5. Kết cấu của luận văn
3.3.1. Nhóm giải pháp các giá trị hữu hình
Về trụ sở và trang thiết bị làm việc
Thiết kế đồng nhất về mẫu mã, màu sắc bảng tên UBND huyện để đặt ở ngoài cổng, ở sảnh trụ sở, ở trong Hội trường lớn của UBND huyện. Riêng đối với cổng lớn ngoài trụ sở đặt bảng tên kích thước lớn hơn và bên dưới ghi rõ địa chỉ (đường, khu phố) để không bị nhầm lẫn với cổng phụ của UBND huyện. Mẫu chữ chọn phải được rõ nét và dễ nhìn cùng với logo của địa phương với màu sắc chủ đạo là xanh dương, đỏ và trắng, theo gam màu của logo để tạo lên nét riêng và khơi dậy niềm tự hào của địa phương.
Ngay từ bãi giữ xe nên để bảng sơ đồ sắp xếp các phòng ban trong khuôn viên UBND huyện và sơ đồ chỉ dẫn vào phòng Một cửa (Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả) để công dân đến liên hệ không bị nhầm lẫn với các cơ quan chức năng chuyên môn trực thuộc UBND huyện.
Bảng tên "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" bố trí lùi ra phía ngoài cửa để ngay khi đi vào bãi gửi xe là người dân có thể nhìn thấy bảng tên. Bảng tên được thiết kế đồng nhất mẫu mã với bảng tên UBND huyện.
Ngay lối vào khuôn viên, UBND huyện bố trí đặt hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính đến các phòng ban. Thiết kế lại bảng tên các phòng ban với kích thước to, rõ ràng hơn và thống nhất cho đồng nhất mẫu mã với bảng tên của UBND huyện. Bảng tên đặt tại cửa của mỗi phòng ban và kèm theo bảng tóm tắt chức năng chuyên
môn của cơ quan để các đơn vị, các cá nhân đến liên hệ dễ biết các lĩnh vực khi cần giải quyết.
Đồng thời, bên ngoài mỗi phòng ban nên thiết kế sơ đồ phòng làm việc trong mỗi cơ quan, nêu cụ thể các tổ làm việc chuyên môn, tổ lĩnh vực cụ thể, trong đó thể hiện từng chức danh và tên công chức thừa hành để cá nhân, tổ chức đến liên hệ trực tiếp không mất thời gian tìm và hỏi.
Tại văn phòng chính của UBND huyện thiết kế phòng tiếp khách với màu chủ đạo xanh dương và đỏ, tại sảnh nên thiết kế bố trí các hình ảnh về hoạt động của UBND huyện và những thành tựu của địa phương theo chiều dài phát triển cùng lịch sử, truyền thống cũng như những kết quả phát triển kinh tế xã hội qua các năm, qua các giai đoạn, hình ảnh về các địa phận cơ sở, về con người, cảnh vật và những
Thiết kế khu trưng bày các giải thưởng từ chương trình thi đua cấp trên mà UBND huyện và toàn địa phương đã nỗ lực đạt được như bằng khen, giấy khen, các thành tích để tăng thêm lòng tự hào đối với cán bộ công chức cũng như tăng vẻ đẹp diện mạo của trụ sở huyện.
Đồng thời, xây dựng các tiêu chuẩn thống nhất về trang trí nội thất về kiểu dáng, màu sắc, đặc trưng để làm cơ sở cho việc mua sắm trang thiết bị hàng năm ở các đơn vị trực thuộc UBND huyện được đồng bộ để tạo sự thống nhất về nội thất cho tất cả các phòng ban. Vì mỗi phòng ban đều có phòng họp riêng nên các tiêu chuẩn về trang trí nội thất cho phòng họp của mỗi phòng ban cũng phải dựa trên tiêu chuẩn chung đã thống nhất từ UBND huyện đề ra. Đó màu xanh dương, màu đỏ và màu trắng chủ đạo trong thiết kế và trang trí.
Hàng năm tại UBND huyện có thành lập hội đồng kiểm kê tài sản tại các cơ quan, đơn vị những hầu như chỉ quan tâm đến số lượng cụ thể mà không thể hiện được tình trạng phần mềm máy tính của cán bộ công chức. Vì vậy cần tiến hành rà soát lại hệ thống phần mềm máy tính của cán bộ công chức để tiến hành nâng cấp đồng bộ hệ thống phần mềm cho tất cả các máy tính làm việc của cán bộ, công chức giúp tăng cường tin học hóa trong hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc qua mạng được quan tâm chú trọng, nhằm nâng cao hiệu quả xử lý công việc, đây cũng là
nhiệm vụ trong chương trình cải cách hành chính mà địa phương đang theo lộ trình thực hiện.
Cách bố trí sơ đồ tổ chức
Việc bố trí các phòng ban đã đáp ứng được nhu cầu công việc của cán bộ công chức. Tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thì cần phải bố trí các vị trí thuộc các lĩnh vực cho hợp lý và bỏ lại những ô trống tập trung góc bên phải không đối diện cửa ra vào để thấy được các lĩnh vực có giao dịch được tập trung ngay hướng cửa vào. Bên cạnh đó, sắp xếp các vị trí của lĩnh vực đất đai và nơi trả kết quả của lĩnh vực đất đai ở gần nhau để người dân dễ biết, dễ thực hiện. Cụ thể:
Tại các ô 5,6,7,8,9 là là những ô đối diện cửa ra vào nên sắp xếp các lĩnh vực có thực hiện giao dịch ngoài bộ phận một cửa, như sau:
- Ô số 4: Lĩnh vực Thương binh xã hội - Ô số 5:Lĩnh vực đăng ký kinh doanh - Ô số 6: Lĩnh vực đất đai
- Ô số 7: Lĩnh vực đất đai - Ô số 8: Lĩnh vực đất đai - Ô số 9: Trả kết quả
Vì lĩnh vực đăng ký kinh doanh và Thương binh xã hội là bộ phận mà khi cá nhân và tổ chức nộp hồ sơ, thủ tục thì cũng nhận kết quả tại đây luôn nên 2 lĩnh vực này có thể bố trí cách xa vị trí trả kết quả. Còn các lĩnh vực liên quan đến hồ sơ đất đai như tách thửa, chuyển nhương, chuyển mục đích thì nộp hồ sơ và trả kết quả tại các ô khác nhau nên bố trí nơi nhận và nơi trả cho gần nhau cho thuận tiện hơn.
Những ô còn lại ở bên phải hướng vào cửa chưa có lĩnh vực nào thực hiện giao dịch ngoài một cửa thì bỏ trống. Như vậy khi nhìn vào phòng một cửa, người nhìn sẽ có cảm giác các lĩnh vực ở gần nhau có mối liên hệ với nhau và bớt trống hơn.
Thiết kế sơ đồ treo ngoài cửa của phòng Một cửa trong đó có: sơ đồ các quầy dịch vụ hành chính, vị trí bảng chỉ dẫn thực hiện hồ sơ, vị trí niêm yết thủ tục hành chính, vị trí lấy số thứ tự để khi người dân đến liên hệ có thể quan sát sơ đồ làm việc ngay từ ngoài cửa vào.
Tại bảng niêm yết các thủ tục hành chính có để số điện thoại các cơ quan chuyên môn thực hiện các chức năng theo từng lĩnh vực để người dân tiện liên hệ và được giải đáp thắc mắc nếu chưa hài lòng với cách giải thích với công chức ở bộ phận Một cửa. Để thuận tiện, việc niêm yết số điện thoại nên thực hiện cả số điện thoại bàn và số điện thoại di động của lãnh đạo cơ quan chức năng (từ 2 lãnh đạo cơ quan trở lên), đề xuất lãnh đạo nên sử dụng số điện thoại riêng để niêm yết phục vụ người dân khác với số điện thoại liên lạc cá nhân để tiện theo dõi và quản lý công việc.
Không gian bài trí phòng làm việc
Xây dựng các tiêu chuẩn để thiết kế không gian làm việc từng phòng ban riêng một cách đồng bộ về gam màu, kiểu dáng và cách thức bày trí tạo sự thống nhất về kết cấu và tăng tính thẩm mỹ trong không gian giúp tạo cảm hứng làm việc cho công chức, đó là:
- Màu sơn phòng, màu sơn cửa sổ, màu sơn cửa chính, màu sơn cửa bên ngoài của phòng ban, rèm cửa đều quy chuẩn theo màu sắc thiết kế của UBND huyện. Như đã đề cập ở trên, màu sắc chủ đạo để lựa chọn là màu xanh dương, màu đỏ và màu trắng (theo màu chủ đạo của logo).
- Kiểu mẫu bàn làm việc của ban lãnh đạo các phòng ban chọn thiết kế giống nhau, cùng đó bàn ghế làm việc của công chức cũng thiết kế thống nhất toàn thể trong phạm vi khuôn viên UBND huyện để tạo ra sự đồng nhất nhưng có sự phân biệt bày trí giữa cấp lãnh đạo và chuyên viên.
- Tủ đựng hồ sơ lưu cũng thống nhất gam màu đỏ đô cho tất cả các phòng ban. - Khuyến khích công chức tự sắp xếp, trang trí bàn làm việc phù hợp với tiêu chuẩn chung của cơ quan nhà nước mà vẫn tăng tính thẩm mỹ và gọn gang, chẳng hạn như trồng cây xanh nhỏ gọn nơi bàn làm việc.
Để tiện lợi khi xây dựng các tiêu chuẩn này, UBND huyện sẽ tổ chức cuộc thi thiết kế và bày trí phòng ban tới toàn bộ công chức, trong đó, nêu rõ ý nghĩa của các ý tưởng, chọn ra những ý tưởng nào đảm bảo được những tiêu chuẩn cả về tính
nhà nước.
Định kỳ đánh giá thi đua, bộ phận đánh giá đưa các tiêu chuẩn thi đua giữa các phòng ban, trong đó có nội dung xây dựng công sở văn minh, ngăn nắp, môi trường làm việc thân thiện làm tiêu chí đánh giá.
Hội nghị, lễ nghi, sinh hoạt văn hóa
Vào ngày kỷ niệm thành lập huyện hay các ngày kỉ niệm hoặc lễ lớn của địa phương, UBND huyện ngoài việc tổ các các hội nghị và lễ kỉ niệm thì phối hợp tổ chức giao lưu văn nghệ, thể thao giữa các phòng ban nhằm tạo sân chơi bổ ích và gắn bó với nhau hơn ngoài những công việc hàng ngày. Cụ thể:
- Ngày thành kỉ niệm chiến thắng Yếu khu (27/7/1951), sau khi tổ chức viếng nghĩa trang liệt sỹ thì ban tổ chức chương trình tăng thêm hoạt động gặp mặt ngày kỉ niệm lớn của địa phương cùng sự tham gia đông đảo của Cán bộ công chức, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu lịch sử địa phương với các phần dự thi được chuẩn bị trước như: Hỏi đáp về lịch sử địa phương, văn nghệ với nội dung ôn lại truyền thống lịch sử, các đoạn kịch ngắn dựng lại tình tiết lịch sử về những người anh hùng dân tộc gắn liền với chiến thắng này... Kế hoạch tổ chức sẽ gửi đến các phòng ban trực thuộc, việc chọn các cá nhân ở các phòng ban sẽ do cơ quan đó đề cử. Ban tổ chức sẽ chia đội ngẫu nhiên từ danh sach cá nhân gửi lên, đồng thời hỗ trợ việc luyện tập và tạo điều kiện để các đội chuẩn bị phần thi của mình được thực hiện tốt nhất.
- Những ngày lễ như 8/3, 20/10 hay 1/6, khuyến khích các phòng ban kết hợp tổ chức cùng nhau, hoặc là tập trung các phòng ban trong UBND huyện sẽ lập ban tổ chức và tổ chức thực hiện với mục tiêu là vui, đoàn kết, nhất trí và tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân ở các phòng ban khác nhau. Thiết kế chương trình phù hợp với nguồn kinh phí và đảm bảo được thời gian làm việc.
Lồng ghép các chương trình này cùng với tuyên dương những cá nhân có nhiều thành tích xuất sắc trong nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội của địa phương, qua
đó, ôn lại những truyền thống tốt đẹp, những nét văn hóa đặc trưng và trang sử vẻ vang của địa phương.
Kế hợp mở những bài ca truyền thống địa phương cùng với những hình ảnh gắn liền với biểu tượng vào trước giờ nghi lễ diễn ra.
Sau mỗi lễ kỉ niệm, phát động cuộc thi viết về cảm nhận về những chương trình đã tổ chức, qua đây cũng là cách để đánh giá chất lượng của chương trình cũng như chọn ra những bài thi tiêu biểu để đăng lên trang website của UBND huyện nhằm quảng bá những chương trình thi đua cũng như tạo ra sự tự hào và hứng khởi cho toàn bộ cán bộ, công chức trong cơ quan.
Về đồng phục
Đồng phục công sở không chỉ cho thấy nét văn hóa cũng như thẩm mỹ của cán bộ, nhân viên một tổ chức mà nó còn ảnh hưởng đến tâm lý, năng suất làm việc của nhân viên. Nó là diện mạo, tạo nên ấn tượng tốt cho hình ảnh của tổ chức, đồng thời đóng góp một phần không nhỏ tinh thần hòa đồng, đoàn kết và tính chuyên nghiệp, đóng vai trò tạo nên sức mạnh tập thể. Cũng như logo, đồng phục công sở thuộc về lớp văn hóa “tầng bề mặt” của cơ quan giúp cho tổ chức dễ dàng hơn trong việc khẳng định bản sắc, truyền thống cũng như thương hiệu của mình.
Với ý nghĩa đó, việc xây dựng đồng phục cho cán bộ, công chức tại UBND huyện là hết sức cần thiết. Việc thiết kế đồng phục sẽ tương đồng với gam màu chủ đạo mà logo đã thể hiện, đó là màu xanh dương và màu đỏ như sau:
- Nam: Quần tây xanh dương sẫm màu mặc với áo trắng mặc trong những ngày thứ hai, thứ tư và thứ sáu (riêng ngày thứ 2 thắt cravat đỏ để chào cờ); thứ 3 và thứ 5 thì mặc tự do, lịch sự theo quy định trang phục công sở.
- Nữ: Váy màu xanh dương sẫm màu mặc với áo trắng trong ngày thứ tư và thứ sáu; áo dài truyền thống màu đỏ đồng bộ với cravat của nam để chào cờ ngày thứ 2 cũng là trang phục để mặc trong các hội nghị, đại hội và nghi lễ trang trọng của huyện; thứ 3 và thứ 5 mặc tự do theo quy định chung về trang phục công sở.
- Áo thun tay ngắn in tên UBND huyện sau lưng để khi tham gia các phong trào do cấp trên tổ chức hay giao lưu văn nghệ thể thao với các huyện bạn dùng làm
7, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả sẽ mặc áo thun đồng phục của UBND huyện để trả kết quả cho người dân.
Tất cả các áo đồng phục đều in logo của địa phương.
Sau khi lấy ý kiến chung ở toàn bộ cán bộ công chức của UBND huyện, thống nhất chọn vải và kiểu mẫu để đặt đồng phục. UBND huyện ra văn bản quy định việc chấp hành mặc đồng phục trong toàn thể cán bộ công chức của UBND huyện nhằm tạo sự đồng bộ và thống nhất, coi đây là tiêu chí đánh giá thi đua thường kỳ của mỗi phòng ban, mỗi cá nhân.
Biểu tượng
Tăng cường sự xuất hiện của logo trên các phương tiện thông tin để nhấn mạnh được ý nghĩa của nó cũng như khơi dậy sức mạnh tập thể của lao động khi thực hiện nhiệm vụ. Khi trưng bày logo của địa phương cũng cần phải có những bài viết gắn liền với ý nghĩa của logo để giúp công chức hiểu rõ thêm những giá trị ẩn sau biểu tượng này.
Logo của địa phương cần được trưng bày trên các ấn phẩm và khu trưng bày các hình ảnh về lịch sử, truyền thống của cơ quan. Tại mỗi phòng họp của các cơ quan, đơn vị nên thống nhất trưng bày thêm logo của địa phương.
Vào ngày lễ kỉ niệm chiến thắng Yếu khu (năm chẵn), việc tuyên dương những cá nhân và tập thể sẽ tặng Kỷ niệm chương là logo của huyện cho các cá nhân, tập thể có thành tích cao trong phong trào thi đua. Ngoài ra, những món quà tặng nhân những ngày lễ lớn nên in thêm logo lên vật phẩm như balo, sổ, bút, lịch năm mới…
Hiện nay, việc sử dụng thư điện tử được cán bộ công chức dùng để trao đổi dữ liệu làm việc nhưng mỗi cá nhân sử dụng một chữ ký thư điện tử riêng. Vì vậy, để tạo hình ảnh chuyên nghiệp và đồng bộ thì UBND huyện nên thống nhất chuẩn hóa chữ ký thư điện tử cho toàn bộ cán bộ công chức, chữ ký bao gồm:
<Họ tên>
<số điện thoại di động> <email>
< tên phòng ban đang công tác-số điện thoại bàn của cơ quan> < UBND huyện Trảng Bom>
<website: trangbom.dongnai.gov.vn>
Bên trái của những thông tin này là logo của UBND huyện.
Các loại biểu mẫu như bìa hồ sơ, bao thư, thiệp chúc mừng mà các phòng ban trực thuộc UBND huyện đang sử dụng nên thiết kế in logo bên trái thông tin phòng ban để đảm bảo đồng nhất, dễ nhận diện và đây cũng là cách tăng cường mức độ nhận biết cho công chức vì nó gắn liền với công việc thường ngày.
Tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả-nơi mà người dân thường xuyên giao