5. Nội dung và kết quả đạt được
3.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban
a. Ban giám đốc
- Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất của cơng ty, chịu trách nhiệm điều hành cơng ty
- Phĩ giám đốc: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, hỗ trợ giám đốc trong việc lãnh đạo cơng ty, phụ trách kiểm tra các phịng ban và theo dõi các hoạt động tài chính, kinh doanh của cơng ty.
b. Phịng kinh doanh: gồm phịng kinh doanh vật liệu xây dựng, phịng kinh doanh gas, phịng kinh doanh dầu nhờn.
* Chức năng
- Tham mưu cho ban giám đốc kinh doanh các ngành hàng, phát triển thị trưởng, quản lý cửa hàng
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh vật liệu xây dựng tại thị trường Cần Thơ và các cơng trình.
- Phát triển thị trường
- Tạo nguồn hàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh của cơng ty * Nhiệm vụ
- Cân đối nguồn hàng tại các kho cơng ty, nhập hàng hĩa nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của các đơn vị và chiến lược dự trữ hàng.
- Xây dựng kế hoạch cho từng tháng, quý, năm để thực hiện kế hoạch đề ra của cơng ty
- Đàm phán với các đối tác theo đúng chính sách của cơng ty. Theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng mua bán của phịng cho cơng ty
- Nghiên cứu và đánh giá thị trường đang kinh doanh
- Phân tích, tổng hợp ý kiến khách hàng và báo cáo kịp thời cho ban giám đốc
c. Phịng marketing * Chức năng
- Tổ chức cơng tác phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chiến lược nhằm đảm bảo việc hồn thành các mục tiêu, kế hoạch của cơng ty.
- Hoạch định và thực hiện các biện pháp nhằm xây dựng, thiết lập, duy trì các mối quan hệ bền vững và cĩ lợi với khách hàng mục tiêu.
* Nhiệm vụ
- Cơng tác thống kê, kế hoạch
- Cơng tác nghiên cứu thị trường hướng dẫn, kết hợp với các đơn vị - Bán hàng thực hiện
- Xây dựng, triển khai và kiểm tra các chương trình
- Xây dựng các chương trình nhằm nâng cao và quảng bá hình ảnh cơng ty, xây dựng thương hiệu
- Lâp các hợp đồng mua bán và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng - Kiểm sốt thơng tin đăng tải trên website.
d. Phịng kế tốn * Chức năng
- Xây dựng và thực hiện hệ thống kế tốn cơng ty theo chuẩn mực kế tốn Việt Nam
- Tổ chức hệ thống kế tồn phù hợp với bộ máy quản lý cơng ty, chịu trách nhiệm về hệ thơng kế tốn của cơng ty
- Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp cảu nhà nước, Bộ ngành và địa phương để xây dựng chiến lược tài chính của cơng ty.
* Nhiệm vụ
- Lập các báo cáo kế tốn, thống kê, báo cáo định kì và báo cáo tài chính của cơng ty gửi đến các cơ quan hữu quan theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, duyệt các báo cáo kế tốn, thống kê của các đơn vị trực thuộc
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách kinh tế, tài chính theo quy định của Nhà nước. Chịu trách nhiêm quản lý và cấp phát hĩa đơn bán hàng, theo dõi và báo cáo thuế theo quy định
- Kiểm tra tính hiệu quả của các định mức lao động, tiền lương, các chế độ chính sách đối với người lao động, các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh
- Kịp thời phát hiện những sai xĩt, bất hợp lý hoặc vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho cơng ty
- Dựa vào số liệu tài chính – kế tốn để phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của cơng ty. Đề xuất các giải pháp sử dụng vốn hiệu quả đảm bảo lợi nhuận và phát huy chế độ tự chủ tài chính của cơng ty.
- Trực tiếp chỉ đạo và kiểm kê định kì hoặc đột xuất, đánh giá lại tài sản theo quy định của Nhà nước. Kiểm kê và đề xuất giải pháp giải quyết, xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, nợ khĩ địi và các khoản thiếu hụt về tài chính.
e. Phịng tổ chức hành chánh.
- Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các hoạt động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động
- Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các hoạt động về chính sách đào tạo
- Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các hoạt động về chế độ, chính sách lương bổng, đãi ngộ, thi đua, khen thưởng
- Quản lý, điều hành cơng tác Hành chính – Văn phịng trong cơng ty - Quản lý, tổ chức thực hiện cơng tác xây dựng cơ bản
f. Tổ tin học * Chức năng
- Nghiên cứu, tư vấn giúp ban giám đốc triển khai các ứng dụng cơng nghê thơng tin vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh và quản lý của cơng ty
- Hỗ trợ cơng ty và các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực liên quan đến cơng nghệ thơng tin
- Thực hiện giám sát, kiểm tra việc sử dụng tài sản, thiết bị máy mĩc cĩ liên quan đến tin học bao gồm phần cứng, phần mềm và tài nguyên hệ thống trong tồn cơng ty. Đề xuất sử dụng trang thiết bị mới, thanh lý các thiết bị khơng cịn phù hợp.
* Nhiệm vụ
- Đảm bảo hệ thống máy tính của cơng ty luơn trong trạng thái hoạt động ổn định, sẵn sàng đáp ứng các cơng việc một cách tốt nhất
- Hỗ trợ người dùng về việc sử dụng các phần mềm, phần cứng, bảo mật đảm bảo hệ thống máy tính luơn ở trạng thái an tồn.
- Thiết kế các phần mềm hỗ trợ cho cơng việc kinh doanh của cơng ty được theo hệ thống.
- Thực hiện thay đổi mới các thiết bị máy tính
- Quản lý, duy trì website cơng ty, cập nhât giới thiệu sản phẩm kinh doanh, quảng bá hình ảnh cơng ty
g. Bộ phận kho
- Tổ chức cơng tác thực hiện quản lý kho
- Thực hiện cơng tác kiểm tra các thiết bị đo lường - Cơng tác quản lý kho hàng hĩa
- Thực hiện cơng tác quản lý và điều hành các phương tiện vận chuyển và phương tiện xếp dỡ
- Tổ chức đơn vị tham gia thực hiện các phong trào thi đua, cơng tác - Đề nghị khen thưởng, kỷ luật với cán bộ, nhân viên trong bộ phận kho