Để tổ chức một buổi HĐNK , giáo viên phải trải qua nhiều bước để có thể có một buổi ngoại khóa thành công, đạt được mục tiêu đã đặt ra. Có nhiều hình thức tổ chức HĐNK khác nhau, nhưng nhìn chung đều phải trải qua các giai đoạn chính như sau:
Bước 1: Đặt tên cho hoạt động
Đặt tên cho HĐNK cần tổ chức là một việc rất cần thiết bởi vì:
+ Tên gọi là cơ sở để xây dựng nội dung và lựa chọn hình thức thực hiện. + Tên gọi có tác dụng định hướng về mặt tâm lí tạo cho HS sự hứng khởi sẵn sàng tham gia.
Yêu cầu khi đặt tên cho HĐNK:
+ Thể hiện được chủ đề và nội dung hoạt động. + Phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.
+ Phải tạo được ấn tượng, hấp dẫn đối với học sinh.
Tên gọi của hoạt động có thể do GV đặt hoặc có thể cho HS cùng tham gia để có thể có một tên gọi vừa thể hiện được yêu cầu của hoạt động, vừa phù hợp với mối quan tâm, tính cách và sự dí dỏm của các em HS bởi vì các em chính là chủ thể của hoạt động.
Bước 2: Xác định mục tiêu của hoạt động
Sau khi lựa chọn tên cho hoạt động, việc quan trọng tiếp theo là cần phải xác định mục tiêu của hoạt động. Xác định mục tiêu hoạt động là dự kiến những kết quả cần đạt được của hoạt động. Từ đó có định hướng để tổ chức các hoạt động hiệu quả.
Việc xác định mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng và thể hiện được các mức độ cần đạt được về tri thức, kĩ năng, thái độ ở từng hoạt động để dễ thực hiện, kiểm tra và đánh giá.
Có thể xác định mục tiêu chung cho một hoạt động lớn và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động tùy thuộc vào nội dung của từng hoạt động.
Bước 3: Xác định nội dung và hình thức của hoạt động.
Căn cứ để xác định nội dung và hình thức của hoạt động là dựa vào chủ đề của hoạt động, mục tiêu và điều kiện tổ chức hoạt động (điều kiện về cơ sở vật chất, trình độ của HS, năng lực tổ chức của GV, các lực lượng hỗ trợ, thời điểm diễn ra hoạt động…).
Việc xác định nội dung và hình thức tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu :
+ Nội dung phải phù hợp với chủ đề và mục tiêu của hoạt động.
+ Nội dung phải phong phú, hình thức tổ chức đa dạng, sinh động để cuốn hút học sinh.
+ Nội dung phải phù hợp với trình độ kiến thức của học sinh.
Khi thiết kế cần liệt kê đầy đủ các nội dung hoạt động phải thực hiện, từ đó lựa chọn hình thức hoạt động tương ứng. Có thể trong một hoạt động nhưng có nhiều hình thức khác nhau được thực hiện đan xen hoặc trong đó có một hình thức nào đó là trung tâm, còn hình thức khác là phụ trợ.
Trong bước này, có thể cho học sinh cùng tham gia vào việc xác định nội dung và dự kiến hình thức tổ chức. Việc này không những tạo cho các em phát huy tính chủ động, sáng tạo mà còn tạo cho các em niềm tin nơi thầy cô vì thầy cô đã tin tưởng các em từ đó các em thêm tự tin và hứng thú trong hoạt động.
Bước 4: Chuẩn bị cho HĐNK
Tùy theo nội dung và hình thức cụ thể của từng hoạt động mà có những sự chuẩn bị khác nhau, theo chúng tôi thì nói chung thường có những công việc cần chuẩn bị như sau:
* Về phía học sinh:
Giáo viên cần thông báo trước cho HS về nội dung , hình thức và thời gian tổ chức các hoạt động để các em có thời gian chuẩn bị. Học sinh cần chuẩn bị tốt theo yêu cầu của GV.
Ví dụ: tham gia hội vui vật lí, tùy theo nội dung của chương trình các em có thể chuẩn bị:
+ Ôn lại các kiến thức có liên quan để tham gia phần thi kiến thức. + Chuẩn bị các mô hình, các thiết bị kĩ thuật có ứng dụng vật lí… + Chuẩn bị các bài thuyết trình, xemina…
+ Một số công việc khác…
Để chuẩn bị được các công việc trên, cách tốt nhất là HS làm việc theo nhóm, các nhóm được GV và HS thống nhất phân chia sao cho thuận tiện trong việc hoạt động. Sau đó các nhóm lên kế hoạch hoạt động, giao công việc cụ thể cho từng thành viên…
Ngoài ra, HS còn phải cùng GV tham gia chuẩn bị cơ sở vật chất, tham gia vào thành phần ban tổ chức hội thi để điều hành hội thi như: tham gia trang trí hội trường, tham gia khâu tuyên truyền, tham gia dẫn chương trình…
Ví dụ :tham gia HĐNK tham quan, học sinh phải chuẩn bị các việc sau:
+ Tìm hiểu thông tin về nơi tham quan , các kiến thức liên quan để hoàn thành công việc GV giao cho.
+ Chuẩn bị cho cá nhân : xin phép phụ huynh, chuẩn bị tài chính, dụng cụ cá nhân…
+ Cùng GV tham gia vào công việc chuẩn bị tổ chức cho buổi tham quan.
* Về phía GV
Để tổ chức tốt HĐNK, ngay từ đầu năm học GV cùng tổ bộ môn phải xác định trước kế hoạch tổ chức HĐNK. Có thể tổ chức cho HS toàn trường, hoặc theo từng khối lớp hoặc GV tổ chức cho các lớp mình phụ trách. Dù tổ chức theo quy mô nào chăng nữa thì cần phải có sự thống nhất giữa các GV trong tổ với nhau. Sau đó, thông qua BGH để phối hợp với các bộ môn khác sao cho có sự hợp lí trong toàn bộ HĐNK của nhà trường.
Đối với hoạt động cụ thể, tùy mục tiêu, nội dung và hình thức tổ chức, GV cần chuẩn bị những công việc khác nhau. Nhìn chung thường có các công việc sau:
+ Xác định mục tiêu, nội dung, hình thức và quy mô của hoạt động, thời gian tổ chức.
+ Tổ chức phân nhóm và giao nhiệm vụ cho HS, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tiến độ thực hiện cũng như giúp đỡ, hỗ trợ học sinh hoàn thành nhiệm vụ.
+ Liên hệ trao đổi để tìm sự hỗ trợ từ các lực lượng giáo dục trong nhà trường như: ban giám hiệu, GV bộ môn, Đoàn thanh niên, hội phụ huynh…
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất cho hoạt động như phòng ốc, thiết bị âm thanh, máy chiếu… , tuyên truyền cho HS về hoạt động sắp tổ chức.
+ Chuẩn bị nguồn kinh phí để tổ chức hoạt động.
+ Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động (kịch bản): có bao nhiêu việc cần thực hiện? Nội dung các việc đó như thế nào? Ai là người thực hiện? Thời gian hoàn thành và yêu cầu cần đạt được như thế nào? Dự kiến các tình huống phát sinh khác...
Các công việc chuẩn bị này GV đều có thể cho HS cùng tham gia cùng để tăng tính chủ động của HS và để hướng dẫn để HS biết cách thức tổ chức một HĐNK.
Bước 5: Tổ chức HĐNK.
Để hoạt động được diễn ra đúng như kịch bản đã chuẩn bị cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận được phân công nhiệm vụ. Các thành viên tham gia phải nắm vững yêu cầu công việc mình phụ trách và thực hiện với tinh thần trách nhiệm cao.
Ngoài ra, người phụ trách chính phải có khả năng ra quyết định, sử lí khéo léo các tình huống phát sinh không có trong kịch bản, điều khiển hoạt động một cách mềm dẻo, linh hoạt.
Bước 6: Kết thúc HĐNK.
-Kết thúc một hoạt động cần có phần công bố kết quả, tổng kết và đánh giá kết quả hoạt động.
- Khen thưởng các thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ cũng như góp ý, phê bình đối với các thành viên chưa hoàn thành nhiệm vụ.[10]