Quy trình trong xây dựng văn bản hoạch định phản ánh các bước cần thiết để thực hiện được các nội dung của một văn bản hoạch định phát triển đi từ lúc khởi động quá trình lập kế hoạch cho đến ra đời bản KH hoàn chỉnh và
được các cấp phê duyệt thông qua. Thông thường kết cấu chung nhất của một văn bản hoạch định bao gồm các phần chủ yếu sau đây:
a, Phân tích đánh giá tiềm năng và thực trạng phát triển KT-XH của một quốc gia hay một địa phương
Phân tích, đánh giá tiềm năng và thực trạng phát triển KT-XH là việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu cần thiết để làm rõ các yếu tố nguồn lực và hiện trạng phát triển kinh tế xã hội.Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về quốc gia, địa phương mình trong mối tương quan với các chủ thể khác về các vấn đề phát triển KT-XH cơ bản như: nguồn lực cho phát triển, trình độ phát triển, môi trường kinh doanh, lợi thế địa phương… cả trong quá khứ và hiện tại. Các đánh giá này sẽ là các căn cứ quan trọng để xây dựng hoạch định phát triển KT-XH trong tương lai.
b, Dự báo các yếu tố tác động đến sự phát triển KT-XH trong tương lai
Dự báo là sự đoán trước có căn cứ khoa học, mang tính xác suất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ trạng thái, xu hướng phát triển của đối tượng nghiên cứu hoặc cách thức thời hạn đạt các mục tiêu đã đề ra trong tương lai.Trong dự báo khả năng phát triển KT-XH của một tỉnh, người ta thường xem xét trên 3 mặt:
Một là, trong quá khứ nền kinh tế và các hoạt động xã hội chịu tác động
của những yếu tố rủi ro nào, mức độ tác hại ra sao?.Trong nhiều yếu tố tác động cụ thể, người ta đo đếm các mức độ tác động, tính được những thiệt hại, lợi ích mà các yếu tố tác động tiêu cực hoặc tích cực gây ra.
Hai là, Mức độ xâm nhập của các yếu tố tác động vào các hoạt động
kinh tế-xã hội của một vùng phụ thuộc rất lớn vào mối liên kết KT-XH của
vùng, quốc gia đó với những độ mở và tính chất của các mối liên kết.
Ba là, các yếu tố tác động khá đa dạng, nhưng tựu chung lại có hai
động phi vật chất.Thông thường các yếu tố tác động thường được phân tích thành các nhóm sau:
+ Môi trường quốc tế, vùng và chính sách kinh tế tương ứng
+ Môi trường trong nước, có ý nghĩa đặc biệt khi dự báo hoạch định phát triển địa phương
c, Xác định mục tiêu, nhiệm vụ, chỉ tiêu của thời kỳ hoạch định và giải pháp thực hiện
Xác định mục tiêu là bước đi cụ thể hóa hơn để trả lời câu hỏi ”chúng ta muốn đi đến đâu?”, xác định điểm mốc cần đạt được trong từng khoảng thời gian nhất định để từng bước biến tầm nhìn thành hiện thực.So với tầm nhìn, mục tiêu sát với thực trạng và trực tiếp hơn nhằm giải quyết những vấn đề bức xúc, nổi cộm trong một thời kỳ ngắn hạn hơn. Khi mục tiêu đã được xác định, giúp chúng ta biết rõ hơn trong những khoảng thời gian sắp tới (ngắn hạn, trung hạn và dài hạn) sẽ đạt được những thành quả cụ thể gì? Để đo lường các mục tiêu đạt được, cần phân biệt các cấp mục tiêu cơ bản sau:
Mục tiêu cuối cùng (hay còn gọi là tác động) là mục tiêu cao nhất mà một địa phương, quốc gia hay một tổ chức cần đạt được. Mục tiêu này cho biết tác động dài hạn mà việc thực hiện thành công kế hoạch sẽ góp phần đạt đến.
Mục tiêu trung gian (còn gọi là kết quả) là cái đích mà các văn bản hoạch định trực tiếp vươn tới.
Mục tiêu đầu ra là những sản phẩm hữu hình của thời kỳ hoạch định Hoạt động là những công việc cụ thể mà giai đoạn hoạch định phải tiến hành để có được các đầu ra dự kiến.
d, Tổ chức thực hiện .
Hiện nay, để triển khai các văn bản hoạch định dài hạn và trung hạn (chiến lược,quy hoạch và kế hoạch 5 năm), người ta thường sử dụng hai công
cụ khác nhau, đó là kế hoạch PTKTXH hàng năm và các chương trình mục tiêu, các dự án được triển khai theo chiều dọc và chiều ngang. Mỗi một công cụ có vai trò khác nhau và được sử dụng để triển khai những nội dung khác nhau của văn bản hoạch định.
e, Theo dõi, Giám sát và đánh giá thực hiện
Theo dõi là thực hiện việc quan sát hay kiểm tra kết quả thực hiện và quá trình này diễn ra liên tục các hoạt động thu nhập thông tin, sử dụng các tiêu chí để đo lường việc thực thi một dự án, chương trình hay một kế hoạch. Có 2 quá trình theo dõi là theo dõi mức độ tuân thủ và theo dõi tác động. Mục đích của theo dõi là cung cấp một cách kịp thời, chính xác và hợp lý các thông tin về những gì đang xẩy ra, qua đó để điều chỉnh kế hoạch và nguồn lực cho phù hợp nhằm đảm bảo mục tiêu cuối cùng vẫn đạt được.
Đánh giá là một quá trình nhằm xác định, phản ánh kết quả của những gì đã được thực thi và xét đoán giá trị của chúng, là việc sử dụng thông tin có được từ quá trình theo dõi để phân tích các quy trình, chương trình và các dự án để xác định liệu có cần sự thay đổi, điều chỉnh hay không. Nhiệm vụ của đánh giá là đi xa hơn theo dõi một bước, nó là quy trình phản ánh về những gì đã xẩy ra và đang xảy ra nhằm mục đích học hỏi cho tương lai.