16) chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi sổ cái TK511 (Biểu số 17),
2.2.2.4. Kế toán thanh toán với khách hàng
Các hình thức thanh toán
Nhằm thu hút và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, Công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau:
- Thanh toán ngay (thanh toán trực tiếp): đợc áp dụng chủ yếu đối với phơng thức bán lẻ tại cửa hàng thuốc trực thuộc công ty và các khách hàng không thờng xuyên mua, khối lợng hàng không lớn. Với hình thức này thờng là thanh toán bằng tiền mặt.
- Thanh toán trả chậm (bán chịu): đợc áp dụng chủ yếu đối với các khách hàng quen thuộc, mua với khối lợng lớn và có uy tín với Công ty. Với hình thức này, kế toán tiêu thụ mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng. Thông thờng các khoản trả chậm này không có lãi.
* Xét về phơng tiện thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt: chủ yếu là trong trờng hợp khách hàng thanh toán trực tiếp.
- Thanh toán bằng chuyển khoản: hình thức thanh toán này đợc áp dụng chủ yếu đối với các khách hàng quen thuộc, có uy tín và xa Công ty về mặt địa lý nh Công ty Cổ phần dợc phẩm Nghệ An hoặc các hóa đơn bán hàng có trị giá trên 20.000.000 VNĐ (đợc áp dụng từ ngày 01/01/2009). Khách hàng thông qua ngân hàng của mình lập uỷ nhiệm chi hoặc séc chuyển khoản, trên đó ghi rõ tên đơn vị nhận tiền:Công ty Cổ phần dợc Duy Tiên, mã tài khoản... Ngân hàng của Công ty sẽ gửi giấy báo Có cho Công ty.
Phơng pháp kế toán thanh toán với khách hàng
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu: đợc lập thành 3 liên:
liên 1: lu tại phòng kế toán;
liên 2: giao cho khách hàng;
liên 3: giao cho thủ quỹ. - Giấy báo Có của ngân hàng. - Hoá đơn GTGT.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 111- Tiền mặt. Tài khoản này đợc mở 3 tài khoản cấp 2:
TK 1111- Tiền mặt Việt Nam đồng;
TK 1112- Tiền mặt ngoại tệ;
TK 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
- TK 112- Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản này đợc mở 3 tài khoản cấp 2 tơng tự nh TK 111.
- TK 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này đợc mở 2 tài khoản cấp 2:
TK 1311- Phải thu ngắn hạn của khách hàng;
TK 1312- Phải thu dài hạn của khách hàng. TK 131 đợc mở chi tiết theo từng đối tợng công nợ.
* Trình tự hạch toán
Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán phải lập
phiếu thu (Biểu số 18)
Phiếu thu đợc lập làm 3 liên:- 01 liên lu tại phòng kế toán; - 01 liên giao cho khách hàng; - 01 liên giao cho thủ quỹ.
Hàng ngày, hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng kỉêm tiền, xếp tiền theo từng loại và lập bảng kê các loại tiền nộp, viết giấy đề nghị nộp tiền để mang tiền lên nộp cho thủ quỹ. Khi nhân viên bán hàng nộp tiền, thủ quỹ thực hiện kiểm tra số thực nộp so với bảng kê các loại tiền nộp và giấy đề nghị nộp tiền, thự hiện thu tiền và ký vào bảng kê loại tiền nộp.
Để tránh trờng hợp hạch toán trùng, việc lập Phiếu thu không phải do kế toán tiền mặt thực hiện hàng ngày mà sẽ do kế toán tiêu thụ lập sau mỗi đợt bán hàng của từng nhân viên bán hàng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng Séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc. Thông thờng khách hàng thanh toán bằng séc bảo chi hay séc chuyển khoản. Công ty thu đợc séc đó phải nộp vào Ngân hàng Công thơng (Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản)
Bảng kê nộp Séc đợc lập làm 2 liên: - 01 liên lu tại Công ty. - 01 liên Ngân hàng giữ.
Khi Ngân hàng nhận séc, quyết định chuyển tiền vào tài khoản của Công ty, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có về Công ty. Nhận đợc giấy báo Có, kế toán sẽ phản ánh số tiền đó vào tài khoản có liên quan. Cụ thể, nếu nộp séc, kế toán ghi bảng kê nộp séc (biểu số 19):
Kế toán mở sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng, mỗi cửa hàng của công ty cũng đợc coi là một khách hàng của công ty khi mở sổ chi tiết. Sổ này để theo dõi thờng xuyên tình hình mua và thanh toán tiền hàng theo từng hóa đơn. Định kỳ, khách hàng đến công ty để đối chiếu tình hình công nợ. Căn cứ để đối chiếu là Sổ chi tiết TK 131 và các hoá đơn GTGT. Đây là việc làm cần thiết để tránh thiếu sót dẫn đến tranh chấp giữa ngời bán và ngời mua. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết tài TK 131 (Biểu số 20) để lập chứng từ ghi sổ (CTGS số 05/T3 Biểu số 21)– , từ đó vào sổ cái TK 131 (Biểu số 22), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các TK liên quan.