- Kế toán chi tiết quản lý các hóa đơn bán hàng đặc biệt là các điều khoản như: giá trị thanh toán và phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán… Theo dõi tiến trình thanh toán trong từng đơn hàng cụ thể.
- Kế toán chi tiết ghi nợ phải thu khách hàng theo từng lần phát sinh căn cứ vào hóa đơn bán hàng.
- Kế toán chi tiết mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng theo chứng từ phát sinh công nợ, thêm mã khách hàng nếu là khách hàng mới. Mã khách hàng được lưu theo tên khách hàng.
- Kế toán chi tiết kiểm tra công nợ của từngkhách hàng như: nợ đã đến hạn thanh toán, nợ quá hạn thanh toán,… để báo cáo cho cấp trên có hướng giải quyết để thu hồi nợ.
4.2.1.2.Chứng từ kế toán và Sổ sách hạch toán
- Chứng từ hạch toán : Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có - Sổ tổng hợp: sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 131.
- Sổ chi tiết: sổ chi tiết theo dõi khách hàng.
Lưu đồ chứng từ quy trình kế toán phải thu khách hàng:
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ ở hình 4.5 trang 47:
- Khách hàng yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng báo giá cho khách hàng. Khách hàng lập đơn hàng.
- Bộ phận bán hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, đồng thời nhân viên phòng kinh doanh chuyển cho bộ phận kế toán.
- Kế toán chi tiết lập phiếu xuất kho gồm 3 liên gửi đến kế toán trưởng và giám đốc duyệt. Liên 1 và liên 2 lưu tại phòng kế toán theo tên khách hàng để ghi sổ kế toán, liên 3 giao cho khách hàng.
- Nếu khách hàng trả ngay, kế toán chi tiết sẽ nhập liệu đồng thời lập phiếu thu chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Trường hợp chưa thanh toán ngay, kế toán nhập liệu vào máy tính và ghi vào sổ chi tiết tài khản 131 chi tiết theo từng khách hàng, khi khách hàng thanh toán có chứng từ (giấy báo có, phiếu thu) kế toán sẽ nhập vào hệ thống ghi tăng tiền gửi hay tiền mặt và ghi giảm nợ phải thu khách hàng chi tiết theo từng khách hàng.
Khách hàng Phòng
Kinh doanh Kế toán chi tiết Thủ kho
Kế toán trưởng, Giám đốc
Hình 4.5 Lưu đồ chứng từ quy trình phải thu khách hàng
Ký duyệt C 2 A Yêu cầu báo giá Soạn thảo đơn đặt hàng Nhận hàng và hóa đơn Đơn đặt hàng Lập và gửi báo giá Đơn đặt hàng
Phiếu xuất
kho Xuất hàng Ký duyệt A Phiếu xuất kho B B Nhập liệu và in phiếu xuất
kho Lập và in hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng A N 1 Phiếu xuất
kho Nhập liệu vào máy và ghi sổ chi tiết Sổ chi tiết TK 131
4.2.1.3.Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán nghiệp vụ tổng quát:
Bảng 4.3 Tình hình nợ phải thu khách hàng tháng 12/2013
ĐVT: Đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú
1 Nợ phải thu khách hàng còn đầu kỳ 4.912.058.745 Số dư bên Có 2 Nợ phải thu khách hàng tăng trong kỳ 2.396.095.660
- Tăng do bán hàng cho khách hàng 2.178.268.594 - Tăng do thu thuế GTGT phải nộp 217.826.860 3 Nợ phải thu khách hàng giảm trong kỳ 8.789.108.232
- Thu nợ khách hàng 3.819.943.458
- Nhận tiền trước của khách hàng 4.965.012.922
4 Nợ phải thu khách hàng còn cuối kỳ 11.305.071.320 Số dư bên Có
( Nguồn phòng kế toán Công ty TNHH SX KD DV Vũ Nam Hải)
Dựa vào bảng 4.3, ta có một số nghiệp vụ tổng quát: 1/ Nghiệp vụ tăng nợ phải thu khách hàng:
- Nợ phải thu khách hàng tăng do bán hàng, dựa vào hóa đơn GTGT hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 131: 2.396.095.454 Có TK 511: 2.178.268.594 Có TK 133: 217.826.860
2/ Nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng:
- Nợ phải thu khách hàng giảm do khách hàng trả nợ, dựa vào phiếu thu hoặc giấy báo Có hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1111, 1121: 3.819.943.458 Có TK 131: 3.819.943.458
- Công ty nhận tiền ứng trước của khách hàng dựa vào giấy báo Có hoặc phiếu thu, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1111, 1121: 4.965.012.922 Có TK 131: 4.965.012.922 b) Hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
- Ngày 13/12/2013, công ty đã sản xuất vận chuyển và lắp dựng hoàn chỉnh hạng mục “ mái 13 x 60m” theo hợp đồng kinh tế số 16/2013/HĐKT cho công ty TNHH chế biến và XNK thủy hải sản Việt Hải, dựa vào hóa đơn GTGT GTGT85487 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 131: 300.000.000 Có TK 33311: 27.272.727 Có TK 5113: 272.727.273
- Ngày 28/12/2013, thu tiền hàng của công ty TNHH một thành viên Hiền 68 bằng tiền gửi ngân hàng VPB số tiền 200.000.000 đồng, dựa vào giấy báo có GBC8189 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1121-3: 200.000.000 Có TK 131: 200.000.000
- Ngày 29/12/2013, Doanh nghiệp tư nhân Hồng Hậu ứng trước 30% số tiền theo hợp đồng 34/2013HĐKT với số tiền 141.300.000 đồng, dựa vào giấy báo Có GBC2901 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1121-3: 141.300.000 Có TK 131: 141.300.000
- Ngày 30/12/2013, cung cấp dịch vụ cho thuê nhà xưởng cho công ty TNHH AJE Việt Nam với số tiền 57.002.888 đồng đã có thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán, dựa vào hóa đơn GTGT GTGT85488 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 131: 57.002.888 Có TK 5113: 51.820.807 Có TK 3331: 5.182.081
4.2.2.Kế toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
4.2.2.1.Tổ chức kế toán thuế GTGT đầu vào của Công ty
- Kế toán chi tiết thu thập các chứng từ khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Xem xét các chứng từ có hợp lý hợp lệ hợp pháp hay không, để làm căn cứ lập báo cáo thuế GTGT đầu vào. Nếu các chứng từ không hợp lý thì kế toán phải xử lý trước khi kê khai.
- Kế toán chi tiết sắp xếp và lưu hóa đơn chứng từ theo trình tự thời gian để thuận tiện cho việc kiểm tra.
- Thường xuyên cập nhật các luật thuế liên quan một cách kịp thời để đảm bảo làm đúng, làm đủ theo luật thuế hiện hành và có thể giúp công ty được hưởng các chính sách ưu đãi từ chính phủ.
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
- Cuối tháng, lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của công ty, kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào. Kê khai thuế GTGT đầu vào cho cơ quan thuế.
- Kết hợp với kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu báo cáo thuế với sổ cái TK 133.
4.2.2.2.Chứng từ kế toán và Sổ sách hạch toán
- Chứng từ kế toán: hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có.
- Sổ sách kế toán: sổ nhật ký chung, sổ cái TK 133.
Lưu đồ chứng từ quy trình kế toán thuế GTGT được khấu trừ:
Giải thích quy trình lưu chuyển chứng từ ở hình 4.6: - Kế toán nhận hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp.
- Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán ghi tăng thuế GTGT đầu ra. - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển thuế GTGT đầu vào, tiến hành ghi giảm thuế GTGT đầu ra.
- Lập bảng kê mua vào bán ra.
- Hóa đơn mua hàng và phiếu chi lưu theo tên nhà cung cấp.
Kế toán chi tiết
Hóa đơn mua
hàng
Ghi tăng thuế GTGT đầu vào.
Cuối kỳ, kết
chuyển thuế GTGT đầu vào vào thuế
GTGT đầu ra
Bảng kê mua vào bán ra
A
4.2.2.3.Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán tổng quát nghiệp vụ:
Bảng 4.4 Tình hình thuế GTGT đầu vào tháng 12/2013
ĐVT: Đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú
1 Thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết đầu kỳ 530.338.312 2 Thuế GTGT đầu vào tăng trong kỳ 189.007.237 - Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ 189.007.237
3 Thuế GTGT khấu trừ 217.826.860
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong kỳ 217.826.860 4 Thuế GTGT chưa khấu trừ chuyển sang kỳ sau 501.518.689
( Nguồn phòng kế toán Công ty TNHH SX KD DV Vũ Nam Hải)
Dựa vào bảng 4.4 trang 51 ta có thể thực hiên một số nghiệp vụ tổng quát:
- Tăng do mua hàng hóa, vật liệu dựa vào hóa đơn GTGT, phiếu chi và phiếu nhập kho hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 152,621,642,…: 1.890.072.370 Nợ TK 1331: 189.007.237
Có TK 111, 112,331: 2.079.079.607
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong kỳ, hạch toán nghiệp vụ: Nợ TK 3331: 217.826.860
Có TK 1331: 217.826.860 b) Hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
- Ngày 10/12/2013, mua thép của công ty cổ phần thép Đại Nam với số tiền 32.283.540 đồng, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán tiền hàng, dựa vào hóa đơn GTGT GTGT63470 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 152: 32.283.540 Nợ TK 1331: 3.228.354
Có TK 331: 35.511.894
- Ngày 20/12/2013, chi tiền mặt thanh toán tiền cơm tiếp khách ở quán Sáu Đời với số tiền 1.020.998 đồng, đã có thuế GTGT 10%, dựa vào phiếu chi C201312109 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 6278: 928.180 Nợ TK 1331: 92.818
- Ngày 31/12/2013, khấu trừ thuế GTGT tháng 12 năm 2013 với số tiền 446.473.528 đồng, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 33311: 217.826.860 Có TK 1331: 217.826.860
4.2.3 Kế toán phải thu khác