a) Hạch toán tổng quát nghiệp vụ
Bảng 4.1 Tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tháng 12/2013
ĐVT: Đồng
STT Nội dung thu, chi tiền mặt Số tiền Ghi chú
1 Tồn quỹ đầu kỳ 484.695.129
2 Tổng thu trong kỳ 1.174.061.655
- Thu tiền gửi ngân hàng 994.000.000
- Thu nợ khách hàng 16.813.655
- Thu khác 163.248.000
3 Tổng chi trong kỳ 1.554.844.403
- Chi gửi vào tài khoản ngân hàng 967.832.000
- Chi thuế GTGT khấu trừ 13.717.590
- Chi mua nguyên vật liệu 5.243.779
- Chi trả nợ người bán, nhà cung cấp 69.557.697
- Chi lương 115.691.281
- Chi vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 53.140.900 - Chi vào chi phí sản xuất chung 114.895.981 - Chi vào chi phí quản lý doanh nghiệp 17.160.175
- Chi khác 197.605.000
4 Tồn quỹ cuối kỳ 103.912.381
( Nguồn phòng kế toán Công ty TNHH SX KD DV Vũ Nam Hải)
Dựa vào bảng 4.1, ta có một số nghiệp vụ tổng quát: 1/ Nghiệp vụ thu tiền mặt tại quỹ:
- Thu tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, dựa vào phiếu thu hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 111: 994.000.000 Có TK 112: 994.000.000
- Thu nợ khách hàng nhập quỹ tiền mặt, dựa vào phiếu thu hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 111: 16.813.655 Có TK 131: 16.813.655
- Thu khác nhập quỹ tiền mặt, dựa vào phiếu thu hạch toán nghiệp vụ: Nợ TK 111: 163.248.000
Có TK 138: 163.248.000 2/ Nghiệp vụ chi tiền mặt tại quỹ:
- Chi tiền mặt gửi vào NH, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ: Nợ TK 112: 967.832.000
Có TK 111: 967.832.000
- Chi tiền mặt để mua nguyên vật liệu, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 152: 5.243.779 Nợ TK 1331: 524.377
Có TK 111: 5.768.156
- Chi tiền mặt để trả nợ người bán, nhà cung cấp dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 331: 69.557.697 Có TK 111: 69.557.697
- Chi tiền mặt để trả lương cho nhân viên công ty, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 334: 115.691.281 Có TK 111: 115.691.281
- Chi tiền mặt dùng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 621: 53.140.900 Nợ TK 133: 5.314.090
Có TK 111: 58.454.990
- Chi tiền mặt dùng vào chi phí sản xuất chung, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 627: 114.895.981 Nợ TK 133: 6.663.516
- Chi tiền mặt dùng vào chi phí quản lý doanh nghiệp, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 642: 17.160.175 Nợ TK 133: 1.215.607
Có TK 111: 18.375.782
- Chi cho vay mượn tạm thời bằng tiền mặt, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 138: 197.605.000 Có TK 111: 197.605.000
b) Hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
- Ngày 01/12/2013, chi tiền mặt thanh toán tiền mua thép với số tiền 1.791.240 đồng, dựa vào phiếu chi C201312001 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 621: 1.628.400 Nợ TK 1331: 162.840
Có TK 1111: 1.791.240
- Ngày 03/02/2013, rút tiền gửi ngân hàng Quân đội nhập quỹ tiền mặt số tiền 24.000.000 đồng, dựa vào phiếu thu T201312004 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1111: 24.000.000 Có TK 1121-4: 24.000.000
- Ngày 10/12/2013, công ty thanh toán tiền thay bình mực máy photo và bơm mực máy in bằng tiền mặt số tiền 1.975.000 đồng, dựa vào phiếu chi C201312042 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 6423: 1.975.000 Có TK 1111: 1.975.000
- Ngày 29/12/2013, thanh toán tiền mua nhớt cho máy đột xưởng với số tiền 56.000 đồng, dựa vào phiếu chi C201312133 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 6273: 56.000 Có TK 1111: 56.000
- Ngày 31/12/2013, công ty thanh toán tiền bưu phẩm và tiền báo quý IV/2013 sô tiền 1.340.791 đồng, dựa vào phiếu chi số C201312155 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 6427: 1.340.791 Có TK 1111: 1.340.791
4.1.2.Kế toán tiền gửi ngân hàng
4.1.2.1.Tổ chức công tác quản lý tiền gửi ngân hàng của Công ty
- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán chi tiết kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ kèm theo.
- Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của công ty, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì kế toán của công ty phải thông báo ngay cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
- Kế toán mở sổ chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Công ty mở 4 tài khoản chi tiết về tiền gửi ngân hàng:
+ TK 1121-2: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank).
+ TK 1121-3: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank).
+ TK 1121-4: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng TMCP Quân Đội (MB Bank).
+ TK 1121-5: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).
- Cuối tháng, kế toán tổng hợp kiểm tra lại sổ sách kế toán có giống với số dư tiền gửi của công ty tại ngân hàng hay không. Nếu có chênh lệch mà chưa xác định được nguyên nhân thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng. Còn số chênh lệch thì hạch toán vào TK 1388 hoặc TK 3388. Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra đối chiếu để tìm ra nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
4.1.2.2.Chứng từ kế toán và Sổ sách hạch toán
- Chứng từ kế toán: giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, ủy nhiệm chi, GBC. - Sổ sách kế toán:
+Sổ tổng hợp: sổ nhật ký chung (mẫu số S03a – DNN) và sổ cái tài khoản 112 (mẫu số S03b – DNN).
+ Sổ chi tiết: Sổ tiền gửi ngân hàng (mẫu số S06 – DNN).
Kế toán chi tiết Kế toán trưởng Giám đốc Ngân hàng
Hình 4.3 Lưu đồ chứng từ quy trình chi tiền gửi ngân hàng
* Giải thích quy trình chi tiền gửi ngân hàng hình 4.3
- Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán chi tiết lập ủy nhiệm chi theo mẫu do ngân hàng cấp gồm 2 liên.
- Chuyển đến kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
- Kế toán chi tiết nhận 2 liên ủy nhiệm chi đã ký chuyển ngân hàng để làm thủ tục chuyển tiền cho người thụ hưởng.
- Kế toán chi tiết lưu liên 2 và giấy báo Nợ của ngân hàng để làm căn cứ ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
- Liên 1 ủy nhiệm chi ngân hàng lưu. Không đồng ý Đồng ý Căn cứ vào chứng từ kế toán lập UNC Ký, duyệt Ký, duyệt Giấy báo nợ N Chứng từ cần thanh toán Hủy ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi Lập giấy báo nợ
ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi
UNC
đã ký
Ghi sổ chi
tiết tiền
Ngân hàng Kế toán chi tiết Kế toán trưởng
Hình 4.4 Lưu đồ chứng từ quy trình thu tiền gửi ngân hàng
* Giải thích quy trình thu tiền gửi ngân hàng ở hình 4.4:
- Nhận được giấy báo Có từ ngân hàng, kế toán chi tiết tiến hành kiểm tra đối chiếu, lập phiếu thu ghi tăng tiền gửi ngân hàng.
- Trình kế toán trưởng duyệt.
- Sau đó kế toán căn cứ vào phiếu thu và giấy báo Có để ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, chứng từ lưu tại phòng kế toán.
- Còn kế toán tổng hợp ghi sổ cái TK 112.
4.1.2.3.Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán tổng quát nghiệp vụ
Dựa vào bảng 4.2 trang 43, ta có một số nghiệp vụ tổng quát: 1/ Nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng:
- Nộp tiền mặt vào ngân hàng, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ: Nợ TK 112: 967.832.000 Có TK 111: 967.832.000 Nhận tiền và lập giấy báo Có Nhận giấy báo Có và lập chứng từ thu Ký, duyệt thu
Giấy báo có Giấy
báo có
Phiếu
thu
Phiếu thu
Ghi sổ chi
tiết tiền
gửi
Bảng 4.2 Tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền gửi ngân hàng tháng 12/2013 ĐVT: Đồng
STT Nội dung thu, chi tiền gửi ngân hàng Số tiền Ghi chú
1 Tồn quỹ đầu kỳ 665.640.879
2 Tổng thu trong kỳ 13.551.898.257
- Thu nộp tiền mặt 967.832.000
- Thu đầu tư ngắn hạn 3.800.000.000
- Thu nợ khách hàng 8.772.294.577
- Thu tiền lãi ngân hàng 11.771.680
3 Tổng chi trong kỳ 14.211.231.855
- Chi rút tiền mặt 994.000.000
- Chi đầu tư ngắn hạn 6.400.000.000
- Chi thuế GTGT khấu trừ 903.210
- Chi cho vay tạm thời 189.248.000
- Chi mua nguyên vật liệu 5.321.819
- Chi trả nợ vay, lãi vay 2.245.662.031
- Chi trả người bán, nhà cung cấp 4.307.867.508
- Chi lương 64.519.000
- Chi vào chi phí quản lý doanh nghiệp 3.710.287
4 Tồn quỹ cuối kỳ 6.307.281
( Nguồn phòng kế toán Công ty TNHH SX KD DV Vũ Nam Hải)
- Thu tiền từ đầu tư ngắn hạn bằng tiền gửi ngân hàng dựa vào giấy báo Có, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 112: 3.800.000.000 Có TK 121: 3.800.000.000
-Thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng dựa vào giấy báo Có, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 112: 8.772.294.577 Có TK 131: 8.772.294.577
- Thu lãi tiền gửi ngân hàng dựa vào giấy báo Có, hạch toán nghiệp vụ: Nợ TK 112: 11.771.680
Có TK 5151: 11.771.680
- Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt dựa vào phiếu thu, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 111: 994.000.000 Có TK 112: 994.000.000
- Chi tiền gửi ngân hàng để đầu tư ngắn hạn dựa vào ủy nhiệm chi, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 128: 6.400.000.000 Có TK 112: 6.400.000.000
- Chi tiền gửi ngân hàng cho vay khác dựa vào ủy nhiệm chi, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 138: 189.248.000 Có TK 112: 189.248.000
- Chi tiền gửi ngân hàng để mua nguyên vật liệu, dựa vào ủy nhiệm chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 152: 5.321.819 Nợ TK 1331: 532.181
Có TK 112: 5.854.000
- Chi trả nợ vay, lãi vay bằng tiền gửi ngân hàng dựa vào ủy nhiệm chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 311: 2.050.000.000 Nợ TK 341: 61.000.000 Nợ TK 635: 134.662.031
Có TK 112: 2.245.662.031
- Chi trả người bán, nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng dựa vào ủy nhiệm chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 331: 4.307.867.508 Có TK 112: 4.307.867.508
- Chi lương bằng tiền gửi ngân hàng dựa vào ủy nhiệm chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 3341: 64.519.000 Có TK 112: 64.519.000
- Chi phí quản lý doanh nghiệp trả bằng tiền gửi ngân hàng dựa vào ủy nhiệm chi, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 642: 3.710.287 Nợ TK 133: 371.029
b) Hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
- Ngày 10/12/2013, chi tiền gửi ngân hàng TMCP Quân đội (MB) để trả lãi vay số tiền 34.557.587 đồng dựa vào ủy nhiệm chi UNC049, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 635: 34.557.587
Có TK 1121-4: 34.557.587
- Ngày 15/12/2013, thu tiền bằng chuyển khoản qua ngân hàng VPB do công ty Cổ phần chế biến và kinh doanh lương thực Việt Thành trả nợ số tiền 1.911.000.000 đồng, dựa vào giấy báo Có GBC7894 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1121-3: 1.911.000.000 Có TK 131: 1.911.000.000
- Ngày 30/12/2013, chi tiền gửi ngân hàng VPB trả tiền mua hàng công ty TNHH TM DV Khải Hoàn với số tiền 125.042.636 đồng, dựa vào ủy nhiệm chi UNC148 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 331: 125.042.636
Có TK 1121-3: 125.042.636
- Ngày 30/12/2013, rút tiền gửi ngân hàng Sacombank Cần Thơ nhập quỹ tiền mặt số tiền 450.000.000 đồng, dựa vào phiếu thu T201312031 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1111: 450.000.000 Có TK 1121-2: 450.000.000
- Ngày 30/12/2013, nộp tiền mặt vào tiền gửi ngân hàng VPB số tiền 480.000.000 đồng dựa vào phiếu chi số C201312152 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 1121-3: 480.000.000 Có TK 1111: 480.000.000