chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp
Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm nói riêng muốn đợc hoàn thiện tốt thì chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán phải đợc nắm vững. Hơn nữa, cần xuất phát từ đặc trng của các đơn vị sản xuất kinh doanh để có hớng hoàn thiện thích hợp.
Hoàn thiện chính là việc sửa chữa những cái sai, những cái cha khoa học để đi đến những cái đúng, cái chuẩn mực theo qui định. Đó là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế để kiểm nghiệm, phát huy, bổ xung thêm cho lý luận và song song với điều kiện đó phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ yêu cầu quản lý. Hoàn thiện công tác hạch toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm nói riêng phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của từng đơn vị sản xuất kinh doanh sao cho các thông tin mà kế toán cung cấp phải phù hợp với cơ chế thị tr- ờng phục vụ cho yêu cầu của đơn vị mình.
Trong xu thế hoà nhập vói sự phát triển chung của nền kinh tế, xí nghiệp xây lắp Điện đang cố gắng hoàn thiện để đáp ứng tốt đợc công tác quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp xây lắp Điện, đ- ợc sự chỉ bảo tận tình của đội ngũ cán bộ phòng kế toán tài chính, em đã có điều kiện tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng hạch toán tại xí nghiệp.
Dới góc độ là một sinh viên thực tập em mạnh dạn xin đa ra một số ý kiến về những tồn tại trong công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm cùng với phơng hớng hoàn thiện những tồn tại đó ở xí nghiệp xây lắp Điện- Công ty Điện Lực I nh sau:
1-Về việc luân chuyển chứng từ:
Cũng nh các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp khác, xí nghiệp có địa bàn hoạt động rất rộng. Các công trìng thi công của xí nghiệp đợc tiến hành trên khắp các tỉnh, thành, cho nên việc thanh toán chứng từ của các đội lên xí nghiệp nhiều trờng hợp bị chậm trễ là điều không thể tránh khỏi. Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến việc hạch toán không đợc kịp thời, hơn nữa khối lợng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn đến những sai sót không đáng có trong công tác hạch toán nh ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hởng đến việc cung cấp thông tin cho ngời quản lý ra quyết định và ảnh hởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc thanh toán chứng từ chậm trễ ở xí nghiệp không chỉ do nguyên nhân khách quan là đơn vị thi công ở xa xí nghiệp mà còn do nguyên nhân chủ quan từ phía các đội thi công. Xuất phát từ hình thức khoán của xí nghiệp là xí nghiệp
tiến hành để cho các đội tự lo liệu về mặt nguyên vật liệu nhân công…trong nhiều trờng hợp các đội phải khất nợ chứng từ để xin tạm ứng tiếp. Nh vậy, theo em xí nghiệp nên đôn đốc lại việc luân chuyển chứng từ từ phía đội, có thể đa ra qui định cụ thể nh sau: Đội phải thanh toán dứt điểm chứng từ lần này mới đợc tạm ứng lần tiếp theo trong mỗi một công trình và mức độ tạm ứng cho mỗi lần phải đợc sự xem xét của các phòng ban có liên quan. Qui định nh vậy sẽ buộc các đội phải có trách nhiệm thanh toán chứng từ theo đúng thời hạn.
2- Việc sử dụng các tài khoản để tập hợp chi phí:
Hiện nay, theo cách tập hợp của xí nghiệp thì tất cả các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung đều đợc tập hợp thẳng vào tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang mà không thông qua các tài khoản chi phí TK 621, TK 622,TK 623, TK 627. Điều này là cha đúng với qui định hiện hành của chế độ kế toán. Hơn nữa để theo dõi từng khoản mục chi phí là tơng đối khó khăn. Kế toán chi phí không thể có ngay số liệu từng khoản mục chi phí mà phải tiến hành bóc tách từ những tài khoản tạm ứng. Cách kết chuyển chi phí sang tài khoản xác định kết quả (TK 911) cũng cha chính xác. Hiện tại, xí nghiệp kết chuyển thẳng nh sau:
Nợ TK 911 Có TK 154
Chỉ riêng đối với bộ phận cơ khí chế tạo ra các sản phẩm nh hòm công tơ, tủ điện... mới kết chuyển thông qua tài khoản 632.
Sở dĩ xí nghiệp áp dụng các tài khoản và cách thức kết chuyển nh vậy (đợc sự cho phép của công ty) là do đặc thù sản phẩm của xí nghệp mang tính đơn chiếc, sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó, không có sản phẩm nhập kho. Tuy nhiên, cách tập hợp này là cha đúng với chế độ kế toán.
Theo em xí nghiệp nên sử dụng các tài khoản 621, 622, 623, 627 để tập hợp riêng từng khoản mục chi phí để theo dõi chặt chẽ hơn, cuối kỳ mới kết chuyển sang TK 154. Tơng ứng với các tài khoản đó, kế toán sẽ lập sổ chi tiết cho từng tài khoản, cụ thể ở từng công trình của từng đội. Nh thế việc theo dõi từng khoản mục chi phí sẽ dễ dàng hơn, thuận lợi hơn trong việc lập quyết toán và so sánh với giá dự toán, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán.
3-Phơng pháp quản lý và hạch toán chi phí: * Chi phí vật t:
Đối với xí nghiệp, chi phí vật t chiếm tỷ trọng lớn nhất nên việc tiết kiệm chi phí vật t vẫn đợc coi trọng hàng đầu. Tiết kiệm chi phí vật t không có nghĩa là cắt xén lợng vật t định mức cho thi công công trình mà theo quan điểm là giảm hao hụt trong bảo quản, trong thi công, giảm chi phí vận chuyển, nắm chắc giá thị trờng để kiểm tra, đối chiếu hoá đơn do nhân viên cung ứng mang về; lập các phơng án cải tiến kỹ thuật, thay thế một số loại vật liệu có thể để làm giảm chi phí mà vẫn không ảnh hởng đến chất lợng công trình.
Do các công trình ở xa xí nghiệp (ở các tỉnh ngoài) nên việc giao cho các đơn vị thi công tự lo vật t gần nơi công trình cũng góp phần làm giảm bớt khoản chi phí này. Tuy nhiên, xí nghiệp mới chỉ dùng hoá đơn mua hàng để làm cơ sở ghi sổ chi phí, để đẩm bảo chất lợng vật t giao đến tận công trình, xí nghiệp nên buộc các đội lập biên bản giao nhận vật t giữa bên cung ứng và bộ phận thi công. Biên bản có thể đợc lập theo mẫu sau:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
biên bản giao nhận vật tu
Ngày ... tháng .... năm ....
Chúng tôi gồm:
Ông (Bà) : Ngời cung ứng vật t
Ông (Bà) : Ngời nhận
Đã tiến hành giao nhận số vật t sau đây:
STT Tên quy cách chủng loại vật t Đơn vị tính Số lợng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biên bản này đợc lập ngay tại địa điểm giao nhận vật t. Sau đó nhân viên kinh tế của đội sẽ chuyển biên bản cùng hoá đơn lên phòng kế toán làm căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Ngoài ra, xí nghiệp nên thiết lập một hệ thống các nhà cung cấp ổn định, giữ chữ tín trong quan hệ kinh doanh và nên ký hợp đồng mua vật t với nhà cung cấp trong thời gian dài (thời gian thi công công trình) với địa điểm và thời gian giao nhận vật t đựơc xác định phù hợp với yêu cầu công việc, tiến độ thi công. Điều này sẽ cho phép xí nghiệp giảm đợc chi phí bảo quản vật t ở kho, giảm ứ đọng vốn trong hàng tồn kho, đảm bảo cung ứng vật t đầy đủ về số lợng,
đúng chất lợng, đảm bảo tiến độ thi công và chất lợng công trình. Hơn nữa, việc
giao nhận vật t thoả thuận theo tiến độ thi công sẽ hạn chế đợc tình trạng hao
hụt vật t khi bảo quản trong thời gian dài, giảm đợc chi phí bảo vệ công trờng
đồng thời hạn chế đợc tình trạng giảm chất lợng vật t do dự trữ lâu. Bên cạnh
đó, để giảm chi phí vận chuyển ở cả hai quá trình vận chuyển trong thu mua và
vận chuyển trong sử dụng thì bộ phận kế hoạch nên xác định sơ đồ vận chuyển
có hiệu quả kinh tế cao nhất đối với mỗi công trình. Phơng án này phải lấy công
trình làm trọng tâm kết hợp với những giá cả u đãi và chất lợng đảm bảo để lựa
chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
Xí nghiệp nên xây dựng một qui chế thởng rõ ràng và thông báo công khai cho cán bộ nhân viên nào tìm đợc nguồn cung ứng vật t với chất lợng cao, giá thấp. Đồng thời xí nghiệp cũng nên lập mức thởng cho các đội sản xuất có ý thức tiết kiệm, bảo quản vật t, mức thởng có thể lên đến 60%- 70% giá trị vật t tiết kiệm đợc. Điều này sẽ khuyến khích cán bộ nhân viên tiết kiệm vật t từ đó hình thành ý thức lao động tốt.
* Chi phí nhân công:
Hiện tại ở xí nghiệp, chi phí nhân công thờng đợc hạch toán vào tháng cuối cùng khi công trình hoàn thành. Nh vậy, số liệu chi phí cụ thể theo từng tháng để đối chiếu xem xét với khối lợng công việc thực hiện là không có. Theo em xí nghiệp nên hạch toán chi phí tiền lơng hàng tháng dựa trên các chứng từ chủ yếu là các hợp đồng giao khoán, bảng chấm công và có sự giám sát của xí nghiệp trong việc tính trả lơng hay tính tạm ứng ở các công trình. Biện pháp này sẽ có tác dụng nâng cao năng xuất lao động và ý thức trách nhiệm của công nhân, đẩy nhanh tiến độ thi công đẩm bảo thời gian bàn giao công trình.
Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, cung cấp ngay thông tin về chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp có thể lập bảng kê chi phí nhân công cho từng đội có mẫu nh sau:
Bảng kê chi phí nhân công
Đội:
STT công trìnhtên cpnctt của côngnhân xí nghiệp cpnctt của côngnhân hợp đồng cpnctt thuêngoài 1
cộng
* Chi phí sản xuất chung:
Trong khoản mục chi phí này có một điều đáng nói, đó là việc phân bổ chi phí vận chuyển của đội xe cho từng công trình. Dựa trên số ca xe t bảng phân bổ và định mức chi phí của từng loại xe, kế toán sẽ có số liệu về khoản chi phí vận chuyển này. Việc tính chi phí dựa trên cơ sở định mức nh vậy sẽ phát sinh một khoản chênh lệch so với thực tế, tạo ra khoản tồn tại vào cuối năm. Theo em, xí nghiệp cần phân bổ chi phí của đội xe theo số chi phí thực tế phát sinh mà không nên phân bổ theo định mức, nh thế sẽ chính xác hơn và không còn khoản chênh lệch.
Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh của đội xe (theo từng laọi xe) sau đó chia cho tổng số ca xe thực hiện và sẽ có đơn giá thực tế của từng ca xe phân bổ cho từng công trình.
* Phơng pháp đánh giá chi phí xây lắp dở dang:
ở xí nghiệp, nhìn chung các công trình thờng có quy mô vừa và nhỏ (trên dới 100 triệu đồng) nên phơng thức hạch toán với chủ đầu t là thanh toán khi công trình hoàn thành, giá thành là tổng chi phí phát sinh từ lúc khởi công đến khi bàn giao, chi phí dở dang đợc đánh giá hàng tháng bao gồm toàn bộ chi phí từ lúc khởi công cho đến cuối tháng đó. Vì vậy xí nghiệp có giá trị sản phẩm dở dang khá lớn. Đặc biệt. nhiều công trình có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài từ năm này qua năm khác, nh vậy phơng thức thanh toán sau khi hoàn thành toàn bộ sẽ dẫn đến tình trạng vốn bị ứ đọng trên công trình. Cho nên với những công trình lớn, có các điểm dừng kỹ thuật nhất định thì xí nghiệp nên yêu cầu bên đối tác thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật. Xí nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn, tránh tình trạng phải vay ngân hàng để thi công, góp phần làm tăng lợi nhuận của xí nghiệp.
* Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Tại xí nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp định kỳ hàng năm kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển (TK 142), sau đó khi có công trình hoàn thành sẽ phân bổ cho phù hợp vào chi phí trong kỳ. Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (phần chi phí cố định) kết chuyển sang chi phí chờ phân bổ là cha thực hiện đúng theo chế độ kế toán Việt Nam (Ban hành theo quyết định số 1141 TC- QD-CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính). Xí nghiệp cần xác định lại chi phí quản lý doanh nghiệp hạch toán sang kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ
kế toán nhằm tuân thủ chế độ kế toán Vệt Nam. Việc phân bổ này dựa trên tiêu thức doanh thu của từng công trình là hợp lý. Tuy nhiên, xí nghệp nên lấy chi phí cần phân bổ là tổng chi phí QLDN phát sinh trong năm chứ không nên lấy một tỷ lệ cố định là 5% để phản ánh đúng thực trạng sản xuất kinh doanh hàng năm tại xí nghiệp.
4-Về công tác kế toán quản trị:
Mỗi doanh nghiệp ngoài các thông tin kế toán phục vụ cho việc phản ánh mối quan hệ với đối tợng bên ngoài còn phải có các thông tin kế toán phục vụ cho việc phản ánh mối quan hệ bên trong doanh nghiệp. ở xí nghiệp, các thông tin về kế toán đặc biệt là kế toán chi phí cha phản ánh đợc điều này. Nhìn chung, công tác kế toán quản trị của xí nghiệp cha đợc thực sự quan tâm. Việc phân tích cụ thể chi phí theo khoản mục và theo yếu tố cha đợc thực hiện. Do đó sự đóng góp của công tác kế toán vào các mục tiêu quản lý chung của toàn xí nghiệp cha hoàn toàn tơng xứng với nhiệm vụ và trình độ hiện nay của bộ máy kế toán. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán và tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo qui định để sử dụng với các chủ thể ngoài xí nghiệp) chứ cha coi trọng việc lập baó cáo mang tính chất nội bộ, chỉ sử dụng trong xí nghiệp. Để các thông tin về chi phí mang lại hiệu quả cao cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo, hàng năm xí nghiệp nên tiến hành phân tích giá thành. Sở dĩ nh vậy là vì thông qua công tác phân tích giá thành có thể xí nghiệp sẽ biết đợc những nhân tố nào ảnh hởng tích cực đến giá thành sản phẩm. Đồng thời qua đó cũng xem các đội thi công đã tiết kiệm hay lãng phí phần chi phí xí nghiệp giao cho đội tự lo liệu. Qua đó có biện pháp khắc phục để giảm bớt các nhân tố tiêu cực, phát huy những nhân tố tích cực.
5-Về việc áp dụng máy tính cho công tác kế toán:
Mặc dù một số phần hành kế toán ở xí nghiệp đã đợc đa vao xử lý trên máy vi tính, tuy nhiên kế toán thủ công vẫn là chủ yếu. Hầu nh các nghiệp vụ đều đợc ghi chép thủ công và chỉ đợc đa vào máy để lu hoặc khi cần in sao. Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, khối lợng công tác kế toán sẽ ngày một tăng, làm kế toán thủ công sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn. Vì vậy trong trờng hợp có điều kiện về tài chính, xí nghiệp nên nhanh chóng đầu t cho việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán. Cụ thể là tăng cờng đầu t mua sắm máy
