4.2.1 Chi phí bán hàng
Bảng 4.2 Bảng tổng hợp chi phí phát sinh trong tháng 05/2014 ĐVT: đồng
Chi phí bán hàng phát sinh tại Cty từ các khoản: xuất vật phẩm quảng cáo, chi hỗ trợ cho các quán, chi sửa chữa kho hàng, chi bốc xếp hàng bán, chi hội họp của phòng kinh doanh, chi phí công tác của phòng kinh doanh, chi phí khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao bao bì, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng, chi phí điện, nước của phòng kinh doanh…
Hình 4.4 Sơ đồ thể hiện qui trình hạch toán chi phí bán hàng
4.2.1.1 Chứng từ, sổ sách và TK sử dụng * Chứng từ
- Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi (mẫu 02-TT) - Hóa đơn bán hàng
* Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty) - Sổ chi tiết tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng” (được in ra theo thiết kế của phần mềm kế toán của Cty)
Chỉ tiêu Số tiền
Giá vốn hàng bán 496.491.582.291
Chi phí bán hàng 9.697.944.756
Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.785.192.983
Chi phí tài chính 35.199.083
Tổng 508.009.919.113
Bảng đề nghị Giấy đề nghị thanh toán Phiếu chi
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
- Sổ cái chi tiết tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng” (được in ra theo thiết kế của phần mềm kế toán của Cty)
* Tài khoản sử dụng
- TK 641-“Chi phí bán hàng” Và các tài khoản liên quan khác
4.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ của chi phí bán hàng
Hình 4.5 Sơ đồ thể hiện qui trình luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng
Bảng đề nghị được xét duyệt Bảng đề nghị được xét duyệt N Bộ phận có nhu cầu Bảng đề nghị Xét duyệt Lập phiếu chi Bộ phận có nhu cầu Kế toán thanh toán N Phòng TC-HC Ký duyệt A Giấy đề nghị thanh toán N A B Bộ phận có nhu cầu Bảng đề nghị Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị thanh toán được ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán được ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán được ký duyệt Phiếu chi 1 Thủ quỹ B Phiếu chi 2 Chi tiền Phiếu chi đã xác nhận 2
Trình tự luân chuyển chứng từ của quá trình ghi nhận chi phí bán hàng tại Cty.
Đầu tiên, người hoặc bộ phận có yêu cầu lập giấy đề nghị thanh toán trình cho phòng tổ chức hành chính ký duyệt. Sau đó, người có yêu cầu sẽ đem giấy đề nghị thanh toán được duyệt qua gặp kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán lập 2 liên phiếu chi và trình kế toán trưởng kí, lưu liên 1 và giao lại liên 2 cho người có yêu cầu. Người có yêu cầu mang phiếu chi sang thủ quỹ để nhận tiền. Thủ quỹ dựa vào phiếu chi, chi tiền cho nghiệp vụ. Sau khi thủ quỹ kí xác nhận và chi tiền, kết thúc quá trình ghi nhận chi phí bán hàng.
Kế toán căn cứ vào phiếu chi để ghi vào Chứng từ ghi sổ, phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản 641, sổ cái chi tiết tài khoản 641 và ghi số tiền vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
* Nhận xét:
- Bộ chứng từ đầy đủ, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, các nghiệp vụ được ghi nhận có căn cứ.
- Các bộ phận tách biệt nhau, tránh được tình trạng gian lận
- Lập đủ số liên (Phiếu chi 2 liên), trách nhiệm được phân định rõ ràng
4.2.1.3 Nghiệp vụ thực tế phát sinh
1) Ngày 05/05/2014, thanh toán chi phí hỗ trợ công việc tháng 04/2014 cho Trần Ngọc Huy, số tiền 300.000 đồng
Dựa vào giấy đề nghị thanh toán đã được Ban GĐ xét duyệt (Phụ lục 19), kế toán thanh toán lập phiếu chi (Phụ lục 19), ký xác nhận và đưa cho người có yêu cầu. Sau đó, người có yêu cầu mang phiếu chi sang thủ quỹ để nhận tiền
2) Ngày 07 tháng 05 năm 2014, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 21) và hoá đơn bán hàng số 0001542 (Phụ lục 21), kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi số 564 (Phụ lục 21) thanh toán tiền cho Đỗ Thanh Tâm về số tiền mua dầu DO 0.25 phục vụ cho xe vận chuyển tại kho hàng, số lượng 60 lít, đơn giá 20.572,70 đ/lít. Sau khi trình cho kế toán trưởng kí, người có yêu cầu mang sang thủ quỹ để nhận tiền.
4.1.1.4 Kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 641
4.2.1.5 Kế toán tổng hợp
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Kế toán tiến hành nhập nội dung nghiệp vụ lên chứng từ ghi sổ trên máy tính (Phụ lục 20), ghi vào sổ chi tiết tài khoản 632 (Phụ lục 40), sổ cái chi tiết tài khoản 632 (Phụ lục 41) và ghi số tiền vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (Phụ lục 50)
* Nhận xét
- Về chứng từ:
+ Bộ chứng từ đầy đủ gồm : giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi và hoá đơn bán hàng kèm theo đảm bảo quá trình kiểm soát chặt chẽ, chi phí được ghi nhận có đủ căn cứ.
+ Chứng từ phiếu chi theo mẫu 02-TT của BTC, có đủ chữ kí của các cá nhân, bộ phận liên quan
+ Chứng từ điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các khoản mục.
- Về sổ sách:
+ Các nghiệp vụ được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, đúng theo hình thức kế toán đã đăng kí. Tuy nhiên mẫu biểu 2 loại sổ này không giống vỡi mẫu của BTC, không được in ra, chỉ lưu trong máy tính.
+ Mẫu sổ cái, sổ chi tiết được in ra theo phần mềm kế toán, không hoàn toàn giống mẫu của BTC, không có số thứ tự dòng
+ Cả 2 mẫu sổ đều có tên là : “ Sổ cái chi tiết”, cùng theo dõi ở tài khoản 641 chỉ khác ở nội dung bên trong (Phụ lục 40,41)
+ Ở sổ chi tiết:
Có đủ các cột : ngày, tài khoản đối ứng, ….
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau
Có 2 chữ kí : người ghi sổ, kế toán trưởng + Ở sổ cái chi tiết:
Không có cột ngày tháng ghi sổ mà chỉ có ngày tháng của chứng từ ghi sổ, vì mỗi nghiệp vụ khi phát sinh được phản ánh ngay nên ngày ghi sổ và ngày của chứng từ ghi sổ là giống nhau
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau
Có 3 chữ kí: người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị
4.2.2 Chi phí quản lí doanh nghiệp
Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh tại Cty từ các khoản: Chi phí vật dụng văn phòng cho văn phòng Cty, chi phí công tác của lãnh đạo, chi phí tiếp khách, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý, chi phí điện, nước, điện thoại, internet của bộ phận văn phòng, …
4.2.2.1 Chứng từ, sổ sách và TK sử dụng * Chứng từ
- Bảng đề nghị
- Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi ( mẫu 02-TT) - Hoá đơn bán hàng
* Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (được thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty) - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (được thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ chi tiết tài khoản 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” (được ỉn ra theo thiết kế của phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ cái chi tiết tài khoản 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” (được ỉn ra theo thiết kế của phần mềm kế toán của Cty)
* Tài khoản sử dụng
- TK 642 - “Chi phí quản lí doanh nghiệp” Và một số tài khoản liên quan khác
4.2.2.2 Luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Sau khi kế toán trưởng kí duyệt, người yêu cầu thanh toán mang phiếu chi sang thủ quỹ để nhận tiền. Sau khi thủ quỹ kí xác nhận và chi tiền, chi phí quản lí doanh nghiệp được ghi nhận.
Kế toán ghi nghiệp vụ vào Chứng từ ghi sổ. ghi nội dung nghiệp vụ vào vào sổ chi tiết tài khoản 642, sổ cái chi tiết tài khoản 642 và ghi số tiền vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
4.2.2.3 Nghiệp vụ thực tế phát sinh
1) Ngày 08/05/2014, Võ Như Thuỳ lập giấy đề nghị (Phụ lục 23) nộp phòng tổ chức yêu cầu mua nước uống và dụng cụ vệ sinh cho văn phòng Cty. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, Võ Như Thuỳlập giấy đề nghị thanh toán với số tiền: 823.900 đồng (Phụ lục 23) kèm theo hoá đơn bán hàng (Phụ lục 23) và phiếu giao hàng (Phụ luc 23). Sau khi được ký duyệt, người có yêu cầu mang giấy đề nghị thanh toán sang kế toán thanh toán để lập phiếu chi (Phụ lục 23). Sau đó, khách hàng mang phiếu chi sang gặp thủ quỹ để nhận tiền. Kết thúc quá trình ghi nhận chi phí bán hàng
2) Ngày 21/05, Võ Như Thuỳ lập giấy đề nghị in bao thơ phục vụ đại hội đồng cổ đông (Phụ luc 25). Sau khi thực hiện nghiệp vụ, Võ Như Thuỳ lập giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 25) kèm theo hoá đơn bán hàng (Phụ lục 25) cho trưởng phòng tổ chức ký duyệt. Sau khi được xét duyệt, Võ Như Thuỳ mang giấy đề nghị sang gặp kế toán thanh toán để lấy phiếu chi (Phụ lục 25). Cuối cùng, Võ Như Thuỳ mang phiếu chi sang gặp thủ quỹ để nhận tiền. Kết thúc quá trình ghi nhận chi phí quản lí doanh nghiệp.
4.2.2.4 Kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 642
4.2.2.5 Kế toán tổng hợp
- Sổ cái chi tiết tài khoản 642 - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Kế toán nhập nội dung nghiệp vụ vào chứng từ ghi sổ (Phụ luc 24), ghi vào sổ chi tiết tài khoản 642 (Phụ lục 42), sổ cái chi tiết tài khoản 642 (Phụ lục 43) và ghi số tiền vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (Phụ lục 50)
* Nhận xét:
- Về chứng từ
+ Bộ chứng từ đầy đủ gồm : bản đề nghị, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi và hoá đơn bán hàng kèm theo đảm bảo quá trình kiểm soát chặt chẽ, nghiệp vụ ghi nhận có đủ cơ sở.
+ Chứng từ điền đầy đủ, không bỏ trống các khoản mục.
- Về sổ sách:
+ Các nghiệp vụ được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, đúng theo hình thức kế toán đã đăng kí. Tuy nhiên mẫu biểu của 2 loại sổ này không giống với mẫu của BTC, không được in ra, chỉ lưu trong máy tính.
+ Mẫu sổ cái, sổ chi tiết được in ra theo phần mềm kế toán, không giống mẫu của BTC, không có số thứ tự dòng
+ Cả 2 mẫu sổ đều có tên là : “ Sổ cái chi tiết”, cùng theo dõi ở tài khoản 642 chỉ khác ở nội dung bên trong (Phụ lục 42, 43)
+ Ở sổ chi tiết:
Có đủ các cột : ngày, tài khoản đối ứng, ….
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau sau
Có 2 chữ kí : người ghi sổ, kế toán trưởng + Ở sổ cái chi tiết:
Không có cột ngày tháng ghi sổ mà chỉ có ngày tháng của chứng từ ghi sổ, vì mỗi nghiệp vụ khi phát sinh được phản ánh ngay nên ngày ghi sổ và ngày của chứng từ ghi sổ là giống nhau
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau
Có 3 chữ kí: người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị
4.2.3 Chi phí tài chính
Chi phí tài chính phát sinh tại Cty chủ yếu là chi phí trích lập dự phòng giảm giá đầu tư tài chính, chi phí lãi vay.
Hình 4.6 Sơ đồ qui trình ghi nhận chi phí tài chính
Giấy báo nợ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái chi tiết
4.2.3.1 Chứng từ, sổ sách và TK sử dụng * Chứng từ
- Phiếu thu nợ
- Bảng kê lãi phải thu
* Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty) - Sổ chi tiết tài khoản 635 “Chi phí tài chính” (được in ra từ phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ cái chi tiết tài khoản 635 “Chi phí tài chính” (được in ra từ phần mềm kế toán của Cty)
* Tài khoản sử dụng
- TK 635- “chi phí tài chính” Và các tài khoản liên quan
4.2.3.2 Luân chuyển chứng từ
Kế toán căn cứ vào phiếu thu nợ của ngân hàng, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 635 sổ cái chi tiết tài khoản 635 và ghi số tiền vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
4.2.3.3 Nghiệp vụ thực tế phát sinh
Ngày 05/05/2014, cty nhận được giấy thu nợ (Phụ lục 27) và bảng kê lãi phải thu (Phụ lục 27) từ ngân hàng VIB gửi đến với nội dung thu nợ HĐ số 2498 , số tiền gốc: 110.000.000 đồng, và số tiền lãi: 35.199.083 đồng.
4.2.3.4 Kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 635
42.3.5 Kế toán tổng hợp
- Sổ cái chi tiết tài khoản 635 - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Kế toán tiến hành phản ánh vào chứng từ ghi sổ (Phụ lục 28), sổ chi tiết tài khoản 635 (Phụ lục 44), sổ cái chi tiết tài khoản 635 (Phụ lục 45) và ghi số tiền vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (Phụ lục 50)
* Nhận xét:
- Về chứng từ: Phiếu thu nợ được dùng làm căn cứ ghi nhận chi phí tài chính của Cty
- Về sổ sách:
+ Các nghiệp vụ được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, đúng theo hình thức kế toán đã đăng kí. Tuy nhiên mẫu biểu của 2 loại sổ này không giống với mẫu của BTC, không được in ra mà chỉ lưu trong máy tính.
+ Mẫu sổ cái, sổ chi tiết được in ra theo phần mềm kế toán, không giống mẫu của BTC, không có số thứ tự dòng
+ Cả 2 mẫu sổ đều có tên là : “ Sổ cái chi tiết”, cùng theo dõi ở tài khoản 515 chỉ khác ở nội dung bên trong (Phụ lục 44, 45 )
+ Ở sổ chi tiết:
Có đủ các cột : ngày, tài khoản đối ứng, ….
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau sau nhưng có cộng số tổng của tài khoản đối ứng trước khi qua tài khoản khác.
Có 2 chữ kí : người ghi sổ, kế toán trưởng + Ở sổ cái chi tiết:
Không có cột ngày tháng ghi sổ mà chỉ có ngày tháng của chứng từ ghi sổ, vì mỗi nghiệp vụ khi phát sinh được phản ánh ngay nên ngày ghi sổ và ngày của chứng từ ghi sổ là giống nhau
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau
Có 3 chữ kí: người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị
4.2.4 Doanh thu tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh tại Cty chủ yếu từ khoản lãi tiền gởi không kỳ hạn và lãi tiền gởi có kỳ hạn.
Hình 4.7 Sơ đồ qui trình ghi nhận doanh thu tài chính Giấy báo có Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái chi tiết
4.2.4.1 Chứng từ, sổ sách và TK sử dụng * Chứng từ
- Giấy báo có
* Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty) - Sổ chi tiết TK 515 “Doanh thu tài chính” (được in ra theo thiết kế của phần mềm kế toán Cty)
- Sổ cái chi tiết TK 515 “Doanh thu tài chính” (được in ra theo thiết kế của phần mềm kế toán Cty)
* Tài khoản sử dụng
- TK 515- “Doanh thu tài chính” Và tài khoản liên quan
4.2.4.2 Luân chuyển chứng từ
Kế toán căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ, phản ánh nội dung nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản 635, sổ cái chi