Thực hiện dự toán là khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài chính bệnh viện. Đây là quá trình sử dụng tổng hoà các biện pháp kinh tế tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu đã được ghi trong kế hoạch thành hiện thực.
Thực hiện dự toán đúng đắn là tiền đề quan trọng để thực hiện các chỉ tiêu phát triển bệnh viện. Tổ chức thực hiện dự toán là nhiệm vụ của tất cả các phòng, ban, các bộ phận trong đơn vị. Do đó đây là một nội dung được đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý tài chính của bệnh viện. Việc thực hiện dự toán diễn ra trong một niên độ ngân sách (ở nước ta là một năm từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm). Người chịu trách nhiệm chính trong tổ chức thực hiện kế hoạch thu- chi và phối hợp nó ở tất cả các bộ phận, đó là phòng Tài chính- Kế toán của Bệnh viện.
a. Căn cứ thực hiện dự toán
- Dự toán thu chi (kế hoạch) của bệnh viện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đây là căn cứ mang tính chất quyết định nhất trong chấp hành dự toán của bệnh viện. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, cùng với việc tăng cường quản lý Nhà nước bằng pháp luật, một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động quản lý tài chính ngày càng được hoàn thiện. Việc chấp hành dự toán thu chi ngày càng được luật hoá, tạo điều kiện cho đơn vị chủ động thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Khả năng nguồn tài chính có thể đáp ứng nhu cầu hoạt động của bệnh viện.
- Chính sách, chế độ chi tiêu và quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước. b. Yêu cầu của công tác thực hiện dự toán
- Đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng nguồn kinh phí một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.
- Đảm bảo giải quyết linh hoạt về kinh phí. Do sự hạn hẹp của nguồn kinh phí và những hạn chế về khả năng dự toán nên giữa thực tế diễn ra trong quá trình chấp hành và dự toán có thể có những khoảng cách nhất định đòi hỏi phải có sự linh hoạt trong quản lý. Nguyên tắc chung là chi theo dự toán nhưng nếu không có dự toán mà cần chi thì có quyết định kịp thời, đồng thời có thứ tự ưu tiên việc gì trước, việc gì sau. Khi thực hiện dự toán bệnh viện cần phải chú ý:
+ Thuốc men đảm bảo khám và chữa bệnh + Trang thiết bị
+ Tiền lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên + Sửa chữa, nâng cấp bệnh viện
- Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán và nhận được thông báo cấp vốn hạn mức, đơn vị chủ động sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức thực hiện thu nhận các nguồn tài chính theo kế hoạch và theo quyền hạn.
- Tổ chức thực hiện các khoản chi theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức theo Nhà nước quy định trên cơ sở đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc. c. Nội dung tổ chức thực hiện dự toán
Trên cơ sở dự toán thu - chi đã lập ra, bệnh viện phải tổ chức thực hiện kế hoạch, bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
* Giao dự toán thu- chi
- Bộ chủ quản (đối với bệnh viện công trực thuộc Trung ương); cơ quan chủ quản địa phương (đối với bệnh viện công trực thuộc địa phương) quyết định giao dự toán thu, chi ngân sách năm đầu thời kỳ ổn định phân loại đơn vị sự nghiệp trong phạm vi dự toán thu- chi ngân sách được cấp có thẩm quyền giao, sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của cơ quan tài chính cùng cấp.
- Hàng năm trong thời kỳ ổn định phân loại đơn vị sự nghiệp, cơ quan chủ quản quyết định giao dự toán thu- chi ngân sách cho bệnh viện công trong đó kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên theo mức năm trước liền kề và kinh phí được tăng thêm (bao gồm cả kinh phí thực hiện nhiệm vụ tăng thêm) hoặc giảm theo quy định của cấp có thẩm quyền (đối với bệnh viện công tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động và bệnh viện công do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động) trong phạm vi dự toán thu- chi ngân sách được cấp có thẩm quyền giao, sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của cơ quan tài chính cùng cấp.
- Sau khi được cấp có thẩm quyền giao dự toán thu chi ngân sách cho bệnh viện, Ban lãnh đạo bệnh viện sẽ phân tích kế hoạch tài chính của bệnh viện và phân bổ các chỉ tiêu thu chi cho từng bộ phận trong bệnh viện căn cứ theo kết quả hoạt động của mỗi bộ phận trong năm trước và nhiệm vụ kế hoạch của nó, có tính đến biến động của môi trường và bệnh viện trong năm kế hoạch.
* Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Xác định cơ cấu tổ chức: các bộ phận, cá nhân nào (phòng, ban, trung tâm, khoa) có nhiệm vụ quản lý tài chính nói chung và quản lý toàn bộ các kế hoạch thu, chi nói riêng đã đề ra? Bộ phận nào chịu trách nhiệm chính và bộ phận nào chịu trách nhiệm phối hợp trong tổ chức thực hiện các kế hoạch đó? Bộ phận nào có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch hoạt động theo các chỉ tiêu thu, chi tài chính được phân bổ? Thông thường Ban Giám đốc bệnh viện mà trực tiếp là phòng Tài chính là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và quản lý kế hoạch thu- chi của tất cả các bộ phận. Các khoa, phòng, ban là đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch thu, chi cho các đơn vị hoạt động của mình.
Bảo đảm đáp ứng đủ về số lượng cũng như chất lượng các cán bộ quản lý cùng các nhân viên làm việc trong bộ máy tài chính kế toán của bệnh viện. Các nhân lực đó phải được đào tạo về chuyên môn và phải được tuyển dụng theo yêu cầu và những quy định về công tác cán bộ của bệnh viện.
* Chỉ đạo thực hiện kế hoạch
Nội dung của công tác chỉ đạo
Bảo đảm và cung cấp các điều kiện để thực hiện kế hoạch: bao gồm các nguồn nhân lực, tài chính, phương tiện và quyền hạn tương ứng để thực hiện kế hoạch thu- chi.
- Truyền thông, giải thích kế hoạch thu chi cho mọi người có liên quan, để họ hiều, chấp nhận và thực hiện kế hoạch đó. Cần bảo đảm tính công khai, minh bạch về kế hoạch thu- chi.
- Tạo động lực cho các bộ phận và cá nhân có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch thu chi của bệnh viện. Thực chất đây là quá trình sử dụng tổng hợp các
biện pháp, các công cụ: kinh tế; tổ chức- hành chính; kỹ thuật nghiệp vụ; giáo dục- tâm lý, để tác động lên các bộ phận và cá nhân, làm cho họ thực hiện nhiệm vụ một cách có kết quả và hiệu quả cao. Các công cụ kinh tế chủ yếu gồm: tiền lương, tiền thưởng, chế độ bồi dưỡng và hệ thống phúc lợi của bệnh viện. Các công cụ tổ chức là bộ máy và cán bộ làm nhiệm vụ quản lý tài chính trong bệnh viện. Các công cụ hành chính gồm: các chính sách, kế hoạch, thủ tục, quy định, quy chế, định mức về tài chính. Các công cụ giáo dục là các phương tiện thông tin đại chúng, sách, báo, tạp chí chuyên môn về tài chính và quản lý tài chính bệnh viện công, các chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên tài chính kế toán. Các công cụ kỹ thuật là các nghiệp vụ về tài chính, kế toán kiểm toán...
- Phối hợp hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong quá trình thực hiện kế hoạch thu chi, xử lý các xung đột trong hoạt động tài chính, như xung đột về nhiệm vụ, quyền hạn, thông tin, lợi ích... trong đó đáng chú ý nhất và thường xảy ra nhiều nhất là các xung đột về lợi ích. Nếu không xử lý các xung đột về lợi ích sẽ dẫn đến sự thiếu thống nhất trong hành động của các bộ phận và nhân viên bệnh viện.
Trong quá trình chỉ đạo, có thể điều chỉnh các nội dung thu và chi nếu thấy xuất hiện các vấn đề hay cơ hội, hoặc khi tình hình thay đổi. Trong đó:
- Đối với kinh phí chi hoạt động thường xuyên: trong quá trình thực hiện, bệnh viện được điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan quản lý cấp trên và Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản để theo dõi, quản lý, thanh toán và quyết toán. Kết thúc năm ngân sách, kinh phí do ngân sách chi hoạt động thường xuyên và các khoản thu chưa sử dụng hết, đơn vị được chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng.
- Đối với kinh phí chi cho hoạt động không thường xuyên: khi điều chỉnh các nhóm mục chi, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết, thực hiện theo quy định của luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
Yêu cầu của công tác chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch thu chi - Đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng nguồn kinh phí một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.
- Đảm bảo giải quyết linh hoạt về kinh phí. Do nguồn kinh phí thường là hạn hẹp và khả năng dự toán bị hạn chế, hơn nữa giá cả thị trường lại rất biến động, nên giữa thực trạng diễn ra trong quá trình chấp hành với kế hoạch thu chi được lập ra có thể có những khoảng cách nhất định đòi hỏi phải có sự linh hoạt trong quản lý. Nguyên tắc chung là chi theo dự toán nhưng nếu không có trong dự toán mà cần chi thì phải quyết định kịp thời, đồng thời có thứ tự ưu tiên việc gì trước, việc gì sau. Khi thực hiện dự toán bệnh viện cần chú ý đến các khoản chi quan trọng sau: Khâu vệ sinh phòng dịch; Thuốc men đảm bảo khám và chữa bệnh; Trang thiết bị; Tiền lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên; Sửa chữa, nâng cấp bệnh viện.
- Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán và nhận được thông báo cấp vốn dự toán, đơn vị sẽ chủ động sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức thực hiện thu nhân các nguồn tài chính theo kế hoạch và theo quyền hạn.
- Tổ chức thực hiện các khoản chi theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức do Nhà nước quy định trên cơ sở đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc.