Đối với công ty, các đơn vị khác nhau, tại thời điểm và trong các điều kiện khác nhau, KPI sẽ thay đổi. Nó được thể hiện bằng những con số chỉ ra mức độ hiệu quả của công ty trong những mảng kinh doanh quan trọng nhất. Dựa trên phân tích thực tế các doanh nghiệp thành đạt chỉ ra rằng có một số nguyên tắc chung cho việc thành lập hệ thống KPI. Có năm nguyên tắc như sau:
Nguyên tắc 1 – Quan hệ giữa KPI với các nhân tố cơ bản xác định giá trị của công ty: Hệ thống KPI gồm một tập hợp các chỉ số của các loại khác nhau, cho phép
Sứ mệnh
tầm nhìn Chiến lược
Chuyển tải CL vào Tài chính Chuyển tải CL vào Khách hàng CL vào Quy trình nội bộ CL vào Học hỏi & phát triển Các chỉ số then chốt đánh giá thực hiện công việc KPI Bản đồ chiến lược Xây dựng Đo lường Giám sát Báo cáo Các mục tiêu chiến lược (CL)
BS C Các yếu tố thành công then chốt (CSF) Kết quả về tài chính Sự hài lòng của khách hàng Quy trình nội bộ tiên tiến Động lực phát triển nguồn nhân lực
giám sát các tham số tài chính và hoạt động của công ty trong những khoảng thời gian khác nhau. Vốn hoá công ty được xác định không chỉ bằng hoạt động hiện tại của nó, mà còn dựa vào kỳ vọng của nhà đầu tư liên quan đến tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. KPI cần phải theo dõi các thông số xác định sự thay đổi trong vốn hoá của công ty. Điều này có thể có cả hai chỉ tiêu tài chính và phi tài chính mang đặc điểm của các thông số hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao hệ thống KPI của công ty phải bao gồm một số dự báo ngắn và trung hạn của chỉ số theo dõi sự phát triển kinh doanh tiềm năng. KPI cũng có thể bao gồm cả hai chỉ số hàng đầu để giúp nhà quản lý dự đoán kết quả hoạt động của công ty, cũng như các chỉ số của các kết quả đã đạt được.
Nguyên tắc 2 – Xây dựng bộ KPI liên quan mật thiết với nhau cho các cấp độ quản trị khác nhau của doanh nghiệp: Để đo lường hiệu quả công việc của ban
lãnh đạo cần phải có các chỉ số khác nhau, và các nhà quản lý trên mọi cấp cần phải biết họ chịu trách nhiệm trước những chỉ số nào. Điều quan trọng là hệ thống các KPI ở các cấp độ khác nhau đã được liên hệ với nhau, nghĩa là, mỗi lớp chỉ số tiếp theo cần được thuyết minh rõ và chi tiết ở mức các nhân tố cụ thể được kiểm soát bởi một lãnh đạo nào đó. Do đó, hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động của công ty phải là một tập hợp các chỉ số liên quan với nhau, bắt đầu với các thông số chung nhất ở cấp quản lý cao cấp và kết thúc bằng các thông số hoạt động rất cụ thể và bằng quyết định ở mức độ phòng ban trực tuyến.
Nguyên tắc 3 - KPI phải phù hợp với những điều kiện cụ thể và nhiệm vụ của từng phòng ban: Thị trường cụ thể và điều kiện thực tế trong nội bộ công ty của
mỗi đơn vị kinh doanh là khác nhau. Vì vậy, yếu tố thành công của các lĩnh vực kinh doanh cần phải có chỉ số hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 4 – KPI phải đơn giản, dễ hiểu: Hệ thống KPI cho toàn bộ tổ chức
cần xác định một cách rõ ràng và chính thức các nhân tố cơ bản xác định kết quả kinh doanh, chúng được chi tiết cho từng cấp quản lý và thiết lập nhiệm vụ cụ thể cho các nhà quản lý cụ thể để đảm bảo thực hiện chúng. Hoàn toàn vô nghĩa khi giao nhiệm vụ cho nhân viên nhưng họ không hiểu, khi đó họ không biết những gì được mong đợi từ họ và những gì họ nên làm. Nhưng thậm chí còn vô nghĩa hơn khi xây dựng một tập hợp các KPI cho đơn vị, nếu như đơn vị không có khả năng làm ảnh hưởng đến giá trị
của tham số được theo dõi. Càng đơn giản, càng dễ hiểu cho nhân viên, hệ thống KPI càng hiệu quả.
Vì vậy, số lượng KPI cho từng cấp của tổ chức nên không quá 50-10. Số lượng KPI tương đối nhỏ cho từng cấp quản lý cho phép các nhà quản lý tập trung vào những điều thực sự quan trọng.
Nguyên tắc 5 - Sự lặp lại: Theo mức độ thay đổi của môi trường bên ngoài và
các ưu tiên, cũng như theo mức độ phát triển bên trong của tổ chức, KPI được sử dụng và tính ưu tiên tương đối của chúng có thể và cần phải thay đổi. Các chỉ số cụ thể sẽ phụ thuộc vào thời điểm cụ thể, cho nên xây dựng hệ thống KPI hiệu quả một lần và mãi mãi là không thể.
Như vậy, cần một cách tiếp cận tích hợp vào toàn bộ hệ thống quản lý kết quả kinh doanh, bao gồm cả KPI, lập kế hoạch, và thiết lập nhiệm vụ dựa trên cơ sở của chúng, và qui trình quản lý, dựa trên các dữ liệu đầu vào đó.