Để triển khai thực hiện BSC tại Công ty, tác giả xây dựng quy trình thực hiện BSC được mô tả như Hình 3.1.
Diễn giải các bước trong quy trình:
Bước 1. Xây dựng BSC cho công ty cổ phần Nha Trang seafoods - F17
Bước đầu tiên trong quy trình triển khai BSC cho công ty là xây dựng BSC cho công ty cổ phần Nha Trang seafoods - F17. Trong bước này, hệ thống BSC được xây
Xây dựng BSC cho công ty
Triển khai BSC cho các bộ phận phòng ban
Dựa trên BSC mô tả công việc cho từng vị trí công tác của nhân viên
Thiết lập hệ thống các thước đo KPI cho từng viễn cảnh
Theo dõi việc thực hiện KPI
Báo cáo kết quả đánh giá
dựng với các KPI cho bốn Viễn cảnh Tài chính, Khách hàng, Qui trình nội bộ, và Đào tạo & Phát triển.
Bước 2. Triển khai BSC cho các bộ phận phòng ban:
Hệ thống BSC sau khi được xây dựng xong cần triển khai đến các bộ phận phòng ban của công ty, mà đứng đầu là các trưởng phòng chịu trách nhiệm triển khai thực hiện BSC (Bảng 3.1).
Bảng 3.1. Các bộ phận triển khai thực hiện BSC
Viễn cảnh Bộ phận thực hiện
TÀI CHÍNH - Ban Giám đốc
- Phòng Tài vụ kế toán
KHÁCH HÀNG
- Ban Giám đốc
- Phòng Tài vụ kế toán - Phòng Phát triển kinh doanh - Phòng Quản lý chất lượng - Phòng quản lý kỹ thuật - Phòng quản lý vật tư CÁC QUI TRÌNH NỘI BỘ - Văn phòng Tổng giám đốc - Phòng Tài vụ kế toán - Phòng Phát triển kinh doanh - Phòng Quản lý chất lượng - Phòng quản lý kỹ thuật - Phòng quản lý vật tư
ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN
- Văn phòng Tổng giám đốc - Phòng tổ chức nhân sự - Phòng Tài vụ kế toán - Phòng Phát triển kinh doanh - Phòng Quản lý chất lượng - Phòng quản lý kỹ thuật - Phòng quản lý vật tư
Bước 3. Dựa trên BSC mô tả công việc cho từng vị trí công tác của nhân viên:
Bước này chỉ rõ mô tả công việc cho từng vị trí công tác của nhân viên, bao gồm chức năng, nhiệm vụ và giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 4. Thiết lập hệ thống các thước đo KPI cho từng viễn cảnh:
Thiết lập hệ thống các thước đo KPI cho từng viễn cảnh và giao cho từng Bộ phận thực hiện (Bảng 3.2).
Bảng 3.2. Các thước đo KPI và bộ phận chịu trách nhiệm Viễn cảnh Mục tiêu KPI Bộ phận thực hiện TÀI C HÍN H - Tăng kim ngạch xuất khẩu
Tỷ suất sinh lợi trên tài sản (ROA) P. Tài chính Tỷ suất sinh lợi trên tổng vốn cổ
phần (ROE) P. Tài chính
Tỷ lệ doanh thu từ khách hàng mới P. Tài chính - Tăng doanh thu của
các mặt hàng GTGT cao Tỷ lệ doanh thu từ các mặt hàng có GTGT cao P. Tài chính KHÁC H HÀNG - Tiếp tục giữ vững và duy trì quan hệ tốt với khách hàng truyền thống - Cung cấp sản phẩm đạt chất lượng theo yêu cầu của khách hàng - Không ngừng tìm kiếm khách hàng mới - Mở rộng thị trường xuất khẩu Tỷ lệ khách hàng thoả mãn chất lượng dịch vụ P. Khách hàng
Tỷ lệ khách hàng khiếu nại được
xử lý hài lòng P. Khách hàng Tỷ lệ khách hàng trung thành trong thị trường mục tiêu P. Khách hàng Số lượng và tần suất nhận sự phàn nàn của khách hàng P. Khách hàng Tỷ lệ khách hàng mới P. Khách hàng % KH trong thị trường mục tiêu P. Phát triển
% các sản phẩm đạt tiêu chuẩn được vận chuyển đến cho khách hàng P. Phát triển kinh doanh CÁC QUI TRÌNH N ỘI BỘ - Kiểm soát tốt nguyên vật liệu đầu vào
- Duy tu, bảo dưỡng hoặc thay mới MMTB đã xuống cấp - Đầu tư thêm MMTB mới đáp ứng mở rộng sản xuất - Tăng tỷ trọng các sản phẩm có GTGT cao Tỷ lệ phế liệu phế phẩm P. Quản lý vật tư Tỷ lệ MMTB cần thay mới P. Quản lý
kỹ thuật Tỷ lệ MMTB mới đưa vào hoạt
động kinh doanh P. Quản lý kỹ thuật Tỷ trọng sản phẩm có GTGT cao P. Phát triển kinh doanh ĐÀO TẠ O & PHÁT T R IỂN - Phát triển lực lượng lao động có kinh nghiệm và tay nghề - Hoàn thiện công tác đầu tư và nghiên cứu phát triển.
Lợi nhuận trên CBNV P. Tài chính
Tỉ lệ nhân viên có tay nghề cao P. Quản lý kỹ thuật Giảm thiểu sự cố ngừng việc do hư
hỏng của máy móc thiết bị
P. Quản lý kỹ thuật Tỉ lệ máy móc thiết bị mới/được
nâng cấp
P. Quản lý kỹ thuật
Bước 5. Theo dõi việc thực hiện KPI:
Để theo dõi việc thực hiện KPI có thể thiết lập bảng so sánh giữa kế hoạch đặt ra và thực tế đạt được (Bảng 3.3). Thông qua Bảng 3.3, cho phép lãnh đạo công ty nắm được bức tranh tổng thể về các KPI tại những thời điểm cần thiết, từ đó có cơ sở để ra các quyết định quản lý hiệu quả.
Bảng 3.3. Mẫu thiết lập các tiêu chí đánh giá thực hiện
KPI Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Ưu tiên
Danh mục các thước đo Tài chính
F1.1: Tỷ suất sinh lợi trên tài sản (ROA) F1.2: Tỷ suất sinh lợi trên tổng vốn cổ phần (ROE)
F1.3: Tỷ lệ doanh thu từ khách hàng mới F1.4: Tỷ lệ doanh thu từ các mặt hàng có GTGT cao
Danh mục các thước đo Khách hàng
C1.1: Tỷ lệ khách hàng thoả mãn chất lượng dịch vụ
C1.2: Tỷ lệ khách hàng khiếu nại được xử lý hài lòng C1.3: Tỷ lệ khách hàng trung thành trong thị trường mục tiêu C1.4: Số lượng và tần suất nhận sự phàn nàn của khách hàng C1.5: Tỷ lệ khách hàng mới
C1.6: % KH trong thị trường mục tiêu
C1.7: % các sản phẩm đạt tiêu chuẩn được vận chuyển đến cho khách hàng
Danh mục các thước đo Qui trình nội bộ
P1.1: Tỷ lệ phế liệu phế phẩm P1.2: Tỷ lệ MMTB cần thay mới
P1.3: Tỷ lệ MMTB mới đưa vào hoạt động kinh doanh
Danh mục các thước đo Đào tạo và Phát triển
L1.1: Lợi nhuận trên CBNV
L1.2: Tỉ lệ nhân viên có tay nghề cao L1.3: Giảm thiểu sự cố ngừng việc do hư hỏng của máy móc thiết bị
L1.4: Tỉ lệ máy móc thiết bị mới/được nâng cấp
Bước 6. Báo cáo kết quả đánh giá:
Nhiệm vụ của bước này là tìm ra các nguyên nhân cho những thước đo không đạt kế hoạch đề ra dựa theo kết quả của bước 5, từ đó có những giải pháp hợp lý để điều chỉnh.