5. Kết cấu của luận văn
2.3. Phân tích thực trạng văn hóa tổ chức UBND huyện Trảng Bom
2.3.1. Thực trạng các giá trị hữu hình
Hệ thống trụ sở và trang thiết bị làm việc
Trụ sở UBND huyện Trảng Bom đặt tại Khu phố 3, Thị trấn Trảng Bom, huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai. Đây là địa điểm thuộc trung tâm hành chính của huyện nên rất thuận tiện cho người dân liên hệ cũng như thuận lợi cho cán bộ, công chức đi lại và giải quyết các công việc chuyên môn. Thiết kế hệ thống trụ sở phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan trực thuộc chuyên môn thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, chức năng của các phòng ban. Các phòng ban nằm trong khuôn viên của UBND huyện bao gồm: Văn phòng HĐND& UBND huyện, Thanh tra huyện, phòng Tư pháp, phòng Nội vụ, phòng Văn hóa-Thông tin,
phòng Lao động-Thương binh & Xã hội, phòng Y tế, phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Kinh tế, phòng Quản lý Đô thị, phòng Dân tộc.
Trụ sở của UBND huyện được đặt tại vị trí thuận lợi phục vụ công việc, môi trường xung quanh thích hợp (nằm dọc Quốc lộc 1A nhưng không quá ồn ào), trang bị phương tiện làm việc đầy đủ, từng bước được hoàn thiện, cải tiến phục vụ tốt hơn cho công vụ. Tại văn phòng, mỗi công chức được trang bị đầy đủ dụng cụ văn phòng phẩm máy tính riêng để làm việc.
Theo khảo sát từ cán bộ công chức của UBND huyện, tại phát biểu “Hệ thống trụ sở và trang thiết bị văn phòng làm việc đáp ứng được nhu cầu công việc” thì kết quả trung bình là 3,864 (xem bảng 2.6); điều này thể hiện việc đánh giá chưa cao về trụ sở và trang thiết bị. Theo quan sát thì bảng tên trụ sở của UBND huyện chưa nổi bật, bảng chỉ dẫn hành chính chưa được bố trí, thiết bị văn phòng hiện tại, đặc biệt là phần mềm máy tính vẫn đang trong quy chuẩn hóa mà chưa được nâng cấp đồng bộ để đạt hiệu suất cao trong công việc.
Kết quả khảo sát từ người dân về “Trụ sở và trang thiết bị hiện đại” thì được đánh giá khá cao ở mức 4,234 (xem bảng 2.6); điều này dễ hiểu rằng tại bộ phận một cửa- nơi mà người dân thường xuyên giao dịch đã được trang bị tốt về cơ sở vật chất. Trong phòng làm việc có bảng hướng dẫn người dân các bước thực hiện giao dịch cùng với việc niệm yết công khai bộ thủ tục hành chính giúp người dân dễ thực hiện. Cùng với đó, nhận định “Phòng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có đầy đủ tiện nghi” cũng được đánh giá tốt. Trong phòng tiếp nhận và trả kết quả có đầy đủ quạt, máy lạnh, ghế chờ, máy lấy số, màn hình báo số, quạt, bút ghi hồ sơ... Các trang thiết bị tại phòng này được trang bị đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu của người dân khi đến liên hệ. Tuy nhiên, bảng tên "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" chưa bố trí lộ ra bên ngoài nên sau khi đem xe vào sâu bãi gửi xe thì người dân có thể không nhận diện được phòng này.
Từ báo cáo kết quả cải cách hành chính có ghi nhận hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành ở các cơ quan, đơn vị còn chậm, chưa đồng bộ, thiếu liên kết với các ngành, đơn vị khác, vì vậy chưa phát
huy hết hiệu quả. Thực tế cho thấy có hai lý do dẫn đến hạn chế này: Một là, do việc trang thiết bị hệ thống máy tính và phềm mềm hiện đại chưa được đầu tư đúng mức; hai là, do nhận thức về tầm quan trọng của ứng dụng công thông tin trong xử lý công việc của công chức chưa đạt được mức độ cao (để phân tích nguyên nhân này sẽ trình bày chi tiết trong thực trạng những quan niệm chung ở phần 2.3.3)
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về hệ thống trụ sở và trang thiết bị làm việc Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Số mẫu Công chức Hệ thống trụ sở và trang thiết bị văn phòng làm việc đáp ứng được nhu cầu công việc
3,864 0,818 110
Người dân Hệ thống trụ sở và trang thiết
bị văn phòng làm việc hiện đại 4,234 0,707 145 Người dân
Phòng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có đầy đủ tiện nghi (máy lạnh, bàn ghế…)
4,117 0,838 145
Nguồn: Tác giả tổng hợp Cách bố trí sơ đồ tổ chức
Về nhận định “Cách bố trí, sắp xếp nơi tiếp nhận và trả kết quả hợp lý” và “Cách bố trí sơ đồ tổ chức thuận tiện cho nhân viên làm việc” được người dân đánh giá tại mức 3,393 (xem bảng 2.7) và cán bộ công chức đánh giá 3,973 (xem bảng 2.7). Vì bộ phận một cửa được bố trí tại ngay lối vào, bên phải bãi giữ xe, sau khi gửi xe là người dân có thể thấy ngay phòng một cửa để tiện lợi liên hệ các hồ sơ thủ tục hành chính. Tuy nhiên, bảng tên "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" thì chưa to và bố trí hơi lùi vào bên trong so với cửa vào nên nếu không chú ý thì người dân có thể không nhìn thấy. Các phòng ban bên trong UBND huyện được bố trí hợp lý và chặt chẽ trong giải quyết công việc. Cách bố trí sơ đồ tổ chức được sắp xếp theo chức năng chuyên môn của các phòng ban trực thuộc. Khu nhà trụ sở được chia thành hai dãy, một dãy thuộc khối văn hóa xã hội, một dãy thuộc khối kinh tế, theo
đó, các phòng ban thuộc các khối này có mối liên hệ mật thiết trong công tác chuyên môn. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần nhau, các phòng ban nhận và trả kết quả cũng như phòng tiếp dân được bố trí gần lối ra vào để thuận tiện cho người dân liên hệ. Các cơ quan tự sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý phòng làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc một cách hiệu quả nhất. Cách thức sắp xếp và bố trí tổ chức trong mỗi cơ quan tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, công chức cũng như giữa họ và nơi làm việc.
Tuy nhiên tại câu hỏi khảo sát về “Bố trí vị trí làm việc của từng công chức thuận tiện cho người dân giao dịch” thì được đánh giá chưa cao. Có thể thấy việc phân chia các lĩnh vực thủ tục hành chính chưa hợp lý, tại vị trí số 1, số 2 và số 3 là nơi tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực đất đai nhưng ô trả kết quả thì lại vị trí số 9 làm người dân dễ lúng túng khi đến nhận kết quả. Thay vào đó tại vị trí số 8 và số 9 là lĩnh vực đăng ký kinh doanh và thương binh xã hội. Ở những vị trí còn lại thì trống.
Tại phát biểu "Các quy trình thủ tục hành chính được niêm yết công khai, minh bạch" được người dân đánh giá ở mức 4,083 (xem bảng 2.7), tất nhiên không phải do UBND huyện chưa niêm yết đầy đủ thủ tục hồ sơ hành chính mà theo quan sát từ thực tế, thủ tục hành chính được niêm yết công khai đầy đủ ở bên phải cửa vào phòng Một cửa nhưng thiếu bảng tên chỉ dẫn nơi niêm yết các thủ tục hành chính nên hầu như người dân khi bước vào bị lúng túng khi tìm thủ tục niêm yết.
"Người dân dễ dàng liên hệ với cơ quan chức năng chuyên môn" đánh giá ở mức 3,393 (bảng 2.7) do ở bố trí số điện thoại để liên hệ với ban lãnh đạo UBND huyện để bảng khá nhỏ và chưa có niêm yết thông tin về các cơ quan chức năng trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính và số điện thoại các phòng ban này nên theo báo cáo từ kết quả cải cách hành chính vẫn còn tồn tại tính minh bạch của thủ tục hành chính chưa được chú trọng, chưa thực hiện nghiêm, nhất là trong tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về bố trí sơ đồ tổ chức Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Số mẫu Công chức Cách bố trí sơ đồ tổ chức thuận tiện cho công chức làm việc
3,973 0,829 110
Người dân Cách bố trí, sắp xếp nơi tiếp
nhận và trả kết quả hợp lý 3,393 0,810 145 Người dân
Bố trí vị trí làm việc của từng công chức thuận tiện cho người dân giao dịch
3,517 0,774 145
Người dân
Các quy trình thủ tục hành chính được niêm yết công khai, minh bạch
4,083 0,795 145
Người dân
Người dân dễ dàng liên hệ với cơ quan chức năng chuyên môn
3,393 0,868 145
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Không gian bày trí phòng làm việc
Không gian bài trí của các phòng ban mang đậm chất hành chính nhà nước, đó là đơn giản, lịch sự, đảm bảo tính dễ dàng liên hệ giao dịch và tính bảo mật thông tin trong quản lý nhà nước. Mỗi phòng ban đều có một phòng họp riêng. Tuy nhiên mức đánh giá của cán bộ, công chức về nhận định này chỉ trên mức trung bình (giá trị trung bình là 3.564, xem bảng 2.8) vì mỗi phòng ban tuy đầy đủ trang thiết bị, vật dụng văn phòng, song vẫn chưa thực sự được bày trí đẹp mắt và thu hút người nhìn. Thực tế, theo quan sát thực tế các phòng ban hầu như ít trưng bày bình hoa
hay cây xanh trong các phòng làm việc, việc trang trí văn phòng chủ yếu là dựa trên những thiết kế và vật dụng có sẵn mà ít quan tâm đến việc bày trí mang tính thẩm mỹ cao. Các vật dụng như bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, cách bố trí phòng ốc cũng chỉ mang cảm tính của mỗi cá nhân sử dụng, không có sự đồng nhất về mẫu mã và kiểu dáng bố trí hướng đặt bàn ghế.
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát về không gian bày trí phòng làm việc
Câu hỏi đánh giá Giá trị
trung bình
Độ lệch
chuẩn Số mẫu
Không gian bày trí tại phòng làm việc giúp tạo cảm hứng cho nhân viên làm việc.
3,564 1,027 110
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hội nghị, lễ nghi, sinh hoạt văn hóa
Vì là cơ quan nhà nước nên việc tổ chức các hội nghị, lễ nghi được tổ chức rất trang trọng và chất lượng (đánh giá ở mức 4.064 bảng 2.9), bao gồm chào mừng những ngày lễ lớn như Quốc khánh 2/9, 30/4.... Bên cạnh đó, hàng tuần tại trụ sở UBND huyện có sinh hoạt chào cờ đầu tuần với sự tham gia đông đảo của cán bộ, công chức trong UBND huyện.
Bên cạnh ngày Hội nghị cán bộ công chức và các ngày lễ chung theo quy định của Nhà nước thì vào các ngày lễ như 8/3, 20/10, trung thu..., mỗi phòng ban đều tặng quà hoặc phát tiền cho cán bộ công chức. Tuy nhiên, các phòng ban tự tổ chức với những hình thức khác nhau chứ chưa có sự phối hợp chung của toàn bộ UBND huyện, chưa có hình thức giao lưu cho toàn thể cán bộ công chức.
Về sinh hoạt văn hóa thực tế thì tại UBND huyện cũng chưa có các hoạt động giao lưu thể thao, văn nghệ chung mà chỉ có các phòng ban chọn cán bộ công chức tham gia hoạt động phong trào này theo kế hoạch của cấp trên tổ chức. Việc tổ chức nghỉ dưỡng hàng năm cho cán bộ công chức cũng không tập trung toàn bộ UBND huyện mà chỉ có kế hoạch tổ chức riêng lẻ của từng phòng ban.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về các cuộc họp, hội nghị, nghi lễ
Câu hỏi đánh giá Giá trị
trung bình
Độ lệch
chuẩn Số mẫu
Các cuộc họp, hội nghị, nghi lễ, đại hội của cơ quan được diễn ra có chất lượng
4,064 0,793 110
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Biểu tượng
Hình 2.2: Logo của huyện Trảng Bom
(Nguồn: http://trangbom.dongnai.gov.vn/)
Ý nghĩa của logo huyện Trảng Bom được ban lãnh đạo giải thích như sau: - Tòa nhà cao tầng tượng trưng cho các khu công nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh của địa phương;
- Khung đỏ tượng trưng cho chiến thắng Yếu khu quân sự Trảng Bom với tinh thần đoàn kết một lòng, khung đỏ giống như hai cánh tay nhập lại thể hiện sự quyết tâm chiến thắng;
- Bánh răng cưa nằm dưới khung đỏ tượng trưng cho ngành công nghiệp chủ lực của địa phương;
- Vạch trắng dưới khung đỏ tượng trưng cho hạ tầng kỹ thuật phát triển của địa phương ;
- Vòng màu trắng bên ngoài hình con chim bồ câu tượng trưng cho hòa bình, hữu nghị và phát triển.
Mức độ nhận biết logo của đội ngũ cán bộ, công chức là 3,809 (bảng 2.10). Theo khảo sát, mọi người chỉ biết logo của địa phương qua trang web và có đăng tải trên ấn phẩm chứ không để trên được trưng bày nhiều tại các cơ quan đơn vị cũng như chưa có sự quán triệt nội dung ý nghĩa của logo đến toàn thể công chức nên mức độ nhận biết của công chức với logo địa phương là trên trung bình. Hơn nữa, tại bộ phận một cửa và phòng tiếp dân cũng không trưng bày logo. Khi được hỏi về mức độ cảm nhận về ý nghĩa của logo thì người dân cùng chưa cảm nhận thấy được định hướng hoạt động của UBND huyện thông qua logo. Đây cũng là hạn chế trong việc trưng bày và truyền tải ý nghĩa biểu tượng của địa phương đến các cán bộ công chức và người dân biết.
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về mức độ nhận biết logo địa phương Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình
Độ lệch
chuẩn Số mẫu
Công chức Mọi người đều nhận biết logo
của địa phương mình. 3,809 0,893 110 Công chức Logo hiện tại gắn liền với lịch
sử, truyền thống của địa phương 3,836 1,000 110 Người dân
Người dân dễ dàng nhìn thấy logo của địa phương tại trụ sở UBND huyện
2,834 0,745 145
Người dân Logo thể hiện định hướng hoạt
động của UBND huyện 3,297 0,921 145 Người dân Logo gây ấn tượng tốt cho người
dân 3,862 0,805 145 Nguồn: Tác giả tổng hợp
Bài hát truyền thống
Hầu như bài hát truyền thống được mở vào sáng sớm thứ 2, trước giờ chào cờ đầu tuần và các buổi lễ kỉ niệm lớn của địa phương nhưng mức độ nhận biết của cán bộ, công chức vẫn chưa cao (mức độ nhân biết trung bình 3,127 bảng 2.11). Tuy nhiên, khi đánh giá về ý nghĩa thì bài hát truyền thống mang tính đặc thù của địa phương khá cao. Có nghĩa là khi được nghe bài hát thì công chức cảm nhận ý nghĩa nội dung bài hát truyền tải nhưng vẫn hạn chế về mức độ quan tâm với với bát truyền thống của địa phương. Nguyên nhân theo khảo sát từ ban lãnh đạo là do mức độ quán triệt nội dung này chưa cao đến công chức chưa nên họ ít biết đến.
Bảng 2.11: Kết quả khảo sát về mức độ nhận biết bài hát truyền thống Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình
Độ lệch
chuẩn Số mẫu
Công chức
Mọi công chức của UBND huyện đều biết bài hát truyền thống của địa phương.
3,127 0,889 110
Công chức Bài hát truyền thống giúp tạo nên
đặc thù của địa phương 4,036 0,823 110
Công chức
Thông qua bài hát truyền thống, công chức cảm thấy tự hào về tổ chức của mình.
4,100 0,812 110
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Các ấn phẩm điển hình và lịch sử, truyền thống
Với phát biểu "Những tài liệu về cơ quan được phát hành ra bên ngoài có nội dung phong phú và thể hiện đầy đủ thông tin" được đánh giá chỉ ở mức 3,655 (xem bảng 2.12). Các ấn phẩm điển hình chủ yếu viết về lịch sử hình thành và phát triển của địa phương cùng những thành tựu về kinh tế-xã hội. Tuy nhiên ấn phẩm này chưa thể hiện nhiều những mẩu chuyện, những cá nhân tiêu biểu của chính quyền đã có đóng góp to lớn qua những giai đoạn lịch sử.
Bảng 2.12: Kết quả khảo sát thực trạng về các ấn phẩm điển hình Đối tượng
khảo sát Câu hỏi đánh giá
Giá trị trung bình
Độ lệch
chuẩn Số mẫu
Công chức
Những tài liệu về cơ quan được phát hành ra bên ngoài có nội dung phong