4.2.4.1. Bước 1: Gửi email cho đối tác
Sau khi có được đề nghị đặt mua hàng của khách hàng, TCT và đối tác nước ngoài trao đổi những thông tin cơ bản đầu tiên thông qua Email. Đây là bước tạo tiền đề cho giao dịch trong tương lai và tạo dựng hình ảnh ban đầu với đối tác.
4.2.4.2. Bước 2: Gửi hàng mẫu cho đối tác
Sau khi nhận được những thông tin cần thiết, tuy theo từng lô hang phía
đối tác sẽ yêu cầu TCT gửi hàng mẫu cụ thể. Hàng mẫu phải đáp ứng đầy đủ
các tiêu chí của khách hàng về ; chất lượng, quy cách, kích thước, kỹ thuật, mầu sắc...
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 83
4.2.4.3. Bước 3: Tiến hành đàm phán với đối tác
Sau khi đối tác chấp nhận hàng mẫu và hài lòng về tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, hai bên sẽ đàm phán về các điều khoản trong Hợp đồng như: Giá thành, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển
4.2.4.4. Bước 4: Gặp gỡ đối tác thương thảo hợp đồng
Đối với các hợp đồng lớn hoặc đối tác có thiện chí hợp tác lâu dài họ sẽ
bay sang Việt Nam để thăm quan nhà máy, quy trình sản xuất, cách thức làm việc và quy mô của Doanh nghiệp. Đây là bước tạo niềm tin cho hợp đồng sắp tới và hợp tác trong tương lai
4.2.4.5. Bước 5: Ký kết hợp đồng mua bán
Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình xuất khẩu, sau khi hai bên cùng thống nhất với các điều khoản, hợp đồng sẽđược ký qua Fax hoặc ký tại Việt Nam nếu đối tác sang.
4.2.4.6. Bước 6: Tiến hành mở thanh toán quốc tế
Đối tác sẽ mở thủ tục thanh toán quốc tế theo như thoả thuận đã ký trong hợp đồng bằng hình thức L/C, T/T, ngân hàng sẽ báo có sau khi đối tác mở thanh toán quốc tế từ 3-7 ngày, doanh nghiệp cần kiểm tra các chứng từ
có giá xem nội dung có đúng như trong thoả thuận, cần thông báo với đối tác
để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thoanh toán không đúng theo thoả thuận. Doanh nghiệp cần xác nhận chứng từ có giá đối với những hợp đồng có giá trị
lớn hoặc mở tại những ngân hàng chưa có uy tín. Đối với những hợp đồng có
điều khoản thanh toán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng hoặc chuyển khoản.
4.2.4.7. Bước 7: Sản xuất hàng hóa để giao đối tác
Doanh nghiệp bắt đầu đi vào sản xuất khi xác nhận được thanh toán quốc tế, doanh nghiệp cần hết sức chú ý đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng, ngoài ra có thể thường xuyên thông báo tiến độ sản xuất cho đối
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 84 tác, Doanh nghiệp cần lập đội KCS và gửi quy trình kiểm hàng cho đối tác để
tạo được niềm tin. Sau khi công việc sản xuất hoàn tất, đối tác sẽ chỉ định công ty kiểm hàng hoặc tự kiểm hàng. Doanh nghiệp đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.Tất cả phải được hoàn tất trước thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán quốc tế
4.2.4.8. Bước 8: Vận tải gạo từ nội địa ra cảng để giao hàng
Hàng hoá được cung cấp đúng theo số lượng đã ký kết với khách hàng trong Hợp đồng và được vận chuyển ra cảng. Trước khi hàng ra tới cảng xuất khẩu, hàng hoá phải có đầy đủ Bộ chứng từ như: giấy phép xuất khẩu của Hiệp hội lương thực, chứng nhận xuất xứ hàng hoá, giấy chứng nhận về kiểm
định hàng hoá, hun trùng, kiểm dịch thực vật,...
4.2.4.9. Bước 9: Vận tải Quốc tế
Nếu trong hợp đồng bán giá C&F hoặc CIF, hàng hoá sẽđược kéo đến cảng và đưa lên tàu trước ngày cuối cùng ghi trong chứng từ thanh toán quốc tế. Công tác vận tải đường biển sẽ được các công ty vận tải và các hãng tầu
đảm nhiệm. Khi hàng cập cảng đến, các tầu sẽ tự động thông báo với khách hàng để làm thủ tục nhập hàng.
4.2.4.10. Bước 10: Gửi chứng từ thanh toán
Sau khi tàu chạy, TCT đem toàn bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng xuất khẩu đến Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản để xin thanh toán quốc tế. Toàn bộ các nội dung của bộ chứng từ phải hoàn toàn chính xác so với chứng từ có giá của ngân hàng.
4.2.4.11. Bước 11: Nhận tiền thanh toán số gạo đã xuất khẩu
Từ 7-10 ngày sau khi ngân hàng duyệt bộ chứng từ, tiền sẽ được chuyển về tài khoản của doanh nghiệp một cách đầy đủ (thường áp dụng với các trường hợp thanh toán L/C). Đối với trường hợp thanh toán T/T khách hàng sẽ chuyển tiền khi hàng lên tầu hoặc cập cảng đến, điều này tuỳ thuộc vào điều kiện trong hợp đồng xuất khẩu.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 85