KPI là phương pháp đo lường hiệu suất (kết quả thực hiện công việc) bằng cách thiết lập một hệ thống chỉ số hiệu suất, biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức, điều đóng vai trò hết sức quan trọng đối với thành công hiên tại cũng như tương lai của tổ chức (David Parmenter, 2009).
Như vậy, các chỉ số đo lường hiệu suất dùng để gọi một hệ thống giới hạn các thông số quan trọng, được sử dụng bởi các nhà quản lý để theo dõi và chẩn đoán hiệu quả hoạt động của công ty và trên cơ sở đó ra quyết định tiếp theo. KPI cần phải phản ánh tất cả các thông tin quan trọng nhất đối với quản lý kinh doanh.
Theo David Parmenter, KPI bao gồm khoảng 100 chỉ số, chia làm 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất là: KRI (chỉ số kết quả cốt yếu), PI (chỉ số hiệu suất) và KPI (chỉ số hiệu suất cốt yếu):
Hình 1.10. Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất
Nguồn: David Parmenter, Các chỉ số đo lường hiệu suất, 2009.
KRI PI KPI Bóc lớp vỏ để có được các chỉ số PI Bóc tới lớp vỏ trong cùng để có được các chỉ số KPI
- Loại 1: Chỉ số kết quả cốt yếu - KRI (kết quả) cho biết bạn đã làm được những gì với 1 viễn cảnh (tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, đào tạo và phát triển, môi trường và cộng đồng, sự hài lòng của nhân viên...) trong chiến lược của tổ chức.
- Loại 2: Chỉ số hiệu suất PI: cho biết bạn cần phải làm gì.
- Loại 3: Chỉ số hiệu suất cốt yếu – KPI (hiệu suất): cho biết bạn phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể.
Các chỉ số đo lường hiệu suất, với sự kết hợp của thẻ điểm cân bằng, là một công cụ xuất sắc được sử dụng rất nhiều để giải quyết vấn đề trên. Chỉ số hiệu suất đại diện cho kết quả của các hành động được thực hiện trước đó, trong khi chỉ số kết quả là thước đo dẫn hướng hay định hướng những kết quả đạt được trong các chỉ số hiệu suất.