7. Kết cấu của luận văn
2.6.1Những ƣu điểm
Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty đƣợc hình thành và hoạt động tƣơng đối ổn định. Tuy nhiên nhìn chung việc thiết kế và vận hành hệ thống này vẫn chƣa thực sự hoàn chỉnh có thể do một số nguyên nhân chủ quan cũng nhƣ khách quan của doanh nghiệp
Thứ nhất, Môi trƣờng kiểm soát tại công ty đã đƣợc tạo dựng với đầy đủ những đặc tính của nó nhƣ: chuẩn mực đạo đức, năng lực, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, phong cách điều hành của nhà quản lý, phân chia quyền hạn và trách nhiệm cụ thể nhƣ sau :
-Công ty đã tạo dựng đƣợc môi trƣờng văn hóa nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của nhân viên
-Ban lãnh đạo và những ngƣời quản lý trong doanh nghiệp đều thực thi tính chính trực trong lời nói và việc làm để nhân viên cấp dƣới nể phục và làm theo.
-Công ty cũng có đƣa ra những văn bản quy định mức xử phạt đối với một số quy tắc ứng xử và giá trị đạo đức
-Công ty có truyền đạt, hƣớng dẫn cụ thể cho nhân viên dƣới quyền các yêu cầu về đạo đức, phân biệt rõ hành vi vi phạm và hành vi đƣợc phép hay khuyến khích tƣơng đối cụ thể để nhân viên hiểu và thực hiện.
-Công ty có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm để không bị trùng lắp và cũng đƣợc phân chia bằng văn bản
-Công ty có sự bố trí nhân sự hợp lý, vào những vị trí đúng chuyên môn và khả năng cũng nhƣ kỹ năng sẵn có của nhân viên.
-Hội đồng quản trị và ban giám đốc công ty hiểu rõ và đề cao vai trò của kiểm soát nội bộ
-Công ty đã ban hành đƣợc quy chế khen thƣởng và sử dụng hợp lý quỹ khen thƣởng phúc lợi
-Ban kiểm soát của công ty có sự độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp
-Ban lãnh đạo công ty thƣờng rất thận trọng trong việc ra quyết định trong hoạt động kinh doanh. Thƣờng xuyên tổ chức những cuộc họp, giao ban để thông
qua cũng nhƣ lắng nghe các trƣởng phòng báo cáo kết quả để đề ra những giải pháp và hƣớng giải quyết thích hợp.
-Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty
-Công ty có sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm trong việc điều hành và giải quyết công việc thực hiện mục tiêu của Công ty
-Công ty có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực, có khả năng chuyên môn nhắm đến tính hiệu quả của hệ thống KSNB và họ hiểu rằng hành động sai so với các chính sách, thủ tục quy định sẽ phải chịu các biện pháp điều chỉnh nhƣ: nhắc nhở, phạt, sa thải… tùy vào mức độ vi phạm
Thứ hai, Đánh giá rủi ro tại công ty cũng đƣợc tổng hợp lại với những ƣu
điểm nổi bật nhƣ sau :
- Thực tế thì công ty thƣờng tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý với các phòng để tổng kết, đánh giá những mục tiêu mà công ty đặt ra trong tuần, trong tháng, trong quý đó; từ đó rút ra những vấn đề đã làm đƣợc và chƣa làm đƣợc để điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó, công ty đặt ra những mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, từng bộ phận trong một thời gian cụ thể . Ban giám đốc chỉ đạo các phòng, ban thực hiện các mục tiêu, từ đó các trƣởng phòng vạch ra các biện pháp, phƣơng hƣớng cụ thể nhằm thực hiện những mục tiêu mà ban giám đốc đã đề ra và truyền đạt cho nhân viên phòng mình hiểu rõ để thực hiện tốt, hiệu quả công việc
- Tuy không thƣờng xuyên nhƣng công ty cũng đã xây dựng đƣợc cơ chế để nhận diện những rủi ro tiềm ẩn có khả năng xảy ra trong hoạt động kinh doanh của mình cũng nhƣ những tác động ảnh hƣởng từ bên ngoài nhƣ sự biến động kinh tế thế giới, lạm phát, đối thủ cạnh tranh, tâm lý ngƣời tiêu dùng...
- Công ty đã xây dựng đƣợc cơ chế chung để đối phó với rủi ro từ bên trong và bên ngoài Công ty
Thứ ba, đối với Hoạt động kiểm soát thì công ty cũng đã có sự kiểm soát
doanh thu và chi phí rất tốt. Ban lãnh đạo công ty kịp thời nắm bắt đƣợc thông tin về sự tăng trƣởng của doanh thu và kiểm soát chi phí với những ƣu điểm sau:
- Công ty có tiến hành phân tích số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh định kỳ và có các báo cáo đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời để giúp ban giám đốc công ty đánh giá đúng các rủi ro liên quan một các kịp thời.
- Việc quản lý thời gian làm việc (ngày, giờ) công của nhân viên đƣợc các trƣởng phòng thực hiện đúng quy định
- Công ty cũng xây dựng đƣợc một số biện pháp để giám sát, bảo dƣỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hƣ hỏng
- Công ty có xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ nhƣ ký tên, trách nhiệm và chứng từ đƣợc đánh số thứ tự và xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ nhƣ ký tên, trách nhiệm
- Công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ (số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách, máy tính) theo định kỳ.
- Công ty có chuẩn bị tốt các thiết bị lƣu trữ và sao lƣu dự phòng những dữ liệu thông tin cần thiết
- Công ty có tách bạch các chức năng: giao chứng thƣ, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền và xác minh tình hình tài chính của khách hàng cũng nhƣ đƣa ra tiêu chuẩn khi cho khách hàng nợ
- Công ty có tách bạch các chức năng: tuyển dụng, chấm công, tính lƣơng, xét duyệt lƣơng và trả lƣơng và việc trả lƣơng cho nhân viên có tính bảo mật (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty có những biện pháp để bảo vệ tiền tránh bị mất cắp và tiến hành kiểm tra quỹ khi có dấu hiệu bất thƣờng cũng nhƣ đƣợc đóng dấu "Đã thu tiền" hoặc " Đã thanh toán" đối với những phiếu thu, phiếu chi đã thực hiện việc thu, chi...
- Tài sản cố định trong công ty đƣợc đánh số và ghi mã số tài sản. Mọi trƣờng hợp luân chuyển, di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận, phòng ban đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng và tiến hành kiểm kê, đánh giá lai tình trạng TSCĐ theo định kỳ cũng nhƣ có lập kế hoạch, dự toán để sửa chữa TSCĐ.
Thứ tư, đối với Thông tin và truyền thông có thể tổng hợp thành những ƣu điểm nhƣ sau :
- Các trƣởng phòng thƣờng xuyên báo cáo tình hình công việc cho Ban giám đốc để họ đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết.
- Việc truyền đạt những thông tin cần thiết đƣợc truyền đạt đến nhân viên, phòng ban liên quan kịp thời, chính xác.
- Công ty có thùng thƣ góp ý của khách hàng để tiếp thu các ý kiến đóng góp của khách hàng. Bên cạnh đó, công ty có bộ phận chăm sóc khách hàng nhằm giải đáp những thắc mắc cũng nhƣ tiếp nhận những thông tin phản ánh, góp ý của khách hàng. Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty cũng công khai những số điện thoại của giám đốc, phó giám đốc để khách hàng có thể sử dụng để phản ánh những thông tin nóng kịp thời
Thứ năm, Hoạt động giám sát tại công ty đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt với những ƣu điểm nổi bật đƣợc tổng hợp nhƣ sau :
- Các trƣởng phòng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động Thẩm định giá của lĩnh vực mình, kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên phòng và báo cáo cho ban lãnh đạo công ty. Hệ thống KSNB trong Công ty đã phần nào tạo điều kiện cho nhân viên và những phòng ban tuy chƣa triệt để nhƣng đã có sự giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày của mình. Vì vậy, những sai phạm của nhân viên đƣợc báo cáo lên những nhà quản lý để họ có những hành động giải quyết kịp thời. Các nhân viên thực hiện công việc đồng bộ, có sự gắn kết chặt chẽ và giám sát lẫn nhau nên cũng phần nào hạn chế đƣợc những sai phạm có thể xảy ra.
- Ban lãnh đạo công ty nhƣ Giám đốc, phó giám đốc thƣờng trực tại công ty ngoại trừ khi đi công tác hay có việc đột xuất phải ra ngoài nên sự nắm bắt tình hình và giám sát các hoạt động diễn ra tƣơng đốt chặt chẽ và cụ thể.
- Công ty hàng năm đƣợc kiểm toán độc lập và có sự kiểm tra từ các cơ quan chức năng vì hàng năm công ty thuê đơn vị kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán nhằm phát hiện những sai sót, những điềm còn yếu kém cần khắc phục của doanh nghiệp từ đó doanh nghiệp đề ra những biện pháp khắc phục, xử lý kịp thời.