II. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG
2.4Lập Kế hoạch sản xuất
Chức năng này được sử dụng khi hộ gia đình cần kiểm sốt chi phí thực tế phát
sinh so với kế hoạch sản xuất lúc bắt đầu tiến hành thả ni cá và ước tính được chi phí cần thiết cho cả vụ ni.
- Tại Giao diện chính của ứng dụng, nhấn chọn nút để lập kế hoạch sản
xuất.
Hình 4: Giao diện Kế hoạch sản xuất
- Cụ thể như sau:
Thả cá giống: đã tự động cập nhật khi khai báo thông tin thả cá.
Thu hoạch: nhập dữ liệu lần lượt tất cả các ao theo thông tin Ngày tháng thu
hoạch, Hệ số sản lượng. Lưu ý: các nội dung khác được tự động hiện thị.
Thức ăn: nhập hệ số chuyển hóa thức ăn và tỷ trọng sử dụng từng loại thức ăn.
Chi phí Vật chất:
- Nhập Đơn giá cá giống (đ/con), Đơn giá thức ăn (đ/kg), chi phí sử dụng thuốc bình quân (đ/kg) theo từng ao.
- Nhập chi phí ước tính cả vụ ni cho từng ao theo các nội dung chi phí Cải
tạo ao, Thuê (Khấu hao) ao, Bắt cá, Bán cá, Lãi tiền vay, Quản lý kỹ thuật, Chứng nhận tiêu chuẩn, Bảo vệ mơi trường và chi phí Sản xuất khác.
Chi phí Lao động: nhập chi phí ước tính cả vụ ni cho từng ao theo các nội
dung tiền lương nhân công thuê ngồi, chi phí thức ăn nhân viên và tiền lương thành viên gia đình tham gia (nếu có)
Dự kiến thu tiền bao: nhập đơn giá bán dự kiến của vỏ bao thức ăn (đ/cái)
Các thông tin khác: dữ liệu tự động hiển thị.
- Nhấn nút để trở về Giao diện chính của ứng dụng hoặc nhấn nút
để để chuyển đến Giao diện nhập chi phí phát sinh. 2.5 Nhập chi phí phát sinh
2.5.1 Đối với các chi phí thơng thường (khơng bao gồm thức ăn và thuốc thủy sản)
- Tại Giao diện chính của ứng dụng, nhấn chọn nút để nhập các chi phí
phát sinh trong q trình ni cá.
Hình 5: Giao diện sổ theo dõi chi phí
- Cụ thể nhập liệu cho các cột như sau: STT: khơng cần nhập vì tự động hiển thị.
Ngày: nhập ngày, tháng, năm phát sinh nghiệp vụ theo quy định MM/DD/YY.
Nội dung chi phí: nhấn chọn trong danh sách các chi phí phù hợp. Lưu ý: không cần nhập nội dung.
Ký hiệu: mã ký hiệu của từng loại chi phí được tự động hiển thị.
Ao: nhấn chọn trong danh sách ao phát sinh chi phí. Lưu ý: khơng được bỏ trống.
Số tiền: nhập số tiền chi cho nội dung khoản mục chi phí theo từng ao.
Lưu ý: trường hợp một loại chi phí cùng phát sinh ở nhiều ao thì phải nhập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 6: Ví dụ về nhập chi phí phát sinh ở nhiều Ao
Số tiền chia theo ao: được tự động hiện thị.
2.5.2 Đối với chi phí thức ăn và thuốc thủy sản: được theo dõi riêng nhằm mục
đích quản lý Hàng tồn kho để tiện cho việc kiểm soát và đặt hàng kịp thời.
- Tại Giao diện chính của ứng dụng, nhấn chọn nút hoặc tại màn hình
nhập liệu vật tư, nhấn chọn nút để chuyển đến Giao diện Quản lý Thức
ăn – Thuốc.
Hình 7: Giao diện quản lý- theo dõi thức ăn và thuốc thủy sản
- Nội dung quản lý vật tư bao gồm: Danh mục, Nhập liệu, Chi tiết N-X-T, Nhập – Xuất – Tồn và Sổ kho in đã được trình bày tại mục 3.4.3.1
2.5.2.1 Nhập liệu vật tư
- Tại giao diện Quản lý Thức ăn – Thuốc, nhấn chọn nút để chuyển
Hình 8: Giao diện nhập liệu vật tư
- Cụ thể nhập liệu cho các cột như sau:
Ngày ghi sổ: nhập ngày, tháng, năm phát sinh theo quy ước MM/DD/YY.
Số chứng từ: Nhập số phiếu nhập (ký hiệu: PNxxx) và phiếu xuất (ký hiệu:
PXxxx) theo quy ước, trong đó xxx là số tự tăng dần.
Ngày chứng từ: được tự động hiện thị theo Ngày ghi sổ.
Diễn giải: được tự động hiện thị theo Số chứng từ.
Nhập: nhập số lượng và đơn giá nhập trong trường hợp nhập kho. Cột Thành
tiền tự động hiển thị. Lưu ý: đơn giá nhập đã bao gồm toàn bộ số tiền chi cho việc mua vật tư tính trên một đơn vị sản lượng.
Số lượng Xuất: nhập số lượng xuất trong trường hợp xuất kho. Lưu ý: đơn giá
xuất kho được tính theo phương pháp Bình qn gia quyền cuối kỳ theo từng ao nuôi. Mã vật tư: nhấn chọn mã vật tư tương ứng các trường hợp nhập – xuất trong
danh sách. Lưu ý: trường hợp xuất hiện vật tư mới (khơng có trong danh sách) thì phải
bổ sung trong Danh mục vật tư (nhấn chọn nút và thực hiện Khai báo danh
mục – xem mục 2.3)
Tên vật tư, ĐVT: được tự động hiện thị theo Mã vật tư.
Mã lô hàng: Nhập mã lô hàng nhập (xuất) kho
Tên nhà cung cấp: Nhập tên nhà cung cấp vật tư nhập (xuất) kho
Ao: nhấn chọn trong danh sách ao phát sinh chi phí trong trường hợp xuất kho.
Tồn kho: được tự động hiện thị cho biết thơng tin hiện cịn tồn kho đối với vật (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tư được nhấn chọn giúp cho việc kiểm soát số lượng xuất kho.
- Nhấn nút để trở về Giao diện quản lý vật tư, sau đó nhấn nút
để trở về Giao diện nhập chi phí phát sinh.
2.5.2.2 Cập nhật đơn giá xuất kho cuối kỳ: được thực hiện vào thời điểm cuối tháng hoặc vào thời điểm thu hoạch cá theo từng ao.
- Tại màn hình nhập liệu, nhấn chọn nút để chuyển đến Sổ chi tiết vật
tư.
Hình 9: Giao diện sổ chi tiết vật tư
- Chọn vật tư cần xem đơn giá (ví dụ chọn Thức ăn viên 18% đạm), nhấn nút , đơn giá cuối kỳ của loại vật tư này sẽ hiển thị tại ơ màu vàng. Sau đó, nhấn
nút để chuyển sang sheet Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn, nhập lại đơn giá
này vào cột màu vàng theo từng loại thức ăn.
Hình 10: Giao diện bảng tổng hợp nhập xuất tồn
- Nhấn nút để chuyển đến Sổ chi tiết vật tư và thực hiện tương tự cho
các loại vật tư còn lại. Lúc này trị giá xuất kho trong kỳ đã được cập nhập vào sổ chi phí tại 2 dòng đầu tiên.
- Nhấn nút để trở về Giao diện quản lý vật tư, nhấn
để trở về Giao diện chính của ứng dụng hoặc nhấn nút để để
chuyển đến Giao diện nhập chi phí phát sinh.
2.6 Kiểm sốt giá thành: dùng để kiểm sốt chi phí thực tế phát sinh so với kế hoạch sản xuất đã đề ra. sản xuất đã đề ra.
- Tại Giao diện chính của ứng dụng, nhấn chọn nút để chuyển đến giao
diện Kiểm sốt giá thành.
Hình 11: Giao diện kiểm sốt giá thành
- Các số liệu về kế hoạch sản xuất và chi phí phát sinh thực tế theo từng khoản mục chi phí được tự động cập nhật theo từng ao giúp cho hộ ni biết được khoản mục chi phí nào thuộc ao nào đã vượt hoặc chưa vượt kế hoạch đề ra. Qua đó, hộ ni quản lý và kiểm sốt chi phí tốt hơn.
- Nhấn nút để trở về Giao diện chính của ứng dụng.
2.7 Thu hoạch: được thực hiện vào thời điểm thu hoạch cá.
- Tại Giao diện chính của ứng dụng, nhấn chọn nút để chuyển đến giao
diện Thu hoạch & Lợi nhuận.
* Thời điểm thu hoạch cá:
- Các khoản thu hồi: Nhập vào các ô màu xanh số tiền thu được từ các hoạt động bán cá chết, cá tạp, vỏ bao thức ăn và các khoản thu hồi khác chi tiết theo từng ao. Lưu ý: trường hợp khơng chi tiết được theo từng ao thì phân bổ đều cho các ao.
- Thu hoạch: Nhập vào các ô màu xanh Thời gian thu hoạch, sản lượng và đơn giá bán thực tế chi tiết theo từng ao.
- Nội dung tổng doanh thu, tổng chi phí và lợi nhuận: được tự động cập nhật.
- Nhấn nút để trở về Giao diện chính của ứng dụng hoặc nhấn nút (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để chuyển đến giao diện Phiếu tính giá thành.
* Khi chưa đến thời điểm thu hoạch: chủ hộ cần thông tin để quyết định bán cá
sớm hơn dự kiến.
Giả sử, với những chi phí đã tập hợp tại Ao trên, tại thời điểm này cá có trọng lượng khoảng 700g/con. Nếu bán cá ngay thời điểm này có giá bán là 20.500đ/kg, sản lượng cá ước tính 125.000kg. Dự kiến 1 tháng sau giá cá tăng trở lại khoảng 22.000đ/kg, sản lượng thu hoạch ước tính bằng số kế hoạch 130.410kg tuy nhiên chi phí thức ăn trong 1 tháng nếu cho ăn cách ngày ước tính 400.000.000đ. Lúc này căn cứ vào thơng tin hộ gia đình có thể xem xét bán ngay hoặc chờ tăng giá. Với thơng tin trên thì, hộ gia đình chỉ cần nhập số liệu như sau
- Trường hợp bán ngay: nhập sản lượng 125.000 kg và đơn giá bán 20.500đ/kg thì biết được lợi nhuận là 118.508.245 đồng.
Hình 13: Giao diện ví dụ về thời điểm bán ngay với sản lượng 125.000 kg
- Trường hợp bán sau 01 tháng: nhập sản lượng 130.410 kg và đơn giá bán 22.000 đ/kg thì biết lợi nhuận là 425.028.245 đ. Tuy nhiên, phương án này lại tốn thêm chi phí thức ăn 400.000.000đ. Như vậy, phương án này chỉ có lợi nhuận là 25.028.245 đồng.
Hình 14: Giao diện ví dụ về thời điểm bán sau 01 tháng với sản lượng 130.410 kg Kết quả: hộ gia đình sẽ so sánh lợi nhuận 2 phương án trên thì sẽ quyết định chọn
phương án bán ngay vì đem lại lợi nhuận lớn hơn.
2.8 Giá thành thực tế: dùng in Phiếu tính giá thành thực tế.
- Tại Giao diện chính của ứng dụng, nhấn chọn nút để chuyển đến giao
diện Phiếu tính giá thành.
- Các số liệu về chi phí thực tế theo từng khoản mục và tổng giá thành sản xuất, tổng giá thành toàn bộ, giá thành đơn vị được tự động tính tốn.
Hình 15: Giao diện phiếu tính giá thành
III. GỢI Ý CÁC CHỨNG TỪ LÀM CĂN CỨ NHẬP LIỆU
Theo tài liệu hướng dẫn ngoài thơng tin khai báo khi bắt đầu vụ ni, thì hộ gia đình chỉ nhập thơng tin nhập, xuất thức ăn và thuốc thủy sản và chi phí phát sinh, giá bán, sản lượng. Để làm căn cứ theo dõi và sắp xếp một cách có hệ thống các chứng từ phát sinh này khi các hộ làm theo tiêu chuẩn VietGAP là phải có hồ sơ theo dõi, ban thực hiện đề tài gợi ý các chứng từ làm căn cứ nhập liệu được trình bày tại bảng 2.
Bảng 2 – Chứng từ làm căn cứ nhập số liệu
TT Nội dung chi phí Chứng từ
I Chi phí vật chất
1 Chi phí cá Tra giống 1.Chứng từ thu thập:
Hóa đơn mua hàng
Bảng kê chi phí mua hàng Biên nhận
Biên bản kiểm tra chất lượng con giống
2. Chứng từ tổng hợp: Tập hợp các chứng từ thu thập ghi vào chứng từ theo dõi chi phí cá tra
giống (I.1)
2 Chi phí thức ăn 1.Chứng từ thu thập:
Hóa đơn mua hàng Biên nhận
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ thu thập và tình hình xuất kho thức ăn ghi vào chứng từ theo dõi chi phí thức ăn (I.2)
3 Chi phí thuốc, hóa chất 1.Chứng từ thu thập: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hóa đơn mua hàng Biên nhận
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ thu thập và tình hình xuất kho thuốc, hóa chất ghi vào chứng từ theo dõi
chi phí thuốc, hóa chất (I.3)
4 Chi phí cải tạo ao 1. Chứng từ thu thập:
- HĐ mua xăng hoặc dầu máy
- Bảng kê chi phí bón vơi, hút bùn, … 2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ liên quan đến chi cho cải tạo Ao ghi vào chứng từ theo dõi chi phí cải tạo
TT Nội dung chi phí Chứng từ
5 Chi phí th ao (nếu có) 1.Chứng từ thu thập:
Hợp đồng kinh tế, chứng từ trả tiền thuê Ao 2. Chứng từ lập: Chi phí thuê Ao (I.5) Chứng từ này xác định số tiền thuê Ao hàng tháng hoặc cho cả vụ ni.
6 Chi phí khấu hao TSCĐ Chứng từ lập: Chi phí khấu hao (I.6) Chứng từ
này có thể lập hàng tháng trên cơ sở bảng kê khấu hao TSCĐ
7 Chi phí thu hoạch Chứng từ lập: Chi phí thu hoạch (I.7) gồm các
chi phí
kéo lưới, bắt cá, vận chuyển, thuê đội thu hoạch
8 Chi phí lãi vay ngân hàng Căn cứ vào: Hợp đồng tín dụng, Phiếu thu của
Ngân hàng
Chứng từ lập: Chi phí lãi vay (I.8) theo vụ nuôi.
9 Chi phí khác (nếu có) Tùy chi phí mà có thể lập bảng kê (I.9.1) hoặc
phân bổ chi phí (I.9.2)
Quản lý Bảng kê chi phí cho quản lý
Dụng cụ cho ăn Bảng phân bổ dụng cụ cho ăn
Chứng nhận tiêu chuẩn Bảng phân bổ chi phí chứng nhận tiêu chuẩn
Chi phí BVMT Bảng kê chi phí
Chi phí liên hệ bán cá Bảng kê chi phí
Chi phí điện bơm nước, máy chạy Oxy,..
Bảng phân bổ dụng cụ cho ăn
Chi phí khác phát sinh:….
II Chi phí lao động Hợp đồng lao động (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng chấm công
Bảng thanh tốn tiền cơng
Chứng từ lập: Chi phí nhân cơng (II) III Các khoản thu hồi loại
trừ khỏi giá thành
Chứng từ lập: Bảng kê giá trị các khoản thu hồi (III.B)