Trong nền kinh tế thị trờng, để doanh nghiệp tồn tại và phát triển thì việc thiết lập hệ thống thông tin là rất cần thiết. Trên cơ sở ghi chép ban đầu, những chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản, doanh nghiệp cần phải sử dụng hệ thống sổ sách kế toán thích hợp.
Để hạch toán chi tiết các khoản mục chi phí sản xuất, kế toán tiến hành mở sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ này theo dõi toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ hạch toán. Đối với các doanh nghiệp xây lắp, số lợng và kết cấu của các loại sổ chi tiết này phải căn cứ vào quy định mang tính hớng dẫn trong các chế độ kế toán Nhà nớc và yêu cầu quản lý của đơn vị. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc nh: Phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng ... và các bảng phân bổ nh: Bảng phân bổ vật liệu, Bảng phân bổ tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ...
Thông thờng, sổ chi phí chi tiết sản xuất đợc mở cho các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 623, TK627, TK142, TK 335.
Sổ đợc mở vào đầu niên độ kế toán, theo dõi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian và có kết cấu nh sau:
Bảng số 1.1 sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Tài khoản: ...
Tên phân xởng, đội, tổ: ...
Tên công trình, sản phẩm, dịch vụ: ...
Ngày Chứng từ TK Ghi nợ TK Ghi
tháng SH NT Diễn giải Đối tổng chia ra chú
ghi sổ ứng số ... ... ... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - Số d đầu kỳ ... - Cộng phát sinh: - Ghi Có tài khoản: - Số d cuối kỳ:
Trên cơ sở các sổ chi tiết chi phí, kế toán tiến hành tổng hợp chi tiết chi phí theo đối tợng (Lập bảng kê chi tiết chi phí sản xuất theo phân xởng, công trình) và lập thẻ tính giá thành sản phẩm theo mẫu sau:
Bảng số 1.2 thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
Tháng ... năm ...
Tên công trình, sản phẩm, dịch vụ: ...
chỉ tiêu tổng sốtiền N, VLChi tiết theo khoản mục... ... ...
1 2 3 4 5 6
1. Chi phí SXKDDD đầu kỳ 2. CPSX phát sinh trong kỳ. 3. Giá thành SP, DV trong kỳ. 4. Chi phí SXKDDD cuối kỳ
2- Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Chúng ta biết rằng các chứng từ, các hình thức ghi sổ, trình tự ghi chép, hệ thống hoá các thông tin sẽ tạo nên các mô hình chi phí nhất định cho một doanh nghiệp cụ thể. Tuỳ hình thức sổ kế toán đợc áp dụng để thể hiện khối lợng công tác hạch toán các loại chi phí sản xuất trên các loại sổ tơng ứng.
2.1-Hình thức Nhật Ký- Chứng Từ:
Hình thức Nhật ký - Chứng từ là một hình thức có nhiều u điểm, phù hợp với những loại hình kinh doanh phức tạp, qui mô lớn, đơn vị có trình độ quản lý cao, phù hợp với các đơn vị có nhu cầu chuyên môn hoá sâu chế độ thủ công. Theo hình thức này qui trình hạch toán chí phí sản xuất kinh doanh đuợc tiến hành nh sau.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ chi phí nh phiếu xuất vật t, bảng phân bổ vật liệu, bảng phân bổ tiền lơng ... ghi trực tiếp vào các bảng kê số 4, số 5, số 6 và các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.
- Căn cứ vào kế hoạch phân bố chi phí và kế hoạch trích trớc chi phí từ bảng kê số 6 đế ghi vào bảng kê số 4 và số 5 theo khoản mục chi phí.
- Cuối tháng, quí khoá sổ bảng kê số 4 và số 5, số 6, xác định tổng số phát sinh lấy số liệu tổng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng, quí cộng số liệu trên NK - CT Số 7 (có thể đối chiếu với bảng kê tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất ). Lấy sổ tổng cộng ghi trực tiếp vào các sổ Cái TK 621, 622, 623, 627..
- Số liệu tổng cộng ở các sổ Cái các TK 621, 622, 623, và một số chỉ tiêu chi tiết trong NK - CT số 7 đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.7. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất kinh doanhtheo hình thức nhật ký - chứng từ. (1) (1) (1) (1) (2) (2) (3) (3) (3) (4) (4) (5)
* Ghi chú: : Ghi hàng ngày.
: Ghi định kỳ (cuối tháng, quý ... )
: Đối chiếu, kiểm tra
Việc mở và ghi sổ kế toán nói chung đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, liên tục, có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, tình hình quản lý tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp xây lắp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp xây lắp.
2.2- Hình thức Nhật Ký Sổ Cái:
Đây là hình thức sổ đơn giản nhất. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật Ký Sổ Cái sau đó vào sổ,
bảng kê số 6
bảng kê số 4 bảng kê số 5
nhật ký chứng từ số 7
Sổ cái TK loại 6,154 ...
Báo cáo tài chính
chứng từ chi phí, bảng phân bổ sổ thẻ kế toán chi tiết bảng tổng hợp chi tiết
liệu giữa sổ Nhật Ký Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó lên các báo cáo tài chính.
Nh vậy trình tự hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có thể đ- ợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái
2.3-Hình thức Nhật Ký Chung:
Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đợc vào sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian sau đó lấy số liệu liên quan trên sổ Nhật Ký Chung làm căn cứ để ghi Sổ Cái.Với đặc trng đó, quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký Chung
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Nhật Ký Sổ Cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc, bảng phân bổ Sổ, thẻ chi tiết chi phí Bảng tổng hợp chi tiết Tk 154(631) nhật ký chung sổ cái tk loại 6, 154 (631)
2.4-Hình thức Chứng Từ Ghi Sổ:
Hình thức này có các loại sổ kế toán tổng hợp sau: Sổ Cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo tài khoản kế toán.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ chi phí, bảng phân bổ kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi Sổ Cái. Ngoài ra chứng từ gốc và bảng phân bổ còn đợc dùng để ghi vào các sổ chi tiết TK 621,622,623,627. Cuối tháng khoá sổ và đối chiếu số liệu và tiến hành lập báo cáo tài chính.
Qui trình hạch toán đợc khái quát trên sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ