Theo tài liệu hướng dẫn ngoài thơng tin khai báo khi bắt đầu vụ ni, thì hộ gia đình chỉ nhập thông tin nhập, xuất thức ăn và thuốc thủy sản và chi phí phát sinh, giá bán, sản lượng. Để làm căn cứ theo dõi và sắp xếp một cách có hệ thống các chứng từ phát sinh này khi các hộ làm theo tiêu chuẩn VietGAP là phải có hồ sơ theo dõi, ban thực hiện đề tài gợi ý các chứng từ làm căn cứ nhập liệu được trình bày tại bảng 2.
Bảng 2 – Chứng từ làm căn cứ nhập số liệu
TT Nội dung chi phí Chứng từ
I Chi phí vật chất
1 Chi phí cá Tra giống 1.Chứng từ thu thập:
Hóa đơn mua hàng
Bảng kê chi phí mua hàng Biên nhận
Biên bản kiểm tra chất lượng con giống
2. Chứng từ tổng hợp: Tập hợp các chứng từ thu thập ghi vào chứng từ theo dõi chi phí cá tra
giống (I.1)
2 Chi phí thức ăn 1.Chứng từ thu thập:
Hóa đơn mua hàng Biên nhận
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ thu thập và tình hình xuất kho thức ăn ghi vào chứng từ theo dõi chi phí thức ăn (I.2)
3 Chi phí thuốc, hóa chất 1.Chứng từ thu thập:
Hóa đơn mua hàng Biên nhận
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ thu thập và tình hình xuất kho thuốc, hóa chất ghi vào chứng từ theo dõi
chi phí thuốc, hóa chất (I.3)
4 Chi phí cải tạo ao 1. Chứng từ thu thập:
- HĐ mua xăng hoặc dầu máy
- Bảng kê chi phí bón vơi, hút bùn, … 2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ liên quan đến chi cho cải tạo Ao ghi vào chứng từ theo dõi chi phí cải tạo
TT Nội dung chi phí Chứng từ
5 Chi phí th ao (nếu có) 1.Chứng từ thu thập:
Hợp đồng kinh tế, chứng từ trả tiền thuê Ao 2. Chứng từ lập: Chi phí thuê Ao (I.5) Chứng từ này xác định số tiền thuê Ao hàng tháng hoặc cho cả vụ nuôi.
6 Chi phí khấu hao TSCĐ Chứng từ lập: Chi phí khấu hao (I.6) Chứng từ
này có thể lập hàng tháng trên cơ sở bảng kê khấu hao TSCĐ
7 Chi phí thu hoạch Chứng từ lập: Chi phí thu hoạch (I.7) gồm các
chi phí
kéo lưới, bắt cá, vận chuyển, thuê đội thu hoạch
8 Chi phí lãi vay ngân hàng Căn cứ vào: Hợp đồng tín dụng, Phiếu thu của
Ngân hàng
Chứng từ lập: Chi phí lãi vay (I.8) theo vụ ni.
9 Chi phí khác (nếu có) Tùy chi phí mà có thể lập bảng kê (I.9.1) hoặc
phân bổ chi phí (I.9.2)
Quản lý Bảng kê chi phí cho quản lý
Dụng cụ cho ăn Bảng phân bổ dụng cụ cho ăn
Chứng nhận tiêu chuẩn Bảng phân bổ chi phí chứng nhận tiêu chuẩn
Chi phí BVMT Bảng kê chi phí
Chi phí liên hệ bán cá Bảng kê chi phí
Chi phí điện bơm nước, máy chạy Oxy,..
Bảng phân bổ dụng cụ cho ăn
Chi phí khác phát sinh:….
II Chi phí lao động Hợp đồng lao động
Bảng chấm công
Bảng thanh tốn tiền cơng
Chứng từ lập: Chi phí nhân cơng (II) III Các khoản thu hồi loại
trừ khỏi giá thành
Chứng từ lập: Bảng kê giá trị các khoản thu hồi (III.B)