Chứng từ hạch toán:
- Phiếu thu (mẫu số 01 – TT) - Phiếu chi (mẫu số 02 – TT)
Sổ kế toán tiền mặt:
- Sổ tổng hợp: sổ nhật ký chung (mẫu số S03a – DNN) và sổ cái tài khoản 111 (mẫu số S03b – DNN).
- Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S05a – DNN), sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (mẫu số S05b – DNN).
Người nộp tiền Kế toán Chi tiết
Kế toán
Trưởng Giám đốc Thủ quỹ
Hình 4.1 Lưu đồ chứng từ quy trình thu tiền mặt
* Giải thích quy trình thu tiền mặtở hình 4.1:
- Người nộp tiền gặp kế toán chi tiếtđề nghị nộp tiền.
- Kế toán chi tiết căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành viết phiếu thu gồm 3 liên, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
- Kế toán trưởng kiểm tra , ký tên và chuyển cho giám đốc để duyệt. - Giám đốc duyệt xong, chuyển lại cho kế toán chi tiết.
- Kế toán chi tiết nhận phiếu thu đã duyệt giao cho người nộp tiền ký tên và nộp tiền cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ kiểm tra lại tính hợp lệ của phiếu thu. Nếu hợp lệ thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký nhận.
- Sau đó, liên 1 lưu tại phòng kế toán cùng với chứng từ gốc, liên 2 giao cho người nộp tiền và liên 3 thủ quỹ lưu lại để làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền mặt.
Đề nghị
nộp tiền
Ký phiếu
thu và nộp tiền
Phiếu thu
A Phiếu thu
Nhập liệu và in phiếu thu
N Ký, duyệt thu Ký, duyệt thu Nhận phiếu thu và thu tiền Ghi sổ quỹ
Phiếu thu
A
N
Sổ quỹ
tiền mặt
Phiếu thu
Phiếu thu Phiếu thu
Phiếu thu
Phiếu thu
B
Người nhận tiền Kế toán Chi tiết
Kế toán
Trưởng Giám đốc Thủ quỹ
Hình 4.2 Lưu đồ chứng từ quy trình chi tiền mặt
* Giải thích quy trình chi tiền mặtở hình 4.2:
- Người nhận tiền gặp kế toán chi tiết xuất trình các chứng từ và đề nghị được nhận tiền.
- Kế toán chi tiết kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ nếu hợp lệ tiến hàng viết phiếu chi gồm 3 liên.
- Sau đó, kế toán chi tiết chuyển phiếu chi gồm 3 liên cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt chi.
Không đồng ý Đồng ý Lập giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng Các chứng từ kèm theo Ký phiếu chi và nhận tiền
Phiếu chi
A
N
Hủy
phiếu
chi
Phiếu chi
Nhập liệu và in phiếu chi
N
Ký, duyệt
chi
Phiếu chi
Ký, duyệt chi Kiểm tra tính hợp lệ, xuất tiền kèm phiếu chi
Ghi sổ
quỹ
Phiếu chi
Phiếu chi
A
N Sổ quỹ
tiền mặt
- Phiếu chi sau khi được duyệt chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ kiểm tra lại tính hợp lệ của phiếu chi và nếu hợp lý tiến hành chi tiền.
- Người nhận tiền ký vào phiếu chi, nhận tiền.
- Liên 1 giao cho kế toán chi tiết, liên 2 giao cho người nhận tiền và liên 3 thủ quỹ lưu để làm căn cứ ghi vào sổ quỹ.