Để phục vụ cho việc xây dựng dự toán thu chi đồng thời đảm bảo yêu cầu tiết kiệm hiệu quả, quản lý chi thường xuyên cần phải sử dụng hệ thống các định mức chi tiêu. Định mức chi tiêu là căn cứ để phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính công.
Có thể khái quát hệ thống các định mức chi tiêu áp dụng tại các đơn vị sử dụng NSNN như sau:
• Căn cứ vào mức độ, có 2 loại định mức: - Định mức chi tổng hợp.
Loại định mức này biểu hiện như là định mức khoán kinh phí hành chính tính trên mỗi biên chế; định mức chi tổng hợp cho một giường bệnh; định mức chi tổng hợp cho một học sinh; định mức chi cho số km đường duy tu, bảo dưỡng… Định mức chi tổng hợp được cơ quan tài chính sử dụng để xây dựng dự toán một cách khái quát theo lĩnh vực chi để hướng dẫn đơn vị sử dụng NSNN lập dự toán trên phạm vi định mức. Về phía đơn vị, định mức chi tổng hợp xem như mức chi tối đa của NSNN cho các mục chi có trong định mức tổng hợp.
- Định mức chi cho từng mục chi.
Loại định mức này biểu hiện như chế độ tiền lương, phụ cấp lương, chế độ chi tiêu hội nghị, định mức thanh toán tiền cước phí điện thoại công vụ, định mức sử dụng văn phòng phẩm… Loại định mức này khá đa dạng do chi thường xuyên gồm nhiều lĩnh vực khác nhau và nhu cầu chi cụ thể của đơn vị gồm nhiều mục chi.
Định mức chi cho từng mục chi vừa là căn cứ để lập dự toán vừa là căn cứ để thực hiện dự toán: chi trả, thanh toán. Mặt khác còn là căn cứ để phân tích đánh giá tình hình sử dụng kinh phí của NSNN tại đơn vị.
• Căn cứ vào sự phân cấp, có 2 loại định mức: - Định mức do Nhà nước quy định.
Loại định mức này là do các cấp chính quyền Nhà nước có thẩm quyền quy định. Nó có tính chất pháp lệnh và bắt buộc các đơn vị sử dụng NSNN phải chấp hành. Phổ biến là các loại: định mức sử dụng xe ô tô; tiêu chuẩn về nhà làm việc, chế độ công tác nước ngoài; kinh phí các chương trình mục tiêu quốc gia; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đột xuất; kinh phí thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, bộ ngành; kinh phí mua sắm và sửa chữa tài sản cố định; vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn đối ứng dự án, vốn viện trợ.
- Định mức do các đơn vị sử dụng NSNN xây dựng.
Đối với các đơn vị hành chính được khoán biên chế và kinh phí, các đơn vị sự nghiệp có thu được giao quyền tự chủ về tài chính, căn cứ vào các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu do cơ quan có thẩm quyền ban hành, đơn vị chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ. Các định mức chi về quản lý hành chính, chi phí chuyên môn nghiệp vụ có thể bằng hoặc cao hơn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành với điều kiện phải phù hợp với nguồn kinh phí hay nguồn thu được sử dụng.
Do tầm quan trọng của định mức đối với công tác quản lý chi thường xuyên nên khi xây dựng định mức cần chú trọng.
1.2.2.3 Khoán chi.
Khoán chi là một trong những giải pháp nhằm đổi mới cơ chế quản lý và sử dụng kinh phí đối với cơ quan hành chính và các tổ chức được Nhà nước cấp kinh phí hoạt động. Mục đích của chính sách khoán chi là thúc đẩy việc sắp xếp, tổ chức bộ máy tinh gọn để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị Nhà nước; thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong việc sử dụng kinh phí hành chính trong cơ quan, đơn vị và tăng thu nhập cho cán bộ công chức.
Có 16 mục có thể thực hiện khoán chi như: tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, chi thanh toán dịch vụ công, các khoản thanh toán cho cá nhân, hội nghị…
Mức khoán chi dược xác định dựa vào hệ thống định mức, tiêu chuẩn, chế độ sử dụng kinh phí thường xuyên của NSNN theo quy định, tình hình thực tế sử dụng kinh phí của cơ quan, đơn vị trong 3 năm liền kề trước năm thực hiện khoán, có xem xét đến các yếu tố tác động làm tăng giảm đột biến và biên chế được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao. Mức khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính được ổn định trong 3 năm và được xem xét điều chỉnh tuỳ theo các trường hợp cụ thể.