6. Kết cấu của đề tài
3.3Tổ chức chứng từ, sổ sách theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản
xuất giản đơn, đến khi thu hoạch thì khơng cịn tồn ao do đó khơng có chi phí kỳ trước chuyển sang, đối tượng tập hợp chi phí cũng chính là đối tượng tính giá thành sản phẩm. Mặt khác, quy trình ni cá kết thúc vào thời điểm thu hoạch và trong quy trình này sản phẩm thu được để tiêu thụ chỉ có một loại không phân chia ra nhiều loại sản phẩm, cũng không phân ra cá từng phẩm cấp.
Vì vậy, Ban thực hiện đề tài đề xuất phương pháp tính giá thành cá tra thương phẩm là phương pháp trực tiếp.
Cơng thức tính giá thành cá tra thương phẩm đối với hộ gia đình: Tổng giá thành cá tra
thương phẩm =
Tổng chi phí theo yếu tố -
Giá trị các khoản thu hồi; Các khoản được hỗ trợ (nếu có) Giá thành 1kg cá tra thương phẩm = Tổng giá thành /Sản lượng thu hoạch
Trong đó:
- Giá trị các khoản thu hồi là tiền thu từ bán cá chết, cá tạp, vỏ bao và các khoản thu hồi khác bằng tiền được trình bày chi tiết trong bảng 3.2.
- Các khoản được hỗ trợ (nếu có): là các khoản hộ ni được hỗ trợ cho việc nuôi cá tra theo các quy định của Nhà nước.
Bảng 3.2: Giải thích nội dung giá trị các khoản thu hồi
Tên Nội dung chi tiết
1.Cá chết Giá trị cá chết trong q trình ni bán thu hồi (khơng tính cá chết khi thu hoạch – tính doanh thu)
2.Cá tạp Giá trị cá tạp trong q trình ni và thu hoạch 3. Vỏ bao Khoản thu hồi bằng tiền từ bán vỏ bao
4. Thu hồi khác bằng tiền Khoản thu hồi khác bằng tiền ngoài 3 khoản trên.
3.3 Tổ chức chứng từ, sổ sách theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cá Tra thương phẩm Tra thương phẩm
Giá thành cá tra thương phẩm đảm bảo tính đúng, đủ chi phí khi việc tính tốn và ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trên cơ sở quy định của Thông tư 198, thực tế phát sinh tại
ao ni và có căn cứ cụ thể về chi phí phát sinh. Ngồi ra, theo hướng cung cấp thơng tin về chi phí sản xuất và giá thành cá tra thương phẩm cho các đợt khảo sát đảm bảo chính xác, có căn cứ rõ ràng khơng phải chỉ là ước khoảng thì việc tập hợp các chứng từ ghi nhận chi phí, ghi chép vào sổ theo dõi sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Do quy mơ hộ gia đình nên cơng tác theo dõi ghi chép cần đơn giản, khối lượng ghi chép ít. Nghiên cứu đề xuất việc theo dõi các chi phí dựa trên các chứng từ và sổ sách trên cơ sở ý kiến phản hồi khi sử dụng thử nghiệm của hộ nuôi.
Cách 1: (Nếu theo dõi thủ công- ghi trên chứng từ và sổ thiết kế sẵn)
- Tập hợp các chứng từ có liên quan đến từng yếu tố chi phí tổng hợp vào tờ chứng từ tổng hợp.
- Cuối tháng tính tổng trên tờ chứng từ tổng hợp và ghi số tổng vào sổ chi phí sản xuất tương ứng vào từng cột yếu tố chi phí, tính tốn giá thành lũy kế sau từng tháng.
Cách 2: (Nếu sử dụng file Excel - tập hợp chứng từ, lập chứng từ phân bổ nhập vào sổ chi phí sản xuất trên excel)
- Tập hợp các chứng từ có liên quan đến từng yếu tố chi phí (khơng ghi chép chỉ sắp xếp theo yếu tố)
- Cuối tháng ghi từng chứng từ vào sổ chi phí sản xuất tương ứng vào từng cột yếu tố chi phí, tính tốn giá thành lũy kế sau từng tháng.
Tùy vào nhu cầu quản lý mà các hộ có thể ghi chép theo cách 1 hoặc 2. Đối với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên từng tháng như chi phí thức ăn, thuốc, hóa chất sử dụng thì nên lập tờ chứng từ tổng hợp để tiện theo dõi và thông tin kịp thời hơn, đối với các chi phí khơng phát sinh thường xuyên mà mang tính chất cố định như thuê ao, khấu hao, lãi vay, nhân công hoặc chỉ phát sinh khi thu hoạch như chi phí thu hoạch thì có thể hàng tháng khơng ghi nhận mà tổng hợp các chi phí này cho cả vụ ni trên chứng từ theo yếu tố đến khi thu hoạch thì phản ánh vào sổ.
(Xem minh họa chi tiết cách tính chi phí, tổ chức chứng từ, sổ sách ở mục 3.5)
Ban thực hiện đề tài xác định các chứng từ thu thập, lập (chứng từ do hộ lập để ghi nhận chi phí phát sinh; chứng từ tổng hợp theo yếu tố chi phí) để ghi nhận các yếu tố chi phí và mẫu sổ theo dõi chi phí sản xuất trong q trình ni (Phụ lục 5 - Mẫu Chứng từ và sổ
theo dõi chi phí sản xuất) để làm căn cứ cung cấp thơng tin cho điều tra và tính giá thành. Cụ thể như sau:
Bảng 3.3: Bảng đề xuất chứng từ ghi nhận cho từng yếu tố chi phí
TT Nội dung chi phí Chứng từ Sổ chi phí sản xuất I Chi phí vật chất
1 Chi phí cá Tra giống 1.Chứng từ thu thập: Hóa đơn mua hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng kê chi phí mua hàng Biên nhận
Biên bản kiểm tra chất lượng con giống
2. Chứng từ tổng hợp: Tập hợp các chứng từ thu thập ghi vào chứng từ theo dõi chi phí cá
tra giống (I.1)
Từ chứng từ thu thập Hóa đơn MH hoặc bảng kê mua hàng ghi vào cột I.1 trên sổ chi phí sản xuất.
Hoặc lấy số tổng trên chứng từ tổng hợp chi phí cá tra giống ghi vào cột I.1 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này chỉ cần lập 1 tờ tổng hợp cho vụ ni 2 Chi phí thức ăn 1.Chứng từ thu thập:
Hóa đơn mua hàng Biên nhận
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ thu thập và tình hình xuất kho thức ăn ghi vào chứng từ theo dõi chi phí thức ăn (I.2)
Từ chứng từ thu thập Hóa đơn MH ghi vào cột I.2 trên sổ chi phí sản xuất.
Hoặc lấy số tiền trị giá xuất trên chứng từ tổng hợp chi phí thức ăn ghi vào cột I.2 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 tháng
3 Chi phí thuốc, hóa chất 1.Chứng từ thu thập: Hóa đơn mua hàng Biên nhận
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ thu thập và tình hình xuất kho thuốc, hóa chất ghi vào chứng từ theo dõi
chi phí thuốc, hóa chất (I.3)
Từ chứng từ thu thập Hóa đơn MH ghi vào cột I.3 trên sổ chi phí sản xuất.
Hoặc lấy số tiền trị giá xuất trên chứng từ tổng hợp chi phí thuốc, hóa chất ghi vào cột I.3 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 tháng
4 Chi phí cải tạo ao 1. Chứng từ thu thập: - HĐ mua xăng hoặc dầu máy - Bảng kê chi phí bón vơi, hút bùn, …
2. Chứng từ tổng hợp:
Tập hợp các chứng từ liên quan đến chi cho cải tạo ao ghi vào chứng từ theo dõi chi phí cải tạo ao (I.4)
Từ chứng từ thu thập Hóa đơn MH, bảng kê chi phí ghi vào cột I.4 trên sổ chi phí sản xuất. Hoặc lấy số tiền tổng cộng trên chứng từ tổng hợp chi phí cải tạo ao ghi vào cột I.4 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 vụ.
5 Chi phí thuê ao (nếu có)
1.Chứng từ thu thập:
Hợp đồng kinh tế, chứng từ trả tiền thuê Ao
Từ chứng từ chi phí thuê Ao ghi vào cột I.5 trên sổ chi phí sản xuất. Nếu lập hàng tháng thì ghi theo tháng. Nếu lập 1 lần cho vụ
TT Nội dung chi phí Chứng từ Sổ chi phí sản xuất 2. Chứng từ lập: Chi phí thuê (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ao (I.5) Chứng từ này xác định số tiền thuê ao hàng tháng hoặc cho cả vụ ni.
ni thì ghi vào tổng số tiền thuê Ao tương ứng theo thời gian nuôi.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 vụ, chi tiết mỗi dòng là 1 tháng.
6 Chi phí khấu hao TSCĐ
Chứng từ lập: Chi phí khấu hao (I.6) Chứng từ này có thể lập hàng tháng trên cơ sở bảng kê khấu hao TSCĐ
Từ chứng từ bảng kê khấu hao TSCĐ ghi vào chứng từ chi phí khấu hao mỗi dịng 1 tháng sau đó ghi vào cột I.6 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 vụ, chi tiết mỗi dòng là 1 tháng.
7 Chi phí thu hoạch Chứng từ lập: Chi phí thu hoạch (I.7) gồm các chi phí kéo lưới, bắt cá, vận chuyển, thuê đội thu hoạch
Từ chứng từ chi phí thu hoạch ghi vào cột I.7 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 vụ.
8 Chi phí lãi vay ngân hàng
Căn cứ vào: Hợp đồng tín dụng, Phiếu thu của Ngân hàng
Chứng từ lập: Chi phí lãi vay (I.8) theo vụ ni.
Từ chứng từ chi phí lãi vay ghi vào cột I.8 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 vụ, chi tiết mỗi dòng là 1 tháng.
9 Chi phí khác (nếu có) Tùy chi phí mà có thể lập bảng kê (I.9.1) hoặc phân bổ chi phí (I.9.2)
Tổng hợp kết quả từ các chứng từ này ghi vào cột I.9 trên sổ chi phí sản xuất.
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 vụ đối với chi phí cần phân bổ, hoặc bảng kê chi phí khi phát sinh.
Quản lý Bảng kê chi phí cho quản lý
Dụng cụ cho ăn Bảng phân bổ dụng cụ cho ăn
Chứng nhận tiêu chuẩn Bảng phân bổ chi phí chứng
nhận tiêu chuẩn
Chi phí BVMT Bảng kê chi phí
Chi phí liên hệ bán cá Bảng kê chi phí
Chi phí điện bơm nước, máy chạy Oxy,..
Bảng kê chi phí
Chi phí khác phát sinh:….
II Chi phí lao động Hợp đồng lao động Bảng chấm công
Bảng thanh tốn tiền cơng Chứng từ lập: Chi phí nhân cơng (II)
Tổng hợp kết quả ghi vào cột II. trên sổ chi phí sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi chú: Chi phí này cần lập 1 tờ tổng hợp cho 1 tháng.
TT Nội dung chi phí Chứng từ Sổ chi phí sản xuất III Các khoản thu hồi
loại trừ khỏi giá thành
Chứng từ lập: Bảng kê giá trị các khoản thu hồi (III.B)
Tổng hợp kết quả ghi vào cột III.B trên sổ chi phí sản xuất. 3.4 Xây dựng chương trình theo dõi tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cá Tra thương phẩm bằng Microsoft Excel
3.4.1 Mục đích
Hỗ trợ công cụ giúp hộ nuôi cá tra thương phẩm theo dõi đầy đủ, kịp thời các thông tin về chi phí, giá thành và lợi nhuận đồng thời cho nhiều ao theo từng vụ nuôi. Đồng thời, giúp người ni có những quyết định kịp thời nhằm đạt hiệu quả cao nhất thơng qua phần kiểm sốt chi phí.
3.4.2 Nội dung
Tài liệu hướng dẫn tập hợp chi phí và tính giá thành là file Excel dùng để theo dõi chi phí và giá thành, theo dõi thức ăn và thuốc điều trị bệnh cá. Nội dung tài liệu bao gồm:
- Hướng dẫn sử dụng: Tóm tắt trình tự các bước thực hiện khai báo, nhập liệu chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cá tra.
- Khai báo thông tin: Nhập các thông tin về Họ tên hộ nuôi, Địa chỉ, Thời gian số liệu, Thông tin về ao nuôi (Số lượng ao, diện tích, mã số nhận diện), Thơng tin cá ni (số lượng cá thả, kích cỡ cá, ngày thả cá)
- Khai báo danh mục: Nhập và kiểm soát danh mục thức ăn, thuốc thủy sản (chủng loại, số lượng tồn, đơn giá tồn, nhà cung cấp, mã lô hàng) và danh mục chi phí (các chi phí phát sinh trong q trình ni cá tra)
- Lập kế hoạch sản xuất: trường hợp hộ gia đình có nhu cầu kiểm sốt giá thành sẽ nhập các thơng tin ước tính để làm căn cứ so sánh với chi phí thực tế, bao gồm: hệ số sản lượng, hệ số chuyển hóa thức ăn, đơn giá cá giống, đơn giá thức ăn, đơn giá thuốc, tổng chi phí nhân cơng và các chi phí phát sinh khác theo từng ao.
- Kiểm soát giá thành: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và chi phí thực tế phát sinh, hộ ni cá có thể theo dõi được khoản mục chi phí nào đã vượt kế hoạch để có biện pháp quản lý tốt hơn.
- Nhập chi phí: Nhập các chi phí phát sinh trong q trình ni cá tra dựa trên bảng danh mục chi phí đã được thiết lập sẵn nhằm giảm bớt cơng tác nhập dữ liệu. Trong đó, chi phí thức ăn và thuốc thủy sản được theo dõi và quản lý riêng trong phần Quản lý Thức ăn – Thuốc.
- Quản lý Thức ăn, Thuốc: Nhập và kiểm soát các nội dung có liên quan đến việc nhập – xuất – tồn Thức ăn và Thuốc thủy sản giúp quản lý chặt chẽ và đặt hàng kịp thời.
- Giá thành thực tế: Lập phiếu tính giá thành theo phương pháp giản đơn (Khơng có đánh giá sản phẩm dở dang) nhưng có loại trừ giá trị thu hồi. Bao gồm các chỉ tiêu: Tổng Giá thành sản xuất, Tổng Giá thành toàn bộ và Giá thành cho 1kg cá chi tiết theo từng ao.
- Thu hoạch: Nhập các thông tin về Ngày tháng thu hoạch, Số lượng thu hoạch, toàn
bộ các khoản thu hồi và Đơn giá bán theo từng ao khi đến thời điểm thu hoạch giúp hộ gia đình biết được kết quả lãi (lỗ) và qua đó có thể định được bán thời điểm nào là phù hợp.
3.4.3 Cách sử dụng: được trình bày chi tiết trong Tài liệu hướng dẫn 3.4.4 Lợi ích khi sử dụng tài liệu hướng dẫn 3.4.4 Lợi ích khi sử dụng tài liệu hướng dẫn
- Theo dõi chi phí phát sinh kịp thời, đơn giản, ghi chép ít do các sheets có tạo liên kết truy vấn thông tin.
- Giúp lập và kiểm sốt được chi phí khi có nhu cầu.
- Hộ nuôi chỉ phản ánh thơng tin về chi phí thực tế vào file theo dõi, thơng tin sẽ tự kết xuất về giá thành, lợi nhuận ngay khi nhập thông tin về sản lượng thu hoạch và giá bán.
- Giúp hộ nuôi dễ dàng đưa ra quyết định thời điểm bán cá sớm hay trễ hơn thời gian dự kiến để có lợi nhuận cao nhất.
- Theo dõi được tồn kho của thức ăn, thuốc điều trị bệnh,….để làm căn cứ đặt hàng.
3.4.5 Tính khả khi của tài liệu hướng dẫn đối với hộ gia đình.
- Ứng dụng được thiết kế dựa trên Phần mềm Microsoft Excel - phần mềm văn phòng phổ biến, dễ sử dụng – nên việc tiếp cận, chuyển giao cho hộ nuôi dễ dàng, thuận lợi.
- Tài liệu hướng dẫn là file Excel được thiết kế sẵn các cơng thức tính tốn, danh mục chi phí phát sinh giúp giảm thiểu sai sót khi ghi chép, tính tốn thủ công. Hộ nuôi chủ yếu nhập các số tiền phát sinh.
- Việc in ấn và lưu trữ kết quả dễ dàng.
3.4.6 Điều kiện để các hộ gia đình sử dụng được tài liệu hướng dẫn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Có máy vi tính cá nhân.
- Có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng.
- Được tập huấn, chuyển giao tài liệu hướng dẫn (thời gian 2 ngày).
3.5 Minh họa theo dõi tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cá Tra thương phẩm theo phương pháp và công cụ đề xuất thương phẩm theo phương pháp và công cụ đề xuất
- Mã số ao ni: 86-01-0161-001 - Diện tích ao ni: 5.000 m2
- Số lượng cá thả: 4.140 kg (70 con/kg)
- Hình thức sở hữu ao: Thuê (Theo hợp đồng) - Nguồn vốn sử dụng ni cá: Vốn vay, tự có
Thơng tin liên quan đến chi phí sản xuất và tính giá thành cá tra
1. Cá tra giống được mua từ hộ kinh doanh cá thể (khơng có hóa đơn) - theo bảng kê mua vào tổng chi phí 163.550.000đ
2. Thức ăn mua từ cơng ty Việt Thắng gồm các loại:
- Loại 2.2 ly và 3ly 28% sử dụng cho cá từ khi thả nuôi đến khi đạt trọng lượng 250 gr - Loại 5 ly 26% sử dụng cho cá từ 250gr trở lên.