Do trụ sở công ty ở xa so với khu vực tiêu thụ sản phẩm lớn, nên việc vận chuyển mất rất nhiều thời gian, lãng phí nguồn nhân lực. Do đó, công ty cần xây dựng các chi nhánh ở gần các khu vực nêu trên sẽ giúp cho hoạt động bán hàng và công tác chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao hơn, tránh lãng phí về thời gian và nguồn nhân lực.
Do đặc điểm sản phẩm của công ty là loại sản phẩm dễ dàng bảo quản, tồn kho và vận chuyển. Công ty nên vận dụng lợi thế này để xây dựng các chi nhánh công ty tại những thị trƣờng tiêu thụ lớn để tránh lãng phí về thời gian vận chuyển và dễ dàng giao dịch với khách hàng, hoạt động chăm sóc khách hàng cũng đƣợc nâng cao.
Tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh, nhận thấy tại các quận 1, quận 5, quận 6, quận 8, quận 11 là khu vực tiêu thụ chủ đạo. Tuy nhiên, trụ sở chính của công ty lại nằm tại quận 12 cách khu vực này hơn 30km nên rất tốn thời gian vận chuyển khi nhân viên bán hàng phải đi bán hàng rồi lại quay về công ty lấy hàng. Các nhân viên bán hàng tiếp xúc với khách hàng không đến một phút và các khách hàng nhỏ
49
lẻ bị bỏ rơi nên hoạt động chăm sóc khách hàng kém hiệu quả. Điều đó sẽ làm công ty tốn chi phí về mặt nhân sự, bên cạnh đó sẽ mất một lƣợng khách hàng. Do đó, công ty nên xây dựng thêm chi nhánh tại khu vực quận 5, trung tâm giữa các quận kể trên, để thuận tiện cho việc bán hàng của nhân viên. Đối với chi nhánh này, công ty cần một nhân viên kế toán làm việc trực tiếp với các giám sát bán hàng của khu vực.
Đối với các khu vực tỉnh, cần xem xét và cân nhắc để xây dựng các chi nhánh công ty, nên tập trung vào những vùng có lƣợng tiêu thụ lớn nhƣ Đông Nam Bộ và Tây Nguyên. Mỗi chi nhánh sẽ quản lý từ 2 đến 4 tỉnh và đặt tại những nơi thuận lợi nhất cho việc vận chuyện sang các tỉnh lân cận. Mỗi chi nhánh cần có thêm một giám sát bán hàng để quản lý các nhân viên bán hàng trong khu vực nhằm kiểm soát và nâng cao hiệu quả bán hàng. Bên cạnh đó, các giám sát bán hàng ở mỗi chi nhánh phải kiểm soát luôn lƣợng hàng trong kho của mình. Chi phí trung bình cho mỗi chi nhánh ở tỉnh là 18 triệu đồng/tháng do thuê mặt bằng và thuê giám sát bán hàng. Tuy nhiên, ƣớc tính chi phí vận chuyển đến các khu vực này khi xây chi nhánh sẽgiảm hơn 12 triệu đồng do trƣớc đây phải vận chuyển hàng hóa đến các tỉnh mỗi 3 đến 5 ngày một lần, mỗi lần khoảng 600 gói cho mỗi tỉnh. Khi xây dựng chi nhánh nhƣ vậy thì công ty có thể vận chuyển mỗi tháng một đến hai lần, mỗi lần từ 15.000 đến 25.000 gói trà cho chi nhánh quản lý 2 đến 4 tỉnh. Bên cạnh đó còn hạn chế đƣợc chi phí hỗ trợ tự lƣu kho cho các nhân viên ở tỉnh là 1,5 triệu đồng cho mỗi nhân viên. Do đó, việc xây dựng chi nhánh ở tỉnh có thể làm chi phí tăng thêm tối đa là 3 triệu đồng cho mỗi chi nhánh hoặc có thể giảm chi phí đối với các khu vực tỉnh ở xa cơ sở sản xuất của công ty. Tuy nhiên, khi xây dựng các chi nhánh sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu của khu vực, luôn đảm bảo sự đa dạng về sản phẩm. Tránh xảy ra tình trạng thiếu hụt về lƣợng sản phẩm và không đảm bảo về loại sản phẩm do hạn chế về sự tự lƣu giữ hàng hóa của nhân viên nhƣ trƣớc đây. Điều đó giúp tăng hiệu quả hoạt động bán hàng của nhân viên và giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty cũng nhƣ tăng độ bao phủ thị trƣờng.
50
Các chi nhánh này sẽ thực hiện các chức năng chính nhƣ bao phủ thị trƣờng và quản lý các kênh thành viên trong khu vực đó. Các trung gian phân phối nhƣ đại lý, các cửa hàng bán buôn, bán lẻ sẽ đƣợc cung cấp hàng hóa từ chi nhánh này. Nhƣ thế công ty sẽ giảm đƣợc chi phí vận chuyển theo từng đơn hàng một. Và việc xây dựng các chi nhánh sẽ giúp công ty trong việc bám sát thị trƣờng, quản lý các kênh trung gian và có phản ứng kịp thời trƣớc sự biến động của khu vực.
Đối với các chi nhánh đại diện, công ty cần xây dựng cho mỗi chi nhánh một chiến lƣợc riêng dựa trên điều kiện thị trƣờng ở khu vực. Để mỗi chi nhánh có quyền độc lập nhất định, giao quyền điều hành và quản lý mạng lƣời phân phối tại khu vực. Yêu cầu các chi nhánh thƣờng xuyên cập nhật những thông tin về khách hàng, những đối thủ cạnh tranh và những biến động của thị trƣờng. Công ty cần có những đánh giá đúng về các chi nhánh của mình và có những chính sách động viên phù hợp.