ sài, thiếu nhiều nội dung và được lưu trữ ở nhiều tài liệu do đó gây khó khăn trong việc sử dụng. Do đó, các đơn vị và phòng ban trong Công ty phải nghiên cứu xây dựng lại hệ thống phân tích công việc cho từng chức danh công việc một cách đầy đủ và hợp lý hơn. Trong đó:
- Bản mô tả công việc phải bao gồm các nội dung sau:
+ Phần xác định công việc: bao gồm các thông tin liên quan đến công việc như chức danh công việc, mã số của công việc, nơi thực hiện công việc, chức danh của người lãnh đạo trực tiếp, số nhân viên dưới quyền... Ngoài ra có thể tóm tắt mục đích và chức năng của công việc
+ Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: bao gồm các nội dung các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ trong công việc.
+ Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường, máy móc trang thiết bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc, các điều kiện vệ sinh an toàn lao động và các điều kiện khác.
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Phải liệt kê đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, đào tạo, các yêu cầu về sức khỏe, phẩm chất...
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu thể hiện các yêu cầu về số lượng và chất lượng các nhiệm vụ qui định trong bản mô tả công việc.
- Tiến hành rà soát lại và tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các công việc theo chu kỳ 2 năm một lần nhằm sửa đổi bổ sung nội dung các công việc cho phù hợp với tình hình thực tế.
c. Kiểm tra định kỳ kiến thức chuyên môn của nhân viên có đáp ứng với các yêu cầu trong bản mô tả công việc
Hàng năm, Công ty phải tổ chức các đợt thi nâng lương, nâng bậc và bảo vệ chức danh cho người lao động trong Công ty. Đối với công nhân phải thi nâng bậc mỗi khi nâng lương, nếu làm bài thi không đạt thì sẽ không được nâng bậc lương và 6 tháng sau sẽ cho thi tiếp (công việc này tại Công ty đã thực hiện). Đối với các chức danh là chuyên viên, thời gian vừa qua mỗi khi tăng lương các chức danh này không phải thi mà do Hội đồng xét, vì vậy trong thời gian tới, để đáp ứng công việc như được nêu trong bảng phân tích thì các đối tượng này cũng nên phải thực hiện thi để nâng lương, nếu thi lần 1 không qua sẽ cho thi lại sau 6 tháng, nếu sau sáu tháng không qua thì sẽ điều chuyển chuyên viên này sang vị trí công tác khác và không được hưởng lương theo hệ số lương chuyên viên.