Doanh thu bán hàng của Cty chủ yếu là từ doanh thu bán bia Sài Gòn các loại như: Bia chai Sài Gòn 450, bia chai Sài Gòn 355, bia chai Sài Gòn 330, bia lon 333 và một phần doanh thu phát sinh từ bán rượu nhưng chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu của Cty.
- Doanh thu bán hàng hàng hoá tại Cty: Bao gồm những khoản doanh thu mà Cty xuất bán hàng hoá cho khách hàng trong tỉnh Vĩnh Long. Vì
Kế hoạch bán hàng tuần
Lập HĐGTGT kiêm phiếu xuất kho
Thu tiền Xuất
khách hàng phải thanh toán trước cho Cty sau đó mới nhận hàng nên khi nhận được tiền hàng thì kế toán ghi Nợ tài khoản 1111 (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Nợ tài khoản 1121 (nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản) và ghi có tài khoản 131. Khi ghi nhận doanh thu, kế toán ghi nợ tài khoản 131 và ghi có tài khoản 5111, có tài khoản 3331.
- Doanh thu bán hàng từ chi nhánh tổng hợp về: Các chi nhánh của Cty hạch toán phụ thuộc, nên tất cả các khoản doanh thu, thu nhập và chi phí từ chi nhánh cuối ngày đều tổng hợp về Cty để tổng hợp lại làm căn cứ tính thuế thu nhập doanh nghiệp cho toàn Cty.
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách và TK sử dụng
* Chứng từ
- Hóa đơn GTGT kiêm PXK (mẫu 01GTKT4/001)
- Phiếu thu (01-TT) - Giấy báo có
* Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (thiết kế theo phần mềm kế toán của Cty) - Sổ chi tiết tài khoản 5111 “Doanh thu” (được in ra theo phần mềm kế toán của Cty)
- Sổ cái chi tiết tài khoản 5111 “Doanh thu” (được in ra theo phần mềm kế toán của Cty)
* Tài khoản sử dụng
- TK 5111- “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Và một số tài khoản liên quan khác
4.1.2.2 Qui trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng
Hình 4.2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng thu tiền
Lập HĐGTGT kiêm PXK HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận 2 Lưu cuốn N KH HĐGTGT kiêm PXK 2 Tiền N Lập phiếu thu Khách hàng HĐGTGT kiêm PXK 2 Phiếu thu 2 B Thu tiền Xuất kho Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 B Khách hàng HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận 2 Nhân viên bán hàng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Phiếu thu đã xác nhận 2 Kế hoạch mua hàng N Luân chuyển nội bộ Thủ kho C C HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận 2 N Khách hàng D D Khách hàng HĐGTGT kiêm PXK 4 HĐGTGT kiêm PXK 3 HĐGTGT kiêm Pxkk 2 HĐGTGT kiêm PXK 1
Trình tự luân chuyển chứng từ của quá trình bán hàng thu tiền mặt tại công ty.
Khi khách hàng đến Cty đặt hàng thì nhân viên bán hàng thuộc phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra so với Bảng kế hoạch tuần của phòng kinh doanh. Sau khi xét duyệt đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng lập HĐGTGT kiêm PXK cho khách hàng. HĐGTGT kiêm PXK được lập thành 4 liên: liên 1 lưu cuốn, liên 2 giao khách hàng, liên 3 luân chuyển nội bô, liên 4 giao cho thủ kho để ghi sổ kế toán. Sau đó, nhân viên bán hàng yêu cầu khách hàng sang gặp kế toán thanh toán để thanh toán tiền hàng.
Khi khách hàng mang hoá đơn sang kế toán thanh toán thì kế toán thanh toán lập phiếu thu để thu tiền. Sau khi lập phiếu thu xong kế toán thanh toán trình Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu được lập thành 2 liên: liên 1 lưu lại để kế toán thanh toán ghi sổ, liên 2 chuyển cho thủ quỹ. Sau khi ký duyệt và thu tiền, thủ quỹ lưu lại liên 2 phiếu thu và đồng thời ký xác nhận đã thu tiền lên HĐGTGT kiêm PXK. Sau đó khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận sang bộ phận kho hàng để nhận hàng. Sau khi làm xong thủ tục, kế toán kho chuyển trả liên 2 HĐGTGT kiêm PXK cho khách hàng để khách hàng làm căn cứ bên kho khách hàng. Việc thanh toán và nhận hàng diễn ra trong ngày.
* Nhận xét:
- Chứng từ được lập đủ số liên (HĐGTGT kiêm PXK 4 liên, Phiếu thu 2 liên), đủ để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ
- Các chứng từ thu, chi tiền đều được trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt
- Phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận (HĐGTGT kiêm PXK do nhân viên bán hàng lập, phiếu thu do kế toán thanh toán lập, thủ quỹ thu tiền, thủ kho xuất hàng)
Hình 4.3 Sơ đồ luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng tại Cty CPTM Bia Sài Gòn Sông Tiền
Trình tự luân chuyển chứng từ của quá trình bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng tại Cty.
Sau khi nhận được giấy báo có từ Ngân hàng hoặc Fax ủy nhiệm chi của khách hàng, thì nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra so với Bảng kế hoạch tuần của phòng kinh doanh. Sau đó, nhân viên bán hàng lập HĐGTGT kiêm PXK cho khách hàng. HĐGTGT kiêm PXK được lập thành 4 liên: liên 1 lưu cuốn, liên 2 giao khách hàng, liên 3 luân chuyển nội bộ, liên 4 giao cho thủ kho để ghi sổ kế toán. Sau đó, nhân viên bán hàng chuyển giấy báo có cho thủ quỹ, đồng thời khách hàng cũng mang HĐGTGT kiêm PXK cho thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi kiểm tra khớp đúng số tiền, đóng dấu xác nhận đã thu tiền vào HĐGTGT kiêm PXK. Khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận sang kho để nhận hàng. Việc nhận tiền và giao hàng diễn ra trong ngày.
Kèm HH HĐGTGT kiêm PXK A Giấy báo có Lưu cuốn HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận N Khách hàng Giấy báo có Lập HĐGTGT kiêm PXK Xuất kho HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận Nhân viên bán hàng Thủ kho N Thủ quỹ Thủ kho Đóng dấu đã thu tiền Luân chuyển nội bộ Khách hàng A Giấy báo có N B B HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận Khách hàng
* Nhận xét: - Ưu điểm:
+ Quá trình bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng tại Cty thủ tục đơn giản. Lúc này, chỉ có sự tham gia của nhân viên bán hàng, thủ quỹ và thủ kho. + Hình thức chuyển khoản này đang được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng nhằm hạn chế thất thoát tiền mặt. Đồng thời, DN cũng nhận được thêm lãi từ số dư tiền gửi.
- Nhược điểm: Có một số khách hàng nhỏ, lẻ ngại thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, vì họ chưa tiếp cận với loại hình này. Họ chủ yếu thích mua hàng trả tiền mặt để qui trình không quá phức tạp, không phải tới ngân hàng làm thủ tục để mua hàng.
4.1.2.3 Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh
Nghiệp vụ phát sinh doanh thu trong tháng 05 năm 2014 của Cty: 1) Ngày 5/5/2014, công ty xuất bán cho Trương Thị Đoan Trang theo HĐGTGT kiêm PXK số 0006404, VAT: 10%, thu bằng tiền gửi ngân hàng. Đơn hàng như sau:
BIA CHAI SG 450ml, số lượng: 100 kết, đơn giá: 88.800 đ/ kết BIA CHAI SG EXPORT 355ml, số lượng 1.200 kết, đơn giá: 111.800 đ/ kết
BIA CHAI SPECIAL 330ml, số lượng 1.200 kết, đơn giá: 162.550 đ/ kết
BIA LON SPECIAL 330ml, số lượng: 200 thùng, đơn giá: 249.000 đ/ thùng
BIA CHAI 333 PREMIUM, số lượng: 20 kết, đơn giá: 127.300 đ/ kết Sau khi nhận được lệnh chi từ ngân hàng (Phụ lục 1), nhân viên bán hàng kiểm tra đơn hàng. Sau đó, lập HĐGTGT kiêm PXK (Phụ lục 1). Khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK sang gặp thủ quỹ để xác nhận đã nộp tiền. Thủ quỹ kiểm tra HĐGTGT kiêm PXK của khách hàng và số tiền trên Lệnh chi, đồng thời đóng dấu xác nhận « Đã thu tiền » lên hoá đơn. Cuối cùng, khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận (Phụ lục 1) qua kho để nhận hàng.
2) Ngày 09/05/2014, công ty xuất bia bán cho Lê Hoàng Nhựt theo hóa đơn GTGT kiêm PXK số 0006503, thuế VAT 10%, khách hàng trả bằng tiền mặt. Đơn hàng như sau :
BIA CHAI SPECIAL 330ml : số lượng : 100 kết, đơn giá : 162.550 đ/ kết
BIA CHAI 333 PREMIUM 330ml : số lượng : 10 kết, đơn giá : 127.300 đ/ kết
Từ kế hoạch bán hàng tuần, nhân viên bán hàng kiểm tra đơn hàng. Sau đó, lập HĐGTGT kiêm PXK (Phụ lục 3). Dựa vào HĐGTGT kiêm PXK, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu (Phụ lục 3) và chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Cuối cùng, khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận (Phụ lục 3) qua kho để nhận hàng.
3) Ngày 12/05/2014, công ty xuất bán cho Dương Quang Sáng theo HĐGTGT kiêm PXK số 0006529, VAT: 10%, khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, chi tiết gồm:
BIA CHAI SG EXPORT 355ml, số lượng: 150 kết, đơn giá: 111.800 đ/ kết BIA LON 333- 330 ml, số lượng: 80 thùng, đơn giá: 177.950 đ/kết
BIA CHAI SPECIAL 330ml, số lượng: 100 kết, đơn giá: 162.550 đ/kết Từ kế hoạch bán hàng tuần, nhân viên bán hàng kiểm tra đơn hàng. Sau đó, lập HĐGTGT kiêm PXK (Phụ lục 5). Dựa vào HĐGTGT kiêm PXK, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu (Phụ lục 5) và chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Cuối cùng, khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận (Phụ lục 5) qua kho để nhận hàng.
4) Ngày 19/05/2014, công ty xuất bia bán cho Trịnh Văn Hoà theo HĐGTGT kiêm PXK số 0006665, VAT : 10%, thanh toán bằng tiền mặt, chi tiết đơn hàng như sau :
BIA CHAI SG EXPORT 355ml, số lượng: 606 kết, đơn giá: 111.800 đ/ kết BIA LON 333- 330 ml, số lượng: 50 thùng, đơn giá: 177.950 đ/kết
BIA CHAI SPECIAL 330ml, số lượng: 100 kết, đơn giá: 162.550 đ/kết BIA LON SPECIAL 330ml, số lượng: 10 thùng, đơn giá: 249.000 đ/kết
Từ kế hoạch bán hàng tuần, nhân viên bán hàng kiểm tra đơn hàng. Sau đó, lập HĐGTGT kiêm PXK (Phụ lục 7). Dựa vào HĐGTGT kiêm PXK, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu (Phụ lục 7) và chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Cuối cùng, khách hàng mang HĐGTGT kiêm PXK đã xác nhận (Phụ lục 7) qua kho để nhận hàng.
4.1.2.5 Kế toán tổng hợp
- Sổ cái chi tiết tài khoản 5111 - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Kế toán tiến hành phản ánh nội dung nghiệp vụ vào chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2), kế toán phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết tài khoản 5111 (Phụ lục 34), sổ cái chi tiết tài khoản 5111 (Phụ lục 35) và ghi số tiền vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (Phụ lục 50)
* Nhận xét
- Về chứng từ: Cty sử dụng HĐGTGT kiêm PXK và Phiếu thu cho nghiệp vụ bán hàng, tuy nhiên hoá đơn thiếu chữ kí của thủ kho.
+ Cty sử dụng chứng từ phiếu thu mẫu 01-TT đúng mẫu qui định theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC, trên chứng từ điền đầy đủ nội dung.
+ Cty sử dụng hoá đơn GTGT kiêm PXK cho nghiệp vụ bán hàng, do đó sẽ giảm bớt khối lượng chứng từ (PXK). Hoá đơn do Cty đặt in, không theo biểu mẫu của BTC, nhưng đảm bảo đủ các yếu tố của một chứng từ hợp pháp
+ Số liên : 4 liên - đảm bảo cho quá trình kiểm soát chặt chẽ.
- Về sổ sách:
+ Các nghiệp vụ được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, đúng theo hình thức kế toán đã đăng kí. Tuy nhiên biểu mẫu 2 loại sổ này không giống với mẫu của BTC, không được in ra, chỉ lưu trong máy tính.
+ Mẫu sổ cái, sổ chi tiết được in ra theo phần mềm kế toán đặc thù của hệ thống bia Sài Gòn, không giống mẫu của BTC, không có số thứ tự dòng.
+ Cả 2 mẫu sổ đều có tên là : “ Sổ cái chi tiết”, sử dụng cùng tài khoản 5111 chỉ khác ở nội dung trình bày bên trong (Phụ lục 34, 35)
+ Ở sổ chi tiết tài khoản:
Có đủ các cột : ngày, tài khoản đối ứng, ….
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau
Có 2 chữ kí : người lập biểu, kế toán trưởng. + Ở sổ cái chi tiết:
Không có cột ngày tháng ghi sổ mà chỉ có ngày tháng của chứng từ ghi sổ, vì mỗi nghiệp vụ khi phát sinh được phản ánh ngay nên ngày ghi sổ và ngày của chứng từ ghi sổ là giống nhau
Mục đánh số trang ở góc trên, không có dòng cộng trang trước chuyển sang trang sau
Có 3 chữ kí: Người ghi sổ, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị