7. Bố cục luận văn
1.4.3. Những hoạt động trong công tác tổ chức hướng dẫn du lịch
1.4.3.1. Hoạt động tổ chức, sắp xếp dịch vụ
Đây là hoạt động có tính chất cơ bản được thực hiện sau khi khách hàng đã kí kết hợp đồng du lịch với công ty, tổ chức kinh doanh du lịch. Công tác tổ chức này bao gồm các hoạt động tổ chức: tổ chức đón khách, tổ chức vận chuyển, tổ chức lưu trú, tổ chức ăn uống, tổ chức tham quan, tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí,
và cuối cùng là tổ chức tiễn khách. Dựa vào những điều khoản, mục đã được thống nhất giữa hai bên mà phía cung du lịch thực hiện hoạt động này. Đối với hoạt động hướng dẫn du lịch tại điểm tham quan du lịch thì hoạt động tổ chức tham quan, lưu trú, ăn uống đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những dịch vụ tại nơi khách sẽ dừng chân. Các dịch vụ trong hành trình tour, chuyến tham quan của du khách đã được lập thành những bản thông tin là: chương trình, lịch trình, bản hợp đồng…là những khung căn cứ cho vấn đề thực hiện cam kết của nhà tổ chức đối với khách du lịch. Đồng thời đó cũng là những nội dung trong hoạt động tổ chức các dịch vụ du lịch trong suốt quá trình hướng dẫn du lịch của HDV, tổ chức kinh doanh du lịch.
1.4.3.2. Hoạt động thông tin
Dựa vào đặc điểm đoàn khách và những yêu cầu của khách trong quá trình làm việc với công ty lữ hành. Những bộ phận có liên quan của công ty, tổ chức du lịch sẽ có nhiệm vụ cung cấp toàn bộ thông tin về chương trình, dịch vụ, nhà cung ứng dịch vụ cho khách một cách đầy đủ nhất. Để từ những thông tin này khách hàng có sự cân nhắc nếu đang trong quá trình xem xét mua tour du lịch, hoặc là sự khẳng định về chất lượng tour du lịch với khách hàng theo đúng những gì đã cam kết từ nhà cung ứng. Trong quá trình thực hiện chương trình phía công ty tổ chức tour du lịch cho khách cũng phải có cung cấp đầy đủ toàn bộ những thông tin về đoàn khách: số lượng, cơ cấu, nhu cầu thậm chí là sở thích để từ đó các đối tác cung ứng sẽ có sự chuẩn bị chu đáo để đưa đến những dịch vụ tốt nhất. Hoạt động thông tin cũng được thể hiện rõ trong công việc của HDV. Trong quá trình phục vụ khách, HDV thực hiện công việc truyền tải những thông tin về điểm đến, điểm tham quan, lịch trình, dịch vụ...đối với các thành viên trong đoàn khách du lịch. Tại điểm tham quan thì đó là những thông tin cơ bản, chi tiết, sâu sắc về đối tượng mà du khách sẽ hoặc đang thưởng lãm.
1.4.3.3. Hoạt động kiểm tra và giám sát
Một chương trình du lịch, tham quan sẽ không thể có sự hoàn hảo nếu như trong suốt lịch trình không có sự kiểm tra và giám sát từ phía công ty cung ứng tour du lịch cho khách. Thực hiện hoạt động này trên thực tế thường là của bộ phận điều
hành tour, và người trực tiếp là HDV. Việc cung ứng dịch vụ của các nhà cung cấp theo yêu cầu của chương trình sẽ có một quá trình kiểm tra trước khi đoàn khách tới. Hoạt động này vẫn tiếp tục được thực hiện cả trong khi đoàn khách đang sử dụng các dịch vụ.
1.4.3.4. Hoạt động chăm sóc khách hàng
Những nhu cầu mới ngoài chương trình của du khách thường xuyên phát sinh trong quá trình tham gia tour du lịch. Một nhà cung ứng tốt, một HDV chuyên nghiệp trước vấn đề này không chỉ thực hiện đúng chương trình mà còn phải giúp khách thỏa mãn những nhu cầu phát sinh chính đáng đó.
1.4.3.5. Hoạt động quảng bá và quảng cáo
Với bất kì một công ty, tổ chức du lịch nào hoạt động quảng bá và quảng cáo cũng đóng vai trò như là một tất yếu. Trong một công ty thì đảm nhận vai trò này thường có một bộ phận riêng đó là bộ phận Marketing. Nếu xét về mục đích thì bộ phận này cũng thực hiện hoạt động hướng dẫn du lịch đối với du khách, du khách tiềm năng, người có mong muốn, có nhu cầu. Trong quá trình thực hiện tour vai trò quảng bá và quảng cáo về nhà cung ứng, điểm tham quan, dịch vụ...lại được thể hiện rõ bởi HDV, chất lượng dịch vụ của các đối tác cung ứng. Như vậy để có thể làm tốt hoạt động này trong quá trình hướng dẫn du lịch thì vấn đề đảm bảo đến mức tốt nhất tất cả các dịch vụ, sự chuyên nghiệp trong từng phần công việc tạo nên sự hài lòng của khách hàng chính là một hình thức quảng bá và quảng cáo tốt nhất.