5. Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu):
4.3.1 Phân tích các báo cáo bộ phận của toàn Công ty theonhóm sản phẩm
phẩm năm 2010
Để phục vụ cho việc lập báo cáo bộ phận, toàn bộ chi phí phát sinh trong Công ty cần phải được phân chiatheo cách ứng xử, có chi tiết hóa trong từng bộ phận. Theo đó chi phí được phận loại thành: biến phí, định phí trực tiếp là định phí phát sinh tại mỗi bộ phận và định phí chung.
Như các bộ phận đã được phân chia theo 3 nhóm mặt hàng. Ở ba lĩnh vực này Công ty đã hạch toán riêng đối với từng mặt hàng về những khoản doanh thu cũng như các khoản chi phí.
Việc thu nhập số liệu thông qua hệ thống kế toán, đặc biệt là hệ thống sổ chi tiết đối với từng loại chi phí.
Giá vốn hàng bán căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK 632 được mở và theo dõi cho từng mặt hàng. Chi phí lương và các khoản trích theo lương được căn cứ vào số liệu trên bảng tính lương hàng tháng. Chi phí dịch vụ mua ngoài như: quảng cáo, vật liệu bao bì sản phẩm, cước phí điện thoại
thuê bao, tiền điện, tiền nước, chi phí tiếp khách hội nghị, v.v..căn cứ khoản mục chi phí trên sổ chi phí. Dựa vào số liệu trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có được toàn bộ chi phí công cụ dụng cụ phân bổ cho từng tháng. Khấu hao tài sản cố định và tiền thuê nhà kho căn cứ vào số khấu hao tài sản cố định và chi phí thuê nhà kho do công ty phân bổ trên bảng tính và phân bổ khấu hao.Và các khoản chi phí khác liên quan được tập hợp từ bảng báo cáo tổng hợp chi phí theo từng năm.
Các khoản doanh thu theo từng mặt hàng được tập hơp từ bảng sổ cái tổng hợp và bảng tổng hợp kinh doanh bán hàng theo loại hàng qua từng năm.
Sau khi thu thập số liệu, những khoản chi phí chung liên quan trực tiếp đến từng bộ phận sẽ được tiến hành phân bổ theo các ứng xử.
Phân bổ biến phi: biến phí phát sinh tỷ lệ với mức độ kinh doanh bán hàng, trong một số trường hợp có thể sử dụng doanh số bán làm căn cứ phân bổ vì biến phí phát sinh thường tỷ lệ trên doanh số nên căn cứ vào doanh số vẫn hợp lý.
Phân bổ định phí: định phí thường ổn định nên phân bổ định phí cho các bộ phân căn cứ theo mức độ sử dụng chi phí, vật tư đầu vào, v.v... Từ bảng phân loại các dạng chi phí tại công ty [bảng 4.1, tr37], tác giả đã phân chia các chi phí đã thu thập được dựa trên sự nhận diện chi phí theo ứng xử của chúng.
Bảng 4.4: BẢNG PHÂN TÍCH BÁO CÁO THU NHẬP THEO NHÓM SẢN PHẨM NĂM 2010
Đơn vị tính: 1.000 đồng
CHỈ TIÊU TOÀN CÔNG TY
NHÓM VẬT LIỆU
XÂY DỰNG NHÓM NHIÊN LIỆU
NHÓM HÀNG HÓA KHÁC
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Doanh thu bán hàng 1.451.617.861 100,00 1.119.749.939 100,00 329.499.410 100,00 2.368.512 100,00 Chi phí khả biến 1.415.280.893 97,50 1.092.247.428 97,54 320.733.388 97,34 2.300.077 97,11
Giá vốn hàng bán 1.394.150.686 96,04 1.076.929.753 96,18 315.273.579 95,75 1.947.354 82,22 Chi phí vật liệu, bao bì sản phẩm 6.392.611 0,44 3.642.810 0,33 2.447.794 0,74 302.007 12,75 Chi phí bốc xếp 3.939.262 0,27 2.990.106 0,27 914.200 0,28 34.956 1,50 Chi phí vận chuyển 10.798.334 0,74 8.684.759 0,78 2.097.815 0,64 15.760 0,67
Số dư đảm phí 36.336.968 2,50 27.502.511 2,46 8.766.022 2,66 68.435 2,89
Chi phí bất biến trực tiếp 18.884.292 1,30 14.572.227 1,30 4.283.645 1,30 28.420 1,20
Lương nhân viên bán hàng 7.820.390 0,54 6.032.181 0,54 1.775.655 0,54 12.554 0,53 BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 1.720.485 0,12 1.327.079 0,12 390.644 0,12 2.762 0,12 Chi phí thuê kho bãi 903.686 0,06 698.064 0,06 204.360 0,06 1.262 0,05 chi phí điện thoại, fax, internet 480.221 0,03 374.414 0,03 104.744 0,03 1.063 0,05 Chi phí điện, nước 456.632 0,03 352.219 0,03 103.680 0,03 733 0,03 Chi phí công cụ, dụng cụ 385.143 0,03 297.076 0,03 87.448 0,03 619 0,03 Chi phí khấu hao TSCĐ 4.583.357 0,32 3.536.327 0,32 1.041.672 0,32 5.358 0,23 Chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ,
Chi phí bất biến chung 13.838.413 0,95
Lương nhân viên quản lý 4.528.786 0,31 BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 996.333 0,07 Chi phí điện thoại, fax, internet 904.535 0,06 Chi phí điện nước 928.686 0,06 Chi phí khấu hao TSCĐ, thiết bị văn
phòng 3.943.056 0,27
Phí, lệ phí 233.698 0,02
Chi phí dự phòng (4.271.734) (0,29) Chi phí tiếp khách, hội nghị 1.763.679 0,12 Chi phí quãng cáo, giới thiệu sản
phẩm 1.598.487 0,11
Chi phí văn phòng phẩm, in tài liệu,
v.v.. 177.998 0,01
Chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ,
trang thiết bị 184.515 0,01 Chi phí bằng tiền khác 420.484 0,03 Chi phí lãi vay 2.428.890 0,17
Lãi 3.614.263 0,25
Từ đồ thị cơ cấu doanh thu bán hàng, cho thấy Công ty đã thu được doanh số bán cao nhất từ nhóm Vật liệu xây dựng trên tỷ lệ 77,14% tổng doanh thu thu từ bán hàng.
Để thấy rõ hơn về sự quan trọng của lĩnh vực nhóm Vật liệu xây dựng là thông qua % SDBP.Từ hình 4.4, trong tổng SDBP của ba nhóm mặt hàng thì SDBP do nhóm Vật liệu xây dựng tạo ra đã chiếm 74,09%. Mà số dư bộ phận là kết quả của doanh thu trừ đi biến phí và định phí trực thuộc bộ phận, nếu xét trong dài hạn đối với định phí chung không đổi thì thu nhập của tổng thể sẽ tăng lên đúng bằng số tiền tăng lên của SDBP. Do đó nếu bộ phận nào có số dư lớn hơn thì góp phần tăng thu nhập thuần túy của Công ty nhiều hơn.
Từ các khoản mục chi phí trong bảng 4.4 báo cáo thu nhập theo bộ phận, Công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang có CPKB bao gồm các loại như: giá vốn hàng bán; chi phí vật liệu, bao bì, nhiên liệu vận chuyển; chi phí bốc vác, phí vận chuyển hàng hóa. Do đây là những chi phí biến động theo doanh số bán ra, khi doanh số bán ra bằng 0 thì đồng nghĩa các khoản CPKB đều bằng 0. Tổng số tiền CPKB sẽ tăng theo doanh số bán nhưng xét về một đơn vị sản phẩm thì CPKB là không đổi.
Cả ba lĩnh vực hoạt động có tỷ lệ CPKB trên doanh thu đều trên 97%. Trong CPKB thì tỷ lệ giá vốn hàng bán là cao nhất vì do đây là công ty thương mại hàng hóa chờ bán được mua đi bán lại nên giá mua vào cao hơn hẳn giá thành tự sản xuất. Qua bảng 4.4 thì tỷ lệ chi phí giá vốn hàng bán trên doanh thu lần lượt ở hai nhóm Vật liệu xây dựng và Nhiên liệu là 96,18% và 95,75%. Chỉ riêng nhóm Hàng hóa khác thì chỉ là 82,22%. Với tỷ lệ CPKB cao như vậy điều đó dẫn đến số dư đảm phí (SDĐP) ở từng nhóm mặt hàng chỉ đạt một tỷ lệ thấp trong doanh thu bán hàng.
77,14% 22,70% 0,16% Nhóm Vật liệu xây dựng Nhóm Nhiên liệu Nhóm hàng hóa khác
Hình 4.4: CƠ CẤU DOANH THU BÁN HÀNG THEO NHÓM SẢN PHẨM NĂM 2010 74,09 % 25,68 % 0,23% Nhóm Vật liệu xây dựng Nhóm Nhiên liệu Nhóm hàng hóa khác Hình 4.5: CƠ CẤU SDBP THEO TỪNG NHÓM SẢN PHẦM NĂM 2010
Số dư đảm phí là số tiền còn lại của doanh số bán sau khi trừ đi các biến phívà số dôi ra chính là lợi nhuận, nếu không đủ bù đắp khoản chi phí này thì ta kết luận là sẽ có lỗ. Theo ta được biết SDĐP là một công cụ lập kế hoạch ngắn hạn, trong thời gian ngắn CPBB thuộc tính không đổi, khi đó thu nhập thuần túy sẽ tăng dần theo SDĐP đơn vị vì vậy bộ phận nào có tỷ lệ SDĐP cao sẽ tạo ra lợi nhuận nhiều hơn và lợi nhuận tăng lên này đúng bằng phần tăng SDĐP. Ở đây, tỷ lệ SDĐP ở ba nhóm ngành lần lượt là 2,46%; 2,66%; 2,89% và giá trị đều ở mức dương. Với tính chất tỷ số này là chỉ tiêu biểu hiện bằng số tương đối quan hệ giữa tổng SDĐP với doanh thu, khi đó tỷ lệ tăng của doanh thu là tỷ lệ tăng của tổng SDĐP, mức tăng của tổng SDĐP là mức tăng của lợi nhuận trước thuế. Điều này cho ta kết luận, trong ngắn hạn muốn tăng thu nhập thuần túy thì phải tăng cường tỷ lệ tiêu thụ nhóm mặt hàng Nhiên liệu và nhóm Hàng hóa khác. Do đó một yêu cầu đặt ra là tăng số lượng khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thêm thị trường mới.
Tiếp đến ta xem xét về mối quan hệ tỷ lệ giữa định phí và biến phí chiếm trong tổng chi phí kinh doanh gọi chung là kết cấu chi phí. Đây là một chỉ tiêu tương đối.Kết cấu chi phí của mỗi doanh nghiệp không giống nhau, tùy thuộc vào đặc điểm và mục tiêu kinh doanh riêng. Khi dự định xác lập một kết cấu chi phí, doanh nghiệp cần xem xét về kế hoạch trước mắt và dài hạn, tình hình biến động doanh thu trong quá khứ và hiện tại, quan điểm của nhà quản trị trong rủi ro, v.v.. Theo đó, Công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang có tỷ lệ biến phí là 97,50% và có tỷ lệ định phí là 2,5% trong tổng chi phí. Như vậy, lãi của Công ty sẽ tương đối ổn định khi doanh thu biến động, vì định phí chiếm một tỷ lệ thấp hơn rất nhiều so với biến phí. Đồng nghĩa với việc khi doanh số giảm nhiều thì lợi nhuận của Công ty giảm ít hơn tốc độ giảm của doanh số, nhưng ngược lại Công ty sẽ bị thất thu lợi nhuận nếu doanh thu tăng theo lâu dài.
Trong dài hạn, xem xét thông qua số dư bộ phận (SDBP).Đây là chỉ tiêu tốt nhất đánh giá quá trình sinh lợi của một bộ phận và rất hữu ích cho các quyết định lâu dài. Theo bảng 4.4 thì cả ba bộ phận đều tạo ra SDBP dương lần lượt là 12,93 tỷ đồng; 4,48 tỷ đồng và 40 triệu đồng như vậy về lâu dài thì các bộ phận đều có thể trang trãi hết chi phí mà chính nó đã tạo ra. Nhưng, chỉ tiêu đánh giá sự thu lợi tốt nhất là xét về giá trị tương đối hay nói chính xác hơn là về tỷ lệ SDBP cao nhất trong ba nhóm là 1,69% của nhóm Hàng hóa khác. Cho thấy, Công ty nên đẩy mạnh tỷ lệ hoạt động ở nhóm này và do nó cũng là tỷ lệ cao hơn tỷ lệ SDBP của cả Công ty là 1,20%.
Khoản mục CPBB chung là khoản mục cuối cùng trong BCBP mà ta cần xem xét đến. Cũng như phần trăm CPBB chung trong tổng doanh số của
doanh nghiệp là tỷ số cần quan tâm. CPBB chung của Công ty là 13,8 tỷ đồng chỉ chiếm 0,95% trong tổng doanh thu. CPBB chung này có chứa chi phí do các bộ phận tạo ra không có tiêu thức phân bổ, vì vậy nếu phân bổ sai hay không hợp lý sẽ làm cho bộ phận phải gánh chịu những chi phí không thuộc trách nhiệm của nó. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì CPBB chung chỉ chiếm phần nhỏ còn CPKB thường chiếm trên 90% trong doanh số bán. Vì chi tiêu chủ yếu trong CPBB chỉ là chi phí điện thoại, điện nước, internet, khấu hao TSCĐ tại bộ phận văn phòng, chi lương cho giám đốc, lương của phòng kế toán lương của bảo vệ, v.v…Tuy vậy, để góp phần làm tăng hơn thu nhập thuần túy cho Công ty đòi hỏi phải luôn tiết kiệm các khoản chi phí chung này.
Tóm lại, Công ty năm 2010 đã hoạt động vẫn chưa có kết quả tốt. Thu nhập thuần túy mà Công ty đạt được trong năm là 3,6 tỷ đồng tương ứng tỷ lệ 0,25% tổng doanh số bán. Tiếp đó là tỷ lệ SDĐP và SDBP cũng còn khá thấp so với doanh số bán của bộ phận tạo nên nó. Cụ thể là nhóm hàng hóa khác tạo ra tỷ lệ thu nhập thuần túy và SDBP cao nhất và cao hơn so với trung bình của toàn Công ty. Điều này cho thấy Công ty đã hoạt động tốt nhất trong năm 2010 là nhóm Hàng hóa khác, tuy không phải là mặt hàng chủ lực nhưng cũng đã mang lại nhiều lợi nhuận. Còn nhóm Vật liệu xây dựng và nhóm Nhiên liệu thì tạm ổn vì nó có tỷ lệ thu nhập thuần và SDBP tương đối bằng với trung bình của toàn Công ty. Vì vậy để hoạt động có hiệu quả hơn, trong thời gian tới Công ty cần có chính sách cụ thể giảm đi những chi phí không hợp lý, tăng cường tìm kiếm khai thác thị trường mới khách hàng mới làm tăng doanh số tiêu thụ.